Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Sie eine problemfreie Beziehung zu den Konfliktpartnern!
Übernehmen Sie die Verantwortung für den Problemlösungsprozess. Sie tragen keine Verantwortung für Problemlösungsinhalte.
Vermeiden Sie Wertungen, auch wenn Sie dazu aufgefordert werden!
Bewahren Sie Distanz zu den Problemen. Nur so können Sie Ihre Vermittlerrolle wahrnehmen!
    Wichtig
    Stellen Sie sich ehrlich die Frage, ob Sie von allen Beteiligten angenommen werden. Ihre Rolle als Vermittler können Sie nur dann wahrnehmen, wenn man Sie in der Firma akzeptiert und respektiert.
Techniken der Vermittlung
    Das folgende Schema stellt verschiedene Vermittlungstechniken vor, die sich in der Praxis bewährt haben. K bezeichnet die beiden Konfliktparteien, V den Vermittler.
1 Verantwortung übernehmen
    „Kontrakt“ schließen und Vermittlungsgrundsätze bekannt geben.
„Konfliktpartner „trennen““ (im Gespräch oder räumlich/zeitlich).
Ich-Sprache sprechen und Zuhören.
    Beispiel
    „Ich habe jetzt Ihr Einverständnis für die von mir vorgeschlagene Methode. Ich will, dass Sie jeder nur direkt mit mir sprechen und nicht mehr sich gegenseitig ansprechen! … Nein! Bitte mir direkt sagen! … Okay! … Hmmmh. …“
2 Ventilieren

    Zuhören, Problem aus der Sicht des Konfliktpartners erkennen.
Emotionale Temperatur absinken lassen: zuhören.
Was genau ist das Problem für Sie? Ursache – Wirkung – Gefühl.
    Beispiel
    „Das Problem ist für Sie, dass Herr Gerber seinen Projektbericht nicht pünktlich und im richtigen Format abliefert. Das verzögert Ihre eigene Aufgabe und die Erstellung der Gesamtdokumentation und nervt und ärgert Sie.“
3 Verbinden
    Vorwürfe, Angriffe „übersetzen“ in Ich-Botschaften.
Erste direkte Kommunikation zwischen den Konfliktpartnern aufbauen.
    Beispiel
    „Herr Gerber, sagen Sie einmal bitte was genau aus Ihrer Sicht die Ursache und die Wirkung für Sie ist. Sagen Sie es bitte HerrnFeller direkt. … Nein Herr Feller, bitte warten Sie einen Moment und hören Sie bitte Herrn Gerber zuerst einmal zu. Sie haben gleich Gelegenheit, uns Ihre Sicht zu sagen. Herr Gerber bitte!“
4 Begleiten

    Direkte Kommunikation zwischen Konfliktpartnern fördern.
Wenn notwendig: vorhergehende Schritte wiederholen.
Wenn beide das Problem formuliert haben, folgen die nächsten Problemlöseschritte:
Suchen nach Lösungen
Besprechung zur Bewertung der Lösungen und für die Lösungsauswahl
Besprechung zum Bündeln der Lösungen und zur Erstellung des Handlungsplans: Wer, was, wann, wie?
Besprechung zur praktischen Durchführung der Lösungen
    Beispiel
    „Okay. Welche Lösungsmöglichkeiten sehen Sie jetzt Herr Feller, Sie zuerst. … Herr Gerber, was meinen Sie dazu? …Okay. Was sind jetzt die nächsten Schritte? Herr Gerber …?“
5 Verantwortung abgeben

    Bereitschaft für spätere Unterstützung anbieten.
Spätestens bei Schritt 5 muss die Verantwortung abgegeben werden.
    Beispiel
    „Ich bin froh, dass wir diesen Weg gefunden haben. Ich möchte mich an dieser Stelle ausklinken. Wenn Sie mich noch brauchen, stehe ich gerne zur Verfügung.“

Schwierige Teilnehmer
    In den meisten Meetings gibt es einige Teilnehmer, die durch ihr negatives Verhalten auffallen. Sie gefährden die Sitzung, indem Sie ständig Streit suchen, alles besser wissen oder andere unangenehme Eigenschaften pflegen.
    Wichtig
    Setzen Sie sich mit schwierigen Teilnehmern auseinander! Wahrscheinlich werden Sie sich dazu überwinden müssen. Indem Sie aber jede kritische Stimme ernstnehmen, beweisen Sie Führungsstärke.
    Wie gehe ich mit schwierigen Teilnehmern um?
    Die folgenden Persönlichkeitstypen finden Sie häufig in Besprechungen. Hier Tipps, wie Sie mit ihnen am besten umgehen.
    Der Streitsüchtige
    Hören Sie ihm ruhig zu und reagieren Sie sachlich. Lassen Sie sich bei provozierenden Fragen nicht auf einen Streit ein, sondern geben Sie sie an die Teilnehmer weiter.
    Der Ausfrager
    Er ist der schlaue Fuchs, der dem Moderator auf den Zahn fühlen will. Lassen Sie sich nicht provozieren! Geben Sie die Fragen an die Gruppe weiter.
    Der Ablehnende
    Wer seine Kenntnisse und seine Erfahrung anerkennt und nutzt, kann mit seiner Unterstützung rechnen.
    Der Alleswisser
    Ihn integrieren Sie in die Gruppe, indem Sie ihn um Stellungnahmen bitten.
    Der Schüchterne
    Loben Sie ihn, stellen Sie ihm ab und zu eine leichte Frage. Das stärkt sein Selbstbewusstsein. Zu dick sollten Sie aber nicht auftragen, sonst zieht er sich wieder zurück.
    Der Dickfellige
    Er ist