Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

durch neue Informationen, durch die Sammlung von Erfahrungen und Meinungen aus dem Teilnehmerkreis oder mittels einer Startfrage an die Teilnehmer.
Zu jedem Punkt eine Kurzeinführung sowie eine Erläuterung der Sachlage geben mit dem Ziel, den gleichen Informationsstand herzustellen.
Den Ablauf durch die stetige Weiterverfolgung des roten Fadens steuern:
Abschweifungen verhindern. Bleiben Sie beim Thema, indem Sie dieses, in einem Satz formuliert, immer wieder wiederholen;
wichtige Punkte oder Zusammenhänge visualisieren;
Zeitplan einhalten;
Bewertungs- oder Entscheidungsprozesse durch methodische Hilfsmittel (z. B. Gruppenarbeitstechniken, Brainstorming, Stecktafelarbeit, „Pro“ und „Kontra“) fördern;
fassen Sie regelmäßig zusammen;
Zwischenergebnisse visualisieren und formulieren.
Ergebnis herausarbeiten: Jeder Tagesordnungspunkt ist entweder
eindeutig erledigt oder
zur Erledigung an ein oder mehrere Mitglieder der Gruppe delegiert worden oder
an eine oder mehrere Personen außerhalb der Gruppe delegiert worden oder
nochmals in einer Besprechung zu bearbeiten
Des Weiteren haben Sie als Besprechungsleiter folgende Aufgaben:
Schlussfolgerungen aussprechen;
Konsequenzen ableiten;
Lösungsansätze bewerten und Entscheidungen fällen;
Maßnahmenkatalog (Zuständigkeit, Termine, Kontrolle) erstellen;
nichts in der Schwebe lassen.
Entgegennahme von Anregungen und Themen für die nächste Besprechung.
Spezifizieren Sie, bis wann das Protokoll verteilt wird.
Dank an die Teilnehmer, Ausblick auf das weitere Vorgehen, Konsequenzen.
… Ihre eigenen Punkte ….      
    Wie sehen die einzelnen Schritte der Moderation aus?
Sie begrüßen die Teilnehmer. Personen, die dem Kreis noch nicht bekannt sind, stellen Sie vor.
Sie motivieren die Teilnehmer, indem Sie die Ziele und die Bedeutung der Besprechung hervorheben und um rege Mitarbeit bitten.
Sie schlagen einen Diskussionsverlauf vor.
Sie überzeugen sich vom Sachverständnis und Informationsstand der Teilnehmer. Falls nötig, geben Sie eine kurze Einführung.
Sie eröffnen die Diskussion, beispielsweise mittels einer Startfrage.
Sie fassen regelmäßig zusammen und visualisieren bzw. formulieren Zwischenergebnisse.
Sie arbeiten Ergebnisse heraus und delegieren Aufgaben.
Sie nehmen Anregungen und Themen für die nächste Besprechung an.
Sie geben einen Termin für die Protokollverteilung an.
Sie erläutern kurz das weitere Vorgehen und danken allen Teilnehmern für ihr Engagement.

Zeit und Effizienz gewinnen
    Sie kennen die Situation: Seit Stunden redet man sich die Köpfe heiß, aber eine Lösung des Problems ist nicht in Sicht. Zeitfresser tauchen in Besprechungen immer wieder auf: alsendlose Diskussion oder Unfähigkeit des Moderators, zum richtigen Zeitpunkt das Wesentliche zusammenzufassen. Einige wenige Kniffe werden Ihnen dabei helfen, die Zeitzügel in der Hand zu behalten.
Legen Sie vor Beginn der Besprechung eine stille Minute zum Nachdenken ein. Je konzentrierter Sie die Besprechung starten, desto besser.
Gehen Sie nicht ohne Tagesordnung in die Sitzung! Sollten Sie keine beschlossen haben, so holen Sie dies am Anfang der Besprechung nach.
Hängen Sie an die Tür des Besprechungsraums ein Schild: „Besprechung. Bitte nicht stören!“
Fangen Sie pünktlich an, auch wenn nicht alle da sind! Das diszipliniert zu spät kommende Teilnehmer für die Zukunft. Natürlich verspäten auch Sie sich auf keinen Fall!
Vermeiden Sie Wartezeiten in der Besprechung! Wichtige Informationsunterlagen oder Schaubilder sollten Sie nicht während der Besprechung suchen müssen!
Zögern Sie Besprechungen nicht hinaus! Viele Moderatoren wollen damit demonstrieren, wie beschäftigt und wichtig sie sind. Dabei provozieren sie Langeweile und Ärger.
Fassen Sie immer wieder Ergebnisse zusammen! Sobald ein Thema „ausgequetscht“ ist oder keine weiteren Fakten mehr genannt werden, resümieren Sie das Gesagte.
Betrachten Sie eine Frage erst dann als geklärt, wenn Sie festgelegt haben, wer, was, wann, wo, wie zu tun hat. Vereinbaren Sie mit den Teilnehmern eine Erfolgskontrollefür die übernommene Aufgabe. Das erspart weitere Meetings!
Halten Sie sich an die vereinbarten Schlusszeiten. Teilnehmer, die früher gehen wollen, werden zum Bleiben ermutigt, wenn Sie wissen, dass die Besprechung pünktlich endet.
Weisen Sie die Gesprächsrunde durch bestimmte Sätze auf das Gesprächsende hin. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Bevor wir zum Ende kommen…“ oder „Als letzten Punkt