Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

zum Weitergehen dar
koordiniert den Fortschritt der Diskussion
    Beispiel
    „Darf ich Sie nochmals bitten, …“
    Umgekehrte Frage
verarbeitet Wortspielereien und erlaubt Klärung
    Beispiel
    „Wenn ich das jetzt umgekehrt darstelle, dann heißt das also …“
    Verzögerte Frage
schirmt Opposition ab
erlaubt Teilnahme auch der Stillen und induziert einen Konsens
    Beispiel
    „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?“
    Standpunkt
stimuliert Diskussion und zeigt Ansichten klar an
klärt Situationen und gibt Informationen
    Beispiel
    „Ich behaupte und provoziere jetzt einfach einmal, dass …“
    Zusammenfassung
beschleunigt/verlangsamt Diskussionen
zeigt herausragende Punkte und den Fortschritt an
lenkt die Aufmerksamkeit auf Wichtiges
wechselt das Thema
    Beispiel
    „Wenn ich jetzt also zusammenfasse, dann …“

Das Brainstorming
    Manchmal drehen sich die Teilnehmer einer Besprechung gedanklich im Kreis und der überzeugende Lösungsvorschlag lässt auf sich warten. Vielleicht dauert die Besprechung auch schon lange an und man ist einfach zu müde um noch zündende Ideen zu entwickeln. Für solche Fälle eignet sich eine Methode der Ideenfindung, die der amerikanische Werbeberater Alex F. Osborn entwickelt hat: das Brainstorming.
    Was leistet ein Brainstorming?
In kurzer Zeit erhalten Sie ein Maximum an Ideen. Es lässt der Phantasie freien Lauf und fordert zum sooft gewünschten, doch nicht selten missbilligten Querdenken heraus. Viele Moderatoren bedienen sich heute des Brainstormings, da es sich in den unterschiedlichsten Situationen bestens bewährt hat.
Brainstorming befreit von Gedankenblockaden, gerade wenn es öfter in Routinebesprechungen eingesetzt wird. Es sorgt für eine lockere Atmosphäre. Oft entwickeln sich erst in diesem vertrauensvollen Klima ungewöhnliche Lösungsvorschläge.
Brainstorming ermuntert stillere oder schüchterne Teilnehmer dazu, ihre Anregungen einzubringen. Bei schnell ablaufenden Diskussionen gehen die Vorschläge zurückhaltender Kollegen häufig unter.
    Wie gehen Sie vor?
Sie wählen einen Raum mit angenehmer Atmosphäre und einen Termin, an dem alle stressfrei teilnehmen können.
Sie benennen einen Leiter.
Sie bestimmen die Dauer: 15 oder 30 Minuten.
Sie beschreiben das Problem und grenzen es ein, evtl. schon vor dem Brainstorming oder Kurzvortrag eines Experten.
Fordern Sie die Teilnehmer auf, alles zu äußern, was ihnen einfällt, auch wenn es noch nicht „zu Ende“ gedacht ist.
    Wichtig
    Beim Brainstorming gilt die wichtige Grundregel: Sagen Sie das, was Ihnen zu dem Problem durch den Kopf geht. Denken Sie laut! Es gibt keine richtigen oder falschen Ideen.
Halten Sie als Leiter alle Anregungen schriftlich fest. Werten Sie nicht, greifen Sie nicht ein!
    Wie werten Sie aus?
    Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder werten Sie sofort alle Lösungsansätze aus, indem Sie sie nach Gesichtspunkten einteilen wie
praktikabel
schwierig umzusetzen
nicht zu gebrauchen
    Dann bündeln Sie die praktikablen Ansätze. Darauf aufbauend erarbeiten Sie einen Handlungsplan.
    Oder aber Sie werten erst aus, nachdem alle Teilnehmer das Protokoll erhalten haben mit der Bitte, nachträgliche Ergänzungen zu liefern. Lassen Sie dann von einem Projektteam die besten Ideen auswählen und realisieren. Informieren Sie die Teilnehmer über das Ergebnis und bedanken Sie sich für ihre Mitarbeit!

Test: Wie gut habe ich moderiert?
    Vielleicht haben Sie kürzlich eine Besprechung geleitet, sich mithilfe unserer Tipps vorbereitet und fragen sich nun: Habe ich alles richtig gemacht?
    Unser Test hilft Ihnen, darauf eine Antwort zu finden. Überprüfen Sie anhand der Fragen Ihre Fähigkeiten als Moderator und loten Sie noch bestehende Schwächen aus! Noch besser ist es natürlich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, Sie zu bewerten. Dazu gehört zwar ein bisschen Mut, doch Ihre Zuhörer wissen natürlich am besten, wie Sie die Besprechung geführt haben.
    Test: Die Leistung des Vorsitzenden
in der Besprechung
    Punkte
Machte er die Ziele der Besprechung klar?
alle
5
einige
2
keine
0
Führte er die Programmpunkte ordentlich ein?
alle
5
einige
2
keine
0
Fasste er oft und effektiv genug zusammen?
immer
5
manchmal
2
nie
0
War er zu streng oder zu lasch?
angemessen
5
streng
2
lasch
0
Sicherte er eine ausgewogene Beteiligung?
immer
5
manchmal
2
nie
0
Motivierte er Einzelne und die Gruppe als Ganzes?
gerade richtig
5
manchmal
2
nie
0
Trug er selber zur Besprechung bei?
gerade richtig
5
zu wenig
0
zu viel
0
Waren