Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

etwa 60 cm = Armlänge + Faust) sollten Sie bei keiner Gesprächssituation unterschreiten.
Die persönliche Distanz (60 cm bis 150 cm) ist gut für das Gespräch. Wollen Sie mit einem Ihnen nicht Bekannten in Kontakt kommen, müssen Sie in diese Distanz eindringen.
Bauen Sie nicht zwischen sich und den Gesprächspartnern Barrieren auf (Ordnerstapel, Projektor, stehende Aktentasche etc.)!
Wählen Sie die Ansprachedistanz (150 cm +) so, dass Sie den Scheibenwischerblick (oder auch Tenniszuschauerblick) vermeiden!
Vorsicht vor dem „Wächtergang“! Sie kennen diesen Kollegen; er wandert, während er doziert, am Gesprächstisch auf und ab und die anderen fühlen sich als seine Gefangenen.
Beim Zweiergespräch empfiehlt sich die 90-Grad-Anordnung. Ob Sie stehen oder sitzen, sprechen Sie nie in Gegenüberstellung! Einer von beiden fühlt sich immer bedroht, weil angestarrt. Beide sollten die Gelegenheit haben, ihren Blick am Partner vorbei in die Ferne schweifen zu lassen.

Was leistet die nonverbale Kommunikation?
    Wie oben schon angedeutet wurde, produziert der Körper Sprache, die zu einem Teil nicht steuerbar ist, da sie genetisch festgelegt oder in einem langen Prozess erlernt und automatisiert ist.
    Diese Signale aber wirken auf den anderen glaubhafter als gesprochene, unabhängig davon, ob sie bewusst und absichtsvoll ausgesandt worden sind. Das Telefongespräch versagt Ihnen die Informationen der Körpersprache; deshalb ist Ihnen das Gespräch im Augenschein lieber.
    Die Körpersprache
ersetzt die gesprochene Sprache (Kopf schütteln, deuten …)
unterstreicht sie (Faust auf dem Tisch, streicheln, Zeigefinger)
verändert sie (fragende Mimik, Drehen der Hand)
signalisiert die innere Einstellung
betont die Beziehung zu dem Partner
    Wichtig für Sie:
Entsprechen (korrespondieren) sprachliche und nichtsprachliche Botschaft, so entsteht ein hohes Maß an Glaubwürdigkeit, es entsteht Vertrauen, Autorität.
Passen die Botschaften nicht zueinander, neutralisieren sie sich gegenseitig. Der Anschiss in lockerer Haltung lässt noch hoffen.
Widersprechen sich die Botschaften (verbal: „Großartige Leistung!“, nonverbal: „Eigentlich unsinnig!“), so wirken Sie unglaubwürdig, Ihre Überredungs- und Überzeugungskraft sinkt.
Widersprechen sich die Botschaften, ist man geneigt, der nonverbalen eher zu glauben („der Körper lügt nicht“).
Widersprechen sich Botschaften, glaubt man eher der negativen, gleichgültig, ob verbal oder nonverbal.
    Was Sie beachten sollten
    Denken Sie zurück an die vier Ebenen der Verständigung, die so viele Missverständnisse zulassen, und an die nonverbale Kommunikation, bei der auch vieles schiefgehen kann!
    Ziel muss sein, die Verständigung so zu gestalten, dass es nicht zu Missverständnissen kommt. Das heißt also,
die äußere Situation (technische Bedingungen, Sitzordnung, akustische und optische Wahrnehmbarkeit) organisieren,
hör- und sichtbare Signale in Einklang bringen,
Sprache und Körpersprache lernen,
den gemeinten Aspekt (ich-, du-, es-, ich/du-Aspekt) betonen,
zuhören können.

Kommunikationssperren
    Was ist das?
    Wenn sich Ihnen eine Person mitteilt – mit einem Problem zu Ihnen kommt – werden Sie ihm/ihr in der Regel mithilfe bestimmter Formulierungen helfen wollen. Sie werden einen Ratschlag oder Hinweise geben oder mithilfe gezielter Fragen das Problem selber verstehen wollen. Diese Hilfe mit bestimmten Formulierungen wird mehr schaden als nützen, wie Sie im Folgenden gleich feststellen werden.
    Die Formulierungen blockieren den Kommunikationsfluss Ihres Gesprächspartners. Diese Kommunikationssperren lösen Widerstand, Verteidigung, Wut und Abneigung aus. Die Sperren verhindern, dass der Partner nicht weiter bereit ist, sich mitzuteilen. Auch führen solche Sperren dazu, dass der andere seine Lösung nicht selber finden kann. Untersuchungen zeigen, dass Kommunikationssperren in weit über 90 % der Zeit in die laufende Unterhaltung eingebracht werden – genau dann, wenn einer der Gesprächspartner ein Problem hat.
    Kommunikationssperren beeinflussen das Gespräch mehrheitlich negativ. Dies gilt insbesondere, wenn einer der beiden Partner unter Stress steht.
    Vielfach ist es so, dass die Kommunikationssperren nicht in ihrer Reinform, sondern in Mischformen vorkommen. EineDrohung kann beispielsweise sehr gut mit einer moralisierenden Bemerkung verbunden sein.
    Beispiel
    Ihren Mitarbeiter, Herrn Mauler, kennen Sie ja schon und seine Beschwerde bezüglich Frau