Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Gesprächspartner nicht antun.
    „Mhm“ gehört zu den wichtigsten Gesprächsbegleitern. Probieren Sie es aus: Lassen Sie am Telefon den anderen Teilnehmer erzählen und bleiben dabei völlig stumm. Schon nach drei Sätzen fragt er, ob Sie noch in der Leitung sind. Er fühlt sich alleingelassen. Also signalisieren Sie auch durch Laute Ihre Aufmerksamkeit! Man nennt dies auch „Aufnehmendes Zuhören“.
2 Halten Sie Ablenkungen fern!
    Das beginnt mit der Suche nach dem geeigneten Raum und endet mit der Atmosphäre, in der das Gespräch stattfindet. Und dass Sie nicht nebenher der Sekretärin noch Anweisungen geben oder Ihren Aktenordner studieren, ist ohnehin selbstverständlich. Napoleon konnte angeblich drei Dinge nebenher tun. Zuhören konnte er nicht!
3 Warten Sie die vollständige Mitteilung ab, bevor Sie antworten!
    Sie sollten Ihrem Gesprächspartner nicht ins Wort fallen. Das gebietet schon die Höflichkeit. Fallen Sie ihm ins Wort, so signalisieren Sie ihm damit, dass es auf seine weiteren Ausführungen nicht mehr ankommt. Sie haben schon die „Lösung“ (siehe Kommunikationssperren). Übrigens: Man kann auch nicht gut zuhören, wenn man selbst spricht. Das Gespräch haben Sie sicher schon erlebt: Zwei reden aufeinander ein; keinen interessiert eigentlich, was der andere sagt. Aber ist das ein Gespräch? Also akzeptierend und bestätigend schweigen können!
    Halten Sie durchaus auch einmal eine Pause aus! Der Partner muss nachdenken, sich sammeln dürfen.
4 Lassen Sie sich nicht durch Reizwörter ablenken!
    „Wenn ich schon das Wort ‚innerbetriebliche Fortbildung’ höre, ist bei mir der Ofen aus.“ Kennen Sie eine solche Äußerung? Oder: „Herr Kluge hat auch gesagt, dass …“ – „Hören Sie mir bloß mit Herrn Kluge auf!“ Wenn Sie so reagieren sollten, dann haben Sie nicht zugehört, sondern nur darauf gewartet, Ihren Vorurteilen Zucker zu geben. Und Ihrem Partner signalisieren Sie, dass Sie nur darauf gewartet haben, das Gespräch zu einem raschen und keineswegs guten Ende zu bringen.
5 Überprüfen Sie, was Sie verstanden haben!
    Wenn Sie Missverständnisse vermeiden, wenn Sie die richtige Ebene („ich“-, „du“-, „es“- …) herausfinden wollen, dann bietet sich das „umschreibende Zuhören“ an. Sie wiederholen nicht das Gesagte, sondern versuchen das, was Sie gehört haben, mit eigenen Worten zu paraphrasieren. Das hat wohlgemerkt mit Interpretieren oder Werten (vgl. Kommunikationssperren!) nichts zu tun. Eingeleitet wird diese Umschreibung mit Formeln wie: „Verstehe ich Sie richtig, dass …?“ – „Sie sind der Meinung, dass …“ – „Es sieht so aus, als wollten Sie …“ – „Was Sie sagen, fasse ich so auf …“
6 Zeigen Sie Einfühlungsvermögen!
    Die hohe Kunst des Zuhörens heißt „Aktives Zuhören“. Ziel muss es sein, auf die Empfindungen, Gefühle des Partners einzugehen. Häufig klingen Gesprächsbeiträge sehr sachlich, sind aber auch von Gefühlen getragen. Versuchen Sie also, die Gefühlslage des anderen zu beschreiben. Beispiel: „Wir brauchen unbedingt eine andere Sekretärin.“ – „Sie sind wohl über das Arbeitstempo von Frau Langer verärgert.“ Sehr viel einfacher für Sie wird es allerdings, wenn Ihr Partner mit seinem Gefühl nicht hinter dem Berg hält. Solche „Ich-Botschaften“ fördern die Verständigung: „Das Arbeitstempo von Frau Langer nervt mich.“
7 Zuhören können hilft Probleme lösen!
    Wenn Ihr Mitarbeiter mit einem Problem zu Ihnen kommt und Sie haben die Geduld und die Fähigkeit zuzuhören, dann lösen nicht Sie das Problem, sondern der Partner kommt auf die Lösung. Nicht Sie geben Ratschläge (Ratschläge sind auch Schläge!), sondern durch Ihr aufnehmendes und aktives Zuhören bringen Sie den anderen dazu weiterzudenken. Motivieren durch Zuhören!

Türöffner – oder wie Sie Kommunikationssperren vermeiden
    Was ist das?
    Türöffner sind Formulierungen, die es Ihnen erleichtern, verbalen Kontakt mit Gesprächspartnern in eher schwierigen Situationen aufzubauen und zu halten. Wie aus den Kommunikationssperren deutlich wird, wirken viele Formulierungen für die andere Person moralisierend, belehrend, zurechtweisend oder sonstwie negativ – ohne dass das Ihnen selber unbedingt wichtig ist.
    Türöffner sind Formulierungen, die dem Gesprächspartner die Gesprächstüre zu Ihnen öffnen. Sie machen die Türe auf, insbesondere in Situationen, in denen Ihr Gesprächspartner ein Problem hat oder womöglich