Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Problemen oder Situationen, die von zwei Einflussfaktoren bzw. Aspekten bestimmt werden. Sie ist gut für Vergleiche oder Priorisierungen geeignet.
    Das zweidimensionale Matrixdiagramm ist für strategische Überlegungen sehr gut geeignet. In einem ZukunftsWorkshop zum Beispiel beschäftigt sich ein Team mit den externen Entwicklungen, die sich auf das eigene Unternehmen auswirken können. Mit Hilfe des Schemas werden die Entwicklungen hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens (x-Achse) und ihrer Wichtigkeit für das Unternehmen (y-Achse) geordnet.
Wie wird das Schema verwendet?
Legen Sie die zwei Aspekte der Fragestellung bzw. des Problems fest, das untersucht werden soll.
Für jeden Aspekt werden dann die beiden wichtigsten Merkmale festgelegt, die berücksichtigt werden sollen. Sie bestimmen die beiden Achsen des Diagramms.
Dann werden die Einträge in das Matrixdiagramm vorgenommen.
Zweidimensionales Matrixdiagramm

Stärken
    Die anschauliche und übersichtliche Darstellung fördert die Einsicht in Zusammenhänge und in das Gesamtproblem.
Schwächen
    Bei falscher Auswahl oder Gewichtung der Aspekte und Merkmale kann es leicht zu einer Ergebnisverzerrung kommen. Außerdem neigen viele Menschen aufgrund der Anschaulichkeit zu einer Überschätzung des Grades an Genauigkeit bzw. Verlässlichkeit des Ergebnisses.
Tipp
    Mit Hilfe dieser Methode lassen sich Aufgaben oder Vorhaben in Hinsicht auf Wichtigkeit (Bedeutungsdimension) und Dringlichkeit (zeitliche Dimension) gut priorisieren.
    Sterndiagramm
    Ein Sterndiagramm dient dazu, einen qualitativen oder quantitativen Vergleich zwischen Ist- und Sollzustand zu liefern. Sie erhalten dadurch eine sehr anschauliche StatusEinschätzung.
    Beispiel
    Das Leitungsteam einer PR-Agentur hat vier Handlungsfelder bestimmt, in denen die Agentur in den nächsten drei Jahren stärker aktiv werden möchte: Qualität für den Kunden, Einbeziehung der Mitarbeiter, eigenes Image, Kostentransparenz. Das Sterndiagramm dient dem Team als Instrument, um den IstZustand in den vier Feldern zu veranschaulichen und geeignete mittelfristige Ziele zu setzen.
Wie wird das Schema verwendet?
Legen Sie die Aspekte für den Vergleich zwischen Ist und Soll fest.
Bestimmen bzw. charakterisieren Sie für jeden dieser Aspekte den Soll-Zustand (100 %).
Übertragen Sie diese Liste in einen Stern nach dem Muster der Beispielskizze.
Für jeden Ast des Sterns wird nun der Punkt bestimmt, der den Ist-Zustand repräsentiert.
Sterndiagramm

Stärken
    Das Sterndiagramm liefert relativ schnell anschauliche, übersichtliche und leicht verständliche Ergebnisse.
Schwächen
    Auch hier führt die Anschaulichkeit des Diagramms leicht zu einer Überbewertung der Verlässlichkeit der ermittelten Ergebnisse.
Tipps
Die Ist-Analyse kann man mit Hilfe von Leitfragen und auf Basis verlässlicher Daten beliebig präzisieren.
Die Arbeit an einzelnen Ästen kann gut an Kleingruppen delegiert werden.
    Die Momentaufnahme/Blitzlicht
    Die Momentaufnahme kann grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt der Moderation eingesetzt werden. Sie dient dazu, einen schnellen und repräsentativen Überblick zu einer wichtigen Frage zu erhalten.
    Die Methode können Sie nutzen, um standardmäßig Zwischenbilanz zu ziehen, etwa nach dem ersten Teil eines Workshops oder einer Besprechung. Sie kann aber auch in Situationen genutzt werden, in denen Sie es für wichtig halten, dass sich jeder Teilnehmer der Gruppe zu einer bestimmten Frage äußert.
Wie wird eine Momentaufnahme durchgeführt?
Der Moderator erklärt, dass er eine Momentaufnahme machen möchte, um Standpunkte, Wünsche oder Empfindungen deutlich zu machen. Er erläutert, wie eine Momentaufnahme durchgeführt wird.
    Dabei gelten folgende Regeln:
Jeder äußert so viel er mag – allerdings sollte kein Beitrag länger als 45 Sekunden dauern.
Die Äußerungen werden nicht kommentiert oder diskutiert. Erlaubt sind nur Verständnisfragen.
Die Teilnehmer verständigen sich über die Reihenfolge, oder der Moderator bittet um Stellungnahme reihum.
Der Moderator stellt eine gezielte Frage.
    Beispiel: Wie zufrieden ist der Einzelne im Moment mit dem Stand der Diskussion?
Jeder Teilnehmer äußert im Rahmen der Regeln seine Meinung.
Stärken
    Man erhält sehr schnell und unkompliziert ein Meinungsbild. Jede Stimme hat dabei das gleiche Gewicht.
Schwächen
    Die Momentaufnahme sollte sehr sparsam eingesetzt werden. Sie birgt die Gefahr, „Betroffenheitsdiskussionen“ zu ermutigen – auch wenn