Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Gruppen von maximal sechs Personen begrenzt.
Tipp
    Zum Einstieg sollten Sie die Methode an einem Beispiel „vormachen“.
    Mind Map ® /Netzbild
    Die Mind-Map ® - oder Netzbildmethode eignet sich zur Sammlung von Ideen, zur Strukturierung und Vertiefung eines Themas, zum Aufzeigen von Zusammenhängen und Beziehungen. Das Netzbild liefert schnell einen guten, verlässlichen und vollständigen Überblick über verzweigte Themen. Im Unterschied zum Brainstorming werden die Ideen bei der Netzbild-Methode von Anfang an strukturiert. Die Methode ist sehr gut geeignet, um sich z. B. am Beginn eines Projekts einen ersten Überblick darüber zu verschaffen, woran man bei dem Vorhaben alles denken muss.
Wie wird die Methode durchgeführt?
In der Mitte eines großen Plakats ist ein Kreis, in dem das Thema bzw. die Ausgangsfrage steht.
Per Zuruf ergänzt die Gruppe das Schema. Der Moderator schreibt die Nennungen auf das Plakat. Wichtig ist, dass zuerst einige Hauptpunkte gesucht werden. Das Bild entwickelt sich von innen nach außen. Jedem Hauptpunkt entspricht ein Ast, der von der Mitte ausgeht.
Sind die ersten Hauptpunkte gefunden, werden für jeden von ihnen die wichtigsten Teilaspekte bzw. Teilfragen gesammelt. Sie werden als Nebenäste an den Hauptast angefügt. Im weiteren Verlauf können an verschiedenen Stellen weitere Haupt- oder Nebenäste angefügt werden.
Netzbild

Stärken
    Die Netzbildmethode führt zu einer sehr übersichtlichen und anschaulichen Gliederung. Das Denken in Zusammenhängen wird zwanglos gefördert. Man kann dem Fluss der Gedanken folgen, ohne eine klare Strukturierung zu gefährden – Haupt- und Nebenäste lassen sich beliebig anfügen.
Schwächen
    Bei vielen Nennungen, sehr komplexen und sehr stark vernetzten Themen kann die Darstellung schnell unübersichtlich werden.
Tipp
    Das Netzbild lässt sich mit Hilfe verschiedener Farben für Haupt- und Nebenäste noch übersichtlicher gestalten.
    Das Problem-Analyse-Schema
    Das Problem-Analyse-Schema ist eine Methode, um ein Thema intensiv zu bearbeiten. Es dient dazu, ein Problem genauer zu durchleuchten, mögliche Ursachen zu erkennen, Lösungsansätze aufzuzeigen und denkbare Hindernisse zu erfassen. Das Schema ist im Grunde universell einsetzbar.
    Beispiele
    Ein Team versucht zu ergründen, warum immer mehr Kunden unzufrieden sind und sucht nach Lösungsmöglichkeiten für die Situation.
    Eine Arbeitsgruppe analysiert, warum zwischen zwei Abteilungen eine sehr konfliktgeladene Atmosphäre herrscht und entwickelt Verbesserungsmöglichkeiten.
    Die Methode ist gut für Situationen geeignet, in denen zwar bekannt ist, dass ein Problem existiert, aber man noch keine Klarheit darüber hat, wie sich diese Probleme im Detail äußern. Die Methode ist daher sehr nützlich, um ein echtes Problemverständnis zu erlangen.
Wie wird die Methode durchgeführt?
Der Moderator stellt der Gruppe die Problemstellung vor und zeichnet ein vierspaltiges Schema an Tafel oder Flipchart. Über jeder Spalte steht eine Frage zum Thema:
Wie äußert sich das Problem?
Welche Ursache steckt dahinter?
Was tun wir?
Welche Hindernisse könnte es geben?
Per Zuruf beantworten die Teilnehmer die Fragen aus dem Schema, die der Moderator dann in die entsprechende Spalte einträgt.
Um das Schema übersichtlich zu halten, werden die Fragen immer von links nach rechts, also systematisch Spalte für Spalte beantwortet.
Der Vorgang wird so lange wiederholt, bis alle Antworten auf die Frage der ersten Spalte gegeben sind.
Problem-Analyse-Schema:
    Problem: Abteilungsbesprechungen
    Wie äußert sich das Problem?
Welche Ursache steckt dahinter?
Was tun wir?
Welche Hindernisse könnte es geben?
Häufige Verzettelung
Keine Tagesordnung
Themenliste als Tagesordnungspunkte; Aushang am Infobrett
Zeitknappheit
Abwesenheit wichtiger Personen
Mangelnde Information; Schlechte Selbstdisziplin;
Präzise Einladung rechtzeitig am Infobrett;
Angst vor Zeitverschwendung
Zeitplan: wann muss wer anwesend sein?
Sind Besprechungen so genau planbar?
Persönliche Ansprache zum Ende der vorhergehenden Besprechung
Dynamische Tagesordnung
Stärken
    Die Methode bringt viele Informationen. Sie bringt schnell eine relativ präzise Struktur in eine Problemsituation und liefert brauchbare Lösungsmöglichkeiten. Deshalb ist diese Methode gut zur Planung von Sofortmaßnahmen geeignet.
    Zum Beispiel könnte das Team, das sich um die konfliktträchtigen Beziehungen zwischen zwei Abteilungen kümmert, das