Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

diese fehl am Platze sind. „Meinungsführer“ können mit ihrer Stellungnahme ein Signal setzen und das Bild verzerren.
Tipps
Eine sehr zügige Version verzichtet auf verbale Rückmeldungen. Beschränken Sie die Antwortmöglichkeiten der Teilnehmer auf drei körpersprachliche Zeichen: Daumen nach oben, nach unten oder seitlich.
Falls das Ergebnis der Momentaufnahme Diskussionsbedarf signalisiert, muss der Moderator die Arbeitsphase an dieser Stelle unterbrechen und dafür sorgen, dass das Ergebnis bearbeitet wird, z. B. durch Diskussion.
    Handlungsplan
    Der Handlungsplan ist eines der wichtigsten Instrumente der Moderation. Die Gruppe sollte nicht auseinander gehen, ohne konkrete Vereinbarungen getroffen und beschlossen zu haben, was als Nächstes von wem bis wann zu tun ist.
    Dazu ein Beispiel, das nach Bedarf verändert werden kann. Die Spielregel ist in diesem Fall die Lösung für eine Situation, mit der alle Beteiligten unzufrieden waren. Die weiteren Punkte dienen zur Konkretisierung und Präzisierung der Spielregel.
    Beispiel
    Ab sofort halten wir uns an diese Spielregel:
    Offene Fragen werden der Abteilungsleitung (AL) vom Team nur noch mit einem ganz konkreten Lösungsvorschlag, einer Folgenabschätzung (Nutzenbewertung), einer groben Zeit- und Arbeitsplanung bzw. einer vollständigen Begründung des Lösungsvorschlags vorgelegt.
    Die AL weicht von diesem Lösungsvorschlag nur dann ab, wenn sie dem Team eine nachvollziehbare Begründung dafür liefert.
    Wer?
Herr Müller, Teamleiter
Macht was?
Offene Fragen mit vollständig begründetem Lösungsvorschlag vorlegen
Mit wem?
Frau Meier
Bis wann?
Rechtzeitig vor Entscheidungsbedarf durch AL; Richtzeit: 18 Tage
Kennzahlen für den Erfolg?
Verhältnis der von der AL akzeptierten zu den nicht akzeptierten Entscheidungen
Anzahl der erfolgreich/nicht erfolgreich umgesetzten Lösungen
Messmethode?
Monatsbilanz und Jahresbilanz durch Zählen
Mit welchem Ziel/wozu?
Das Team soll alle wichtigen Fragen selbst mit nachvollziehbarer Begründung entscheiden und damit Erfolg haben
Wer checkt den Erfolg und gibt Rückmeldung an wen?
Herr Huber; Rückmeldung an AL und Team (monatlich bzw. Jahresbilanz)
Tipps
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten im Zweifelsfall ganze Sätze formuliert werden. Der Handlungsplan wird ins Ergebnisprotokoll mit aufgenommen.
Nicht immer müssen alle Felder des Schemas ausgefüllt werden. Oft genügen die Antworten auf einen Kern an Fragen: Wer? Macht was? Bis wann? Wer checkt den Erfolg und gibt Rückmeldung an wen?
Im Idealfall wird der Handlungsplan im Konsens vereinbart.
    Ziele/Teilziele
    Dieses Schema liefert ein Zielsystem, also die Basis für die Planung eines Projekts. Das Schema ist immer dann einsetzbar, wenn es um die Durchführung konkreter Projektvorhaben geht.
    Beispiele
    Das Team eines Beratungsunternehmers bereitet einen internationalen Kongress vor; ein Projektteam eines SoftwareUnternehmens erstellt den Entwurf für ein neues Anwenderprogramm; die Lehrer einer Schule planen einen Tag der offenen Tür.
Wie wird das Schema verwendet?
Die Arbeitsphase „Ziele finden und formulieren“ sollte Schritt für Schritt durchlaufen werden. Die Ergebnisse werden dann als Zusammenfassung und Konkretisierung in das unten dargestellte Schema übertragen.
2 In einem weiteren Schritt werden die für Ziele bzw. Teilziele verantwortlichen Personen benannt.
Wie lautet der Auftrag?
Warum ist der Auftrag wichtig?
Das Ziel des Auftrags
    Ziel
Endtermin
Messkriterien
Verantwortlich
Zwischenbilanz am
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Teilziele
    Teilziel
Endtermin
Messkriterien
Verantwortlich
Ist das Teilziel ein Meilenstein?
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Stärken
    Die konsequente Arbeit mit diesem oder einem ähnlichen Schema führt zu einem klaren, systematischen und verbindlichen Zielsystem. Dadurch werden viele Missverständnisse vermieden.
Schwächen
    Eine präzise Zielformulierung erfordert gut geschulte Teilnehmer und viel Zeit. Doch diese Investition lohnt sich. Denn präzise Ziele werden mit weit höherer Wahrscheinlichkeitumgesetzt als unklare und vieldeutige Absichtserklärungen. Die Arbeit mit präzisen Zielen schafft Übersicht und beugt zeitraubenden Missverständnissen vor.
Tipps
In der Spalte „Zwischenbilanz“ werden Termine eingetragen, an denen der Status des Projekts bzw. der Grad der Zielerreichung überprüft wird. Diese Termine müssen nicht mit Terminen für Teilziele identisch sein. Es kann sich