Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

um andere signifikante Zeitpunkte handeln (z. B. die letzte Woche vor dem Betriebsurlaub, Weihnachten, Urlaub des Projektleiters etc.)
Ein Meilenstein ist ein Termin für ein sehr wichtiges Teilziel, an dem eine Überprüfung des Grades der Zielerreichung angesetzt wird.
    Wie Moderationstechniken ausgewählt werden – zwei Fallbeispiele
Fallbeispiel 1: Planungs- und Abwicklungsprobleme
    Um zu veranschaulichen, wie Sie diese Moderationswerkzeuge einsetzen können, greifen wir auf das Fallbeispiel „Wie Sie eine Arbeitsphase aufbauen“ zurück (siehe Kapitel „Wie strukturiert man die Arbeitsphase“). Sie sollten dort ein Team von Softwareentwicklern unterstützen, die Probleme mit der Projektplanung und -abwicklung hatten. Es ging vor allem darum, die wichtigsten Schwachstellen und deren Ursachenherauszufinden. Die Meinungen im Teamüber den Ursprung der Probleme waren denkbar unterschiedlich.
    Vor dem Hintergrund dieser Problemstellung haben wir die Arbeitsphase strukturiert. Wie geht es weiter? – Sie sollten sich nun genau überlegen, für welchen Arbeitsschritt Sie welche Moderationstechnik einsetzen wollen. Nehmen Sie sich dazu jede Frage, die Sie für die Arbeitsphase vorgesehen haben einzeln vor.
Welche Probleme gibt es im Umfeld Projektplanung und Projektabwicklung?
    Für diese Frage bietet sich eine Ideensammlung als Bearbeitungsmethode an. So erhält die Gruppe schnell einen Überblick über die Problemfülle. Die Antworten erfolgen per Zuruf und werden vom Moderator auf einer Flipchartseite festgehalten.
Welche konkreten Beispiele gibt es für diese Probleme?
    In diesem Arbeitsschritt können Sie Kleingruppen bilden mit je drei oder vier Teilnehmern. Jede Gruppe erhält z. B. zwei oder drei der unter Frage 1 gesammelten Problempunkte und bringt dann zu jedem dieser Punkte ein oder zwei konkrete Beispiele. Die Kleingruppen stellen ihre Ergebnisse dann reihum den anderen vor.
Wie wirken sich diese Probleme im Alltag aus?
    Auch hier bieten sich wieder Kleingruppen an. Die Kleingruppen stellen die Auswirkungen der einzelnen Probleme für den Alltag in Form einer einfachen Liste zusammen (Ideensammlung). Die Ergebnisse werden dann wieder der gesamten Gruppe vorgestellt. An diesem Punkt der Arbeitssitzung sollten allen Teammitgliedern Zahl, Art und Auswirkungen der verschiedenen Probleme klar sein.
Wie lange hat das Team diese Probleme schon?
    Diese Frage lässt sich gut mit allen Teammitgliedern gemeinsam beantworten. Die Antworten werden schriftlich auf derselben Flipchartseite festgehalten wie das Ergebnis der Ideensammlung zu Frage 1.
Welche dieser Probleme sind für die Kunden am ärgerlichsten? und
Welche sind für das Team am schwerwiegendsten?
    Diese beiden Fragen lassen sich gleichzeitig von zwei Kleingruppen bearbeiten. Basis dafür sind die Antworten auf Frage 3: Die wichtigsten Probleme sind die mit den unangenehmsten Auswirkungen für die Kunden bzw. das Team. Sollten es sehr viele Probleme sein, oder ist sich die Kleingruppe nicht einig, kann eine Mehrpunktabfrage als Entscheidungsverfahren helfen. Selbstverständlich stellt wieder jede Gruppe ihr Ergebnis der jeweils anderen Gruppe vor.
Wer ist noch von den Problemen betroffen?
    Hier sollte wieder die gesamte Gruppe zusammenarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass auch wirklich alle wichtigen Personen(-gruppen) erfasst werden, die von den Problemen betroffen sind. Als Methode eignet sich wieder eine einfache Ideensammlung. Das Ergebnis wird auf einer Flipchartseite festgehalten.
Welche Probleme sind die schwerwiegendsten?
    Mit dieser Frage sollen die Probleme herausgefunden werden, die dann als Erste in Angriff genommen und gelöst werden sollen. Falls sich die Gruppe nicht einigen kann, können Sie wieder eine Mehrpunktabfrage einsetzen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Sollten die Fragen 5 und 6 nur wenige Probleme ergeben haben, kann diese Frage auch hinfällig werden. Denn dann können alle Probleme gleich bearbeitet werden.
Welche Ursachen gibt es für diese Probleme?
    Kleingruppen können zu dieser Frage ein Ursache-Wirkungsdiagramm erstellen. So erfolgt die Suche nach den Ursachen auf jeden Fall systematisch und umfassend. Die Kleingruppen halten die Ergebnisse schriftlich fest und erläutern sie später den anderen Kleingruppen. An diesem Punkt hat sich das Team auf die wichtigsten Probleme geeinigt und deren Ursache erkannt.
Welche Ursachen könnte es noch geben?
    Zum Abschluss bearbeitet die Gruppe diese Frage gemeinsam. Sie