Projektmanagement & Business Coaching

Projektbesprechung.
    Ist die nächste Besprechung zum Beispiel Montag um 14:00,
ist ein realistischer Termin für den Eingang aller Anträge und Themenvorschläge
bis spätestens Donnerstag 17:00. Konsequenterweise werden später eingereichte
Anträge nicht mehr in dieser, sondern in der darauffolgenden Besprechung
berücksichtigt.
    Das gilt natürlich nicht für hochbrisante, plötzlich
aufgetretene Probleme im Projekt. Dafür kann eine Besprechung möglicherweise
vollkommen über den Haufen geworfen werden. Aber das sollte auf jeden Fall die
Ausnahme bleiben.
    Wenn alles nach Plan läuft, kann am Freitag die Tagesordnung
für die Besprechung vom Montag bekannt gegeben werden.
    Als Grundregel für die Anzahl der Tagesordnungspunkte gilt:
5 ± 2 sind eine sinnvolle Menge.
Wichtig dabei ist, dass es keinen Tagesordnungspunkt ohne Aktion gibt. Das
gehört in die Rubrik "Verschiedenes".
    Die Dauer einer effizienten Besprechung sollte circa 1,5
Stunden betragen.
    Ist ein Tagesordnungspunkt abgearbeitet, wird er noch einmal vom Projektleiter oder einem Mitarbeiter zusammengefasst. Die Verantwortung wird
genau verteilt (wer macht was?) und der Termin zur Fertigstellung wird
angegeben (bis wann?). Um diese Aktion verfolgen zu können, wird sich der Projektleiter
einen Vermerk "Wiedervorlage" machen. Der Verantwortliche wird von
sich aus den Vollzug, bzw. die Erledigung des Punktes mitteilen, wenn
erforderlich auch schriftlich.
    Das Protokoll, das von wechselnden Teammitgliedern geführt
werden kann, enthält die wichtigsten, mindesten Informationen der
Tagesordnungspunkte, welche Resultate die Diskussionen ergaben und welche Aktionen
festgelegt wurden. Das ist möglicherweise auch wortwörtlich notwendig. Dazu
kann der Protokollführer ohne weiteres darum bitten, dass ihm die Formulierung
zum Mitschreiben wortwörtlich diktiert wird.
    Wenn eine Besprechung wegen der anstehenden Probleme schon
im Vorfeld als eine "Open- end- Veranstaltung" anzusehen ist, sollten
das alle Teammitglieder auch im Vorfeld erfahren, um entsprechende Vorkehrungen
zu treffen, zum Beispiel private Termine abzusagen.
    Die Zeitannahmen sind zum Planen der Besprechung notwendig.
So können kontroverse oder ausführliche Diskussionen leicht erkannt und
eingeplant werden. Ob die Zeiten dann in der Einladung bekannt gegeben werden
sollten, muss jeder für sich entscheiden. Wenn sie bekannt gegeben werden, sind
sie für alle ersichtlich und können als Steuerungselement vom Besprechungsleiter genutzt werden.
    Tabelle 6.4: Beispiel einer Einladung zur Projektbesprechung

    Die Zeitannahmen sind zum Planen einer Besprechung
notwendig. So können kontroverse oder ausführliche Diskussionen erkannt und
eingeplant werden. Ob die Zeiten dann in der Einladung bekannt gegeben werden, muss
jeder für sich entscheiden. Wenn sie bekannt gegeben werden, sind sie für alle
ersichtlich und können als Steuerungselement vom Besprechungsleiter genutzt
werden.
6.4.1.3 Präsentationstechniken
    An Präsentationen werden heute durch die vielen
Möglichkeiten der Multimedia sehr hohe Qualitätsanforderungen gestellt. So
lassen sich zum Beispiel schon mit sehr einfachen Mitteln Animationen in eine
Präsentation einbinden, die mit Hilfe eines Beamers an die Wand projiziert
werden.
    Das wird in einem laufenden Projekt immer wieder notwendig.
Dabei sollten einige Grundregeln beachtet werden:
    - Überfrachten Sie Ihre Folien nicht mit Inhalt.5 ± 2 Punkte kann der Zuhörer gut aufnehmen,
mit mehr fühlt er sich überfordert.
    - Schreiben Sie groß genug, damit diejenigen in der letzten
Reihe Ihre Folie auch noch lesen können. Gedrucktes kann nicht einfach nur
vergrößert auf Folie kopiert werden. Das Ergebnis ist meistens ungenügend.
    - Wenn Ihre Zuhörer das vorgetragene Thema das erste Mal
hören, geben Sie Ihnen eine Chance in die Materie einzudringen. Dazu muss klar
definiert werden, was beim Vortrag zu erfahren ist und auf welche Art und Weise
Sie vorgehen werden.
    - Erkundigen Sie sich im Vorfeld, ob nach der Präsentation
Zeit für Fragen und Diskussionen vorgesehen ist. Denn, wenn dies nicht der Fall
ist, müssen Sie es in Ihrer Vortragsplanung berücksichtigen.
    - Überfrachten Sie Ihren Vortrag nicht mit Dingen, die das
Thema nur tangieren. Interessierte Zuhörer werden auf Sie zukommen, um weitere
Details von Ihnen zu erfahren, die sie besonders interessieren.
    Im Folgenden wird eine allgemeine Präsentationsgliederung gezeigt, mit der Präsentationen sehr