Projektmanagement & Business Coaching

werden, ehe er ausgewechselt wird.
    Teillieferungen
    Manchmal kann ein Zulieferer mit Teillieferungen helfen, ein
Projekt im Zeitrahmen zu halten und die restliche Lieferung später nachliefern.
    Zulagen
    Das Hinausgehen über die Grenzen des ursprünglichen Vertrages
oder das Angebot einer Zulage oder ähnlicher Anreize kann die rechtzeitige
Lieferung doch noch ermöglichen.
    Vertragseinhaltung fordern
    Manchmal ist es durch die nachdrückliche Aufforderung, auch
durch die Androhung einer Pönale möglich, sich an getroffene Abmachungen zu
halten, das gewünschte Resultat zu erzielen. Am besten ist es, wenn dies schon
Vertragsbestandteil ist. Möglicherweise muss die Geschäftsführung um
Unterstützung gebeten werden.

6.3 Der Umgang mit Feedback
    Ein Projektleiter hat viele Gelegenheiten, den Mitarbeitern
Feedback, also eine Rückmeldung über deren Arbeit oder Verhalten zu
verschaffen. Durch Feedback lernt der Mitarbeiter, wie sich sein Verhalten auf
andere und auf den Erfolg des Projektes auswirkt. Dadurch kann eine gute
Leistung gefördert oder eine schwache Leistung verbessert werden. Bild 6.5
zeigt einen Feedback- Bogen, der zu einer Verbesserung führt.

    Bild 6.5: Der Feedback- Bogen
    Sehr wichtig beim Geben von Feedback ist es, sich auf
aktuelle, tatsächliche Handlungen und konkrete Ergebnisse zu beschränken, da
man die Absicht eines anderen immer nur erraten kann.
    Wenn man ein positives Feedback gibt, beschreibt man die
Handlungen und Ergebnisse direkt und konkret und schließt eine positive Wertung
an. Es wird zum Beispiel gesagt, "Durch Ihren Einsatz gestern Abend konnte
der Projektschritt rechtzeitig beendet werden. Ich schätze Ihre zusätzlichen
Bemühungen sehr."
    In derselben Art und Weise sollte auch ein negatives
Feedback formuliert werden. Aber es sollte auch ein weiteres Element eingefügt
werden, das dem Mitarbeiter hilft, mit ähnlichen Situationen in Zukunft angemessener
umzugehen.

    Bild 6. 6 Umgang mit negativem Feedback
    Dieses Vorgehen ist allerdings immer nur dann sinnvoll, wenn
der Mitarbeiter unabsichtlich unangemessen gehandelt hat. Wenn eine trotzige
Ja- Antwort kommt, wird dieses Vorgehen sicher nicht so ablaufen können. Dann
müssen andere Methoden angewandt werden, um das Verhalten im Sinne des
Projektziels zu verändern (Kapitel 9).

6.4 Kommunikation im Projekt
6.4.1 Projektbesprechungen führen
    Projektbesprechungen sind ein sehr wichtiger Bestandteil der
Arbeit des Projektleiters. Sie beanspruchen bis zu 20 % seiner auf das
jeweilige Projekt bezogenen Zeit.
    Verhandlungen sind aber auch ein wichtiges Werkzeug, um den
Erfolg eines Projektes zu erreichen, zum Beispiel, indem frühzeitig Probleme
erkannt werden.
    Ganz wichtig ist bei Besprechungen das Miteinander, wenn sie
zu einem positiven Ziel führen sollen. Es muss sichergestellt werden, dass die
Parteien gleichberechtigt sind und dass dies allen bewusst ist. Keine Partei
verfügt also über die Macht, um ein Resultat zu erzwingen. Das gerade macht das
Verhandlungsgeschick aus.
6.4.1.1 Kommunikationsregeln für Besprechungen
Die Vorbereitung
    Der Besprechungsleiter muss das Ziel einer Besprechung, bzw.
Verhandlung genau kennen und es den Mitarbeitern ebenfalls möglichst genau
mitteilen.
    Ein wichtiger Teil der Zieldefinition ist die Überlegung, was zu tun ist, wenn keine Einigung nach den Vorstellungen des Projektleiters oder den
Projekterfordernissen erzielt werden kann. Der Einfluss auf das Ergebnis einer
solchen Verhandlung basiert auf attraktiven Alternativen, die dann vorgestellt
werden können. Je einfacher es für den Projektleiter ist, die Verhandlung
abzubrechen oder zu vertagen, desto stärker wird seine Verhandlungsposition.
    Alle Teilnehmer einer Besprechung, auch der Projektleiter,
sind verpflichtet, die "Hausaufgaben" zu erledigen, das heißt, sie
müssen vermeiden, unvorbereitet in der Verhandlung zu erscheinen. Kein Mitarbeiter
darf unvorbereitet kommen. Alle Beteiligten sollten sich die Zeit nehmen
(können), die sie zur Vorbereitung benötigen, selbst wenn sie um Aufschub bitten müssen.
Minimierung von Wahrnehmungsunterschieden
    Das Bild des Ereignisses, das sich ein Mensch macht, basiert
auf seiner "Geschichte" und seiner Erfahrung. Diese kann sich von dem
des Verhandlungspartners deutlich unterscheiden. Deshalb darf man nie davon
ausgehen, den Standpunkt des anderen zu kennen. Erst durch Hinterfragen können
Unklarheiten beseitigt und eine Übereinstimmung erzielt werden. Deshalb ist