Projektmanagement & Business Coaching

es
sehr wichtig, sehr deutlich eine Sache zu definieren, damit das Gegenüber das
Bild bestätigen oder korrigieren kann.
    Dabei helfen Fragetechniken, die im Kapitel 9 vorgestellt
werden. Durch diese Fragestellungen wird die Situation genau erfasst. Durch
genaue Beobachtung erkennt man, was im Gegenüber vorgeht, um anschließend die
richtigen Maßnahmen zu treffen.
Zuhören
    Aktives, aufmerksames Zuhören ist für effektives Verhandeln
eine Verpflichtung. Der Besprechungsleiter muss die anderen zu Wort kommen
lassen. Wenn er über 50% der Zeit selbst redet, hört er eindeutig nicht genug zu.
    Dazu gehört auch das Respektieren stiller Pausen. Die neuen Eindrücke müssen erst verarbeitet werden, bevor eine Fortsetzung sinnvoll ist. Keiner sollte der
Versuchung unterliegen, diese kreativen Pausen mit Reden auszufüllen.
Notizen machen
    Das Notieren dessen, was besprochen und was beschlossen
wird, ist notwendig. Bei einer hohen Beanspruchung ist es nicht sinnvoll, sich
auf das Gedächtnis allein zu verlassen. Deshalb werden die getroffenen
Übereinkommen in einem Memorandum zusammengefasst. Dieses Memorandum (Protokoll) muss neben den Maßnahmen auch die Verantwortlichen und die Fristen nennen. Wenn der Projektleiter das nicht selbst tun kann, bestimmt er jemanden vor der Besprechung
dazu.
Kreativität einbringen
    Ein zu frühes Beenden der Sitzung oder nörgelnde Kritik an Äußerungen der Mitarbeiter dämpft die Spontaneität der Beteiligten. Für die
Problemlösung sollte von Anfang an etwas Zeit für alternative oder
ungewöhnliche Lösungsvorschläge eingeräumt werden. Während einer solchen
Diskussion können alle Ideen wertfrei, das heißt ohne Kritik, vorgetragen
werden. Alle Verhandlungen, aber auch die ganze weitere Zusammenarbeit kann von
einem solchen kreativen Vorgehen profitieren.
Die andere Partei unterstützen
    Gute Verhandlungspartner erkennen, dass das Problem der
Gegenpartei auch das eigene Problem ist. Dazu versetzt man sich in die andere
Partei und arbeitet mit ihr gemeinsam eine für alle akzeptable Lösung heraus.
Schließlich hält eine Abmachung nur, wenn sie von allen getragen wird.
Kompromisse schließen
    "Etwas für nichts" zu geben, sollte vermieden
werden. Wenigstens ein Versprechen über den guten Willen oder eine zukünftige
Rückzahlung muss für das Geben übrigbleiben. Selbst wenn einem selbst die gemachte
Zusage nicht so viel wert wie dem Gegenüber ist, gibt es sicher immer etwas,
das einem wichtiger ist als der Gegenseite.
Entschuldigungen rasch einbringen
    Wenn man sich während der Verhandlung in der Wahl des Wortes
vergriffen hat, ist eine Entschuldigung der schnellste und sicherste Weg, bei dem
anderen Menschen die negativen Gefühle abzubauen.
    Das ist nicht nur notwendig, wenn es um eine persönliche
Entschuldigung geht. Auch eine Entschuldigung über die gegenwärtige, verfahrene
Situation kann wirksam sein.
    So sollte nicht durch feindselige Bemerkungen zu einem
schlechten Gesprächsklima beigetragen werden. Feindseligkeit lenkt die
Diskussion vom Wesentlichen auf eine Selbstverteidigungsebene, auf der man dem
Gegenüber schaden will.
Ultimaten vermeiden
    Ein Ultimatum verlangt immer, dass die Gegenseite entweder
aufgibt oder den Kampf bis zum bitteren Ende ausficht. Weder das eine noch das
andere Resultat wird einer zukünftigen, positiven Kooperation in einem Projekt
zuträglich sein. Daher sollte vermieden werden, jemanden in die Enge zu
treiben. Das geschieht zum Beispiel, wenn man der Gegenpartei nur Alternativen
bietet, die für die andere Seite nicht akzeptabel sind. Dem Gegenüber sollte
immer ein Hintertürchen offen gelassen werden.
Realistische Termine setzen
    Viele Verhandlungen ziehen sich zu lange hin, weil kein
Termindruck (Zeitplan für die Besprechung) besteht. Eine Deadline verlangt von beiden Seiten, dass sie ihre Zeit wirksam einsetzen. Ein realistischer Termindruck animiert beide Seiten zu Zugeständnissen und Kompromissen.
    Allerdings sind Termine zu vermeiden, die nicht realistisch
sind und nicht eingehalten werden können.
6.4.1.2 Organisation von Besprechungen
    Je sorgfältiger Besprechungen vorbereitet werden, desto
effektiver werden sie für alle Beteiligten sein. Der Projektleiter gibt die Themen der Besprechung möglichst frühzeitig bekannt, damit sich alle Teammitglieder entsprechend
vorbereiten und eventuelle Wünsche oder Korrekturen vorab einbringen können.
Tabelle 6.4 zeigt das Beispiel einer Einladung zu einer