Projektmanagement & Business Coaching

des
Geschäftsjahrs
Mehrere
kritische Wege (kritischer Pfad)
    Die Option Mehrere kritische Wege berechnen ist eine
weitere Option in der Registerkarte Berechnung im Dialogfeld Optionen des Menüs Extras. Sie legt den letzten Endtermin eines Vorgangs auf den
frühesten Endtermin, solange der Vorgang nicht durch Nachfolger oder
Einschränkungen beschränkt wird. Dadurch können mehrere kritische Wege des
Projektes berechnet werden. Das ist besonders wichtig, wenn der Projektleiter
mehrere Projektpläne zu einer einzigen Projektdatei zusammenführt und die
kritischen Pfade für jedes einzelne Projekt sehen will.
Indikatoren
    Indikatoren sind kleine grafische Informationen über
Vorgänge, Ressourcen oder Zuordnungen (Bild 8.9). Durch Anklicken der
Indikatorenspalte i können sie eingesehen werden.

    Bild 8.9: Schnellüberblick durch Indikatoren
Fortschrittslinie
    Die Fortschrittslinie ist eine zusätzliche Funktion des
Balkendiagramms (GANTT- Chart), die eine visuelle Darstellung des Projektstatus
ermöglicht.
    Diese Linie verbindet zum gewählten Datum den jeweiligen
Fortschritt der Vorgänge mit einer vertikalen Linie (Bild 8.10). Daraus ergeben
sich nach links und rechts gerichtete Spitzen für die Einzelschritte. Die Arbeit,
die hinter dem Terminplan zurückbleibt, zeigt nach links, die dem Terminplan
voraus ist, nach rechts. So kann der Projektleiter auf einen Blick den Gesamtstatus
des Projektes sowie den Umfang der Abweichungen vom Plan erkennen.

    Bild 8.10: Die Fortschrittslinie

8.2 Kommunikation im Projektteam
    Der Projektleiter muss in der Lage sein, effizient mit sehr
unterschiedlichen Personen zusammenzuarbeiten. Dazu muss er die Mitglieder des
Projektteams und Führungskräfte auf allen Ebenen jederzeit über den Projektstatus
informieren können.
    Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt zum großen Teil davon
ab, ob diese Informationen klar und effizient weitergegeben werden. Das Projektteam kann Informationen über Emails, das Internet und das Intranet weiterleiten und
so mit anderen zusammenarbeiten.
8.2.1 Präsentationsfunktionen
Berichte
    Die meisten Projektpläne werden als Berichte veröffentlicht
oder als Projektdateien auf einem Server zur Weitergabe an andere Projektleiter
abgelegt.
    MS Project® hat eine Bibliothek
vordefinierter Berichte, die der Projektleiter  sofort ausdrucken kann. Darunter gibt es auch Berichte, mit denen projektübergreifende Abhängigkeiten
nachvollzogen werden können. Auch hier kann der Projektleiter mit Hilfe der
Kombination aus Ansichten, Tabellen und Filtern seine eigenen Berichte
erstellen.
    Mit Hilfe des Balkenplan- Assistenten kann der Projektleiter
schnell professionell gestaltete Berichte erstellen.
    Die Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen, zum Beispiel mit
Firmenlogos oder einem formatierten Text, kann einfach erstellt werden (Bild 8.11).
Ausrichtung
von Überschrifts- und Datenfeldern
    Der Projektleiter kann die Ausrichtung der
Spaltenüberschriften und der Daten unabhängig voneinander wählen.
Formatierte Notizen
    Die Texte und Informationen in den Notizfeldern können
formatiert werden, um möglicherweise wichtige Punkte hervorzuheben. Um weitere
Informationen bereitzustellen, lassen sich andere Objekte einbinden, zum
Beispiel Microsoft Word- Dokumente (Bild 8.12).

    Bild 8.11: Frei gestaltbare Kopf- und Fußzeilen

    Bild 8.12: Projektnotizen und Einbindung anderer Objekte
Zeitskala
    Es können auch zwei spezielle Zeitskalen für die
Projektinformationen in einem Projekt anzeigt werden, zum Beispiel halbjährlich
und in Monatsdritteln (Bild 8.13).
    a)
b)
    Bild 8.13: Zeitskala; a) in Monaten; b) A, M, E (Anfang,
Mitte, Ende des Monats)
8.2.2 Zusammenarbeit im Team und Überwachung
    Der Projektleiter kann Projektvorgänge mit Email delegieren
und überwachen. Eine Arbeitsgruppenfunktion ermöglicht den Zugang zum Desktop
Information Manager Microsoft Outlook™ und das Internet.
    Projektleiter können
Erinnerungen für bestimmte Projektvorgänge definieren und in Outlook abgelegen.
Beispielsweise kann sich der Projektleiter eine Erinnerung definieren, die
"x" Tage vor dem Ende einer wichtigen Projektphase des Projektplans
angezeigt wird.
Auf
E- Mail basierende Arbeitsgruppenfunktion
    Die Teammitglieder können in periodischen Abständen ihren
Fortschritt mitteilen. Die anpassungsfähigen Email- Nachrichten besitzen
Felder, die zeitrelevante Plan- und aktuelle Arbeitsdaten aufnehmen können.
    MS Project® ist mit der Aufgabenliste von Microsoft