Projektmanagement & Business Coaching

ist der Projektleiter schon mit einem anderen, neuen
Projekt beschäftigt und muss das alte noch zum Abschluss bringen. Eine
Checkliste zum Projektabschluss, in der die verschiedenen Aktivitäten zum Ende
eines Projektes vom Projektleiter kontrolliert und abgehakt, bzw. noch zur
weiteren Ausführung delegiert werden können, zeigt die folgende Auflistung. Sie
kann ihm die Arbeit erleichtern.
To- Do- Liste zum Projektabschluss
    - Projektergebnis auf Funktionstüchtigkeit überprüfen.
    - Bedienungsanleitung schreiben.
    - Pläne anfertigen.
    - Projektergebnisse an Auftraggeber ausliefern.
    - Personal des Auftraggebers im Gebrauch des Produktes, bzw.
der Einrichtung schulen.
    - Projektmitarbeiter versetzen.
    - Überschüssiges Gerät und Material entsorgen.
    - Nicht mehr benötigte Einrichtungen und Räumlichkeiten
zurückgeben.
    - Die aufgetretenen Probleme und die eingesetzten Lösungen
zusammenfassen.
    - Technische Fortschritte festhalten.
    - Empfehlungen für die zukünftige Entwicklung
zusammenfassen.
    - Das durch die Zusammenarbeit Gelernte zusammenfassen.
    - Leistungsberichte über die Mitglieder des Projektteams
schreiben.
    - Allen Mitarbeitern ein Feedback über ihre Leistung geben.
    - Schlussprüfung durchführen.
    - Schlussbericht schreiben.
    - Projektrückblick mit den Kernmitarbeitern führen.
    - Das Projekt für abgeschlossen erklären.

7.3 Fragen zur Bewertung von Projekten
    Folgende Fragen können helfen, aus den gemachten Erfahrungen
am abgeschlossenen Projekt Nutzen für zukünftige Projekte zu ziehen. Je
sorgfältiger dies geschieht, desto besser ist es für die zukünftigen Projektteams.
    Deshalb ist es sicher nützlich, diese Fragen in
schriftlicher Form zu beantworten und an die Geschäftsleitung weiterzugeben. Da
der Projektleiter aber wiederum auch "Fehler eingestehen" muss,
funktioniert dieser offene Vorgang nur, wenn ein Vertrauensverhältnis zwischen
den einzelnen Parteien herrscht.
    - Erreichte das Projekt den geplanten Zeitplan?
    - Ergeben sich daraus für die zukünftige Zeiteinteilung Änderungen? Welche?
    - Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden?
    - Ergeben sich daraus für die zukünftige Budgeteinteilung Änderungen? Welche?

8 Projektmanagement- Programme
    Durch die geeignete Projektmanagement- Software, zum Beispiel MS Project® stellvertretend für viele andere, wird eine umfassende Projektsteuerung und ein effizienter Informationsaustausch erreicht. Der Projektleiter geht von der individuellen Planung weg hin zur unternehmensweiten Planung.
    Aufgrund der weiten Verbreitung der Microsoft Windows
Plattform, zum Beispiel Windows 7®, benutzen viele Unternehmen die
Projektmanagement- Software "Microsoft Project®" zur
Projektsteuerung, da durch die Kommunikationsmöglichkeiten zwischen den verschiedenen Anwenderprogrammen viele Anforderungen der Anwender erfüllt werden.
    Im Folgenden wird das Programm Microsoft Project 98® (MS
Project®), bzw. die neueste Version, etwas genauer vorgestellt. Die Verfasserin
weist aber ausdrücklich darauf hin, dass es nicht das einzig verfügbare
Programm zur Projektsteuerung auf dem Markt ist.
    Durch die Netzwerkfähigkeit werden die Anforderungen nach
verbesserter Kommunikation und Zusammenarbeit vieler Projekte erfüllt. Das
bedeutet im Einzelnen, dass der Projektleiter
    - eine gute Kontrolle über die Projektpläne hat,
    - die effiziente Kommunikation im Projektteam aufrecht halten kann,
    - ein leistungsfähiges Werkzeug zum Erstellen
anwenderdefinierter Planungslösungen zur Hand hat.
    Im Rahmen dieses Buches kann nur eine kurze Beschreibung der
Software gegeben werden. In der einschlägigen Literatur, zum Beispiel Handbüchern
zu den einzelnen Programmen und Artikel zu den neusten Versionen finden
interessierte Anwender weitere Hinweise /8.1/.

8.1 Kontrolle über Projektpläne
    Mit MS Project® kann der Projektleiter Termin-, bzw.
Projektpläne erstellen und weitergeben.
    MS Project® verfügt über ein Planungsmodul, das
    - die Projekte in Einzelschritten genau plant und überwacht.
Damit behält der Projektleiter den Überblick über alle Details im Projekt.
    - durch Funktionen, zum Beispiel die Unterbrechung von
Einzelschritten (Vorgängen) währen der Arbeit, die Änderung der Verfügbarkeit
der Ressourcen oder die Änderung der Kostensätze während eines Projektes, die
Projektrealität gut wiedergibt.
8.1.1 Projektterminierung und -überwachung
Vorgangsunterbrechung
    Der Projektleiter kann Vorgänge unterbrechen. Er