Rework

nicht genügend schlafen. Dennoch entwickeln manche einen masochistischen Stolz, sich nicht genügend Schlaf zu gönnen. Sie prahlen sogar damit, wie müde sie sind. Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken. Irgendwann bekommen die anderen die Folgen ihres Schlafmangels zu spüren.

Schätzungen sind Mist
    Die meisten Menschen sind furchtbar schlecht im Schätzen. Wir glauben, wir könnten abschätzen, wie lange etwas dauert, obwohl wir gar keine Ahnung haben. Wir sehen alles im besten Licht und denken nicht an die Verzögerungen, die sich zwangsläufig ergeben. Die Realität hält sich nie an den Idealfall.
    Daher sind Schätzungen, die sich auf kommende Wochen, Monate oder Jahre beziehen, reine Fantasie. Wir wissen einfach nicht, was so weit in der Zukunft passieren wird.
    Wie oft denken Sie, ein schneller Einkauf im Supermarkt würde nur ein paar Minuten dauern, und dann ist doch eine Stunde daraus geworden? Und das Aufräumen auf dem Dachboden kostete Sie einen ganzen Tag und nicht nur die paar Stunden, die Sie ursprünglich eingeplant hatten. Manchmal ist es auch umgekehrt, etwa wenn man plant, vier Stunden lang den Hof zu fegen und dann schon nach einer guten halben Stunde fertig ist. Wir Menschen können einfach schlecht schätzen.
    Selbst bei einfachen Aufgaben liegen unsere Schätzungen oft um den Faktor zwei oder mehr daneben. Wenn wir schon bei ein paar Stunden ungenau sind, wie können wir dann erwarten, die Dauer eines »sechsmonatigen Projekts« genau vorherzusagen?
    Außerdem verschätzen wir uns meist nicht nur ein bisschen, sondern richtig heftig. Das macht bei sechs Monaten einen gewaltigen Unterschied: Aus einem Projekt von ursprünglich
sechs Monaten werden meist nicht nur sieben, sondern viel wahrscheinlicher braucht es ein ganzes Jahr dafür.
    Deshalb dauerte die Tieferlegung der Bostoner Stadtautobahn fünf Jahre länger als geplant und überschritt das Budget um Milliarden. Auch der internationale Flughafen von Denver eröffnete 16 Monate später und kostete zwei Milliarden Dollar mehr als veranschlagt.
    Die Lösung: Ein großes Projekt in mehrere kleine aufgliedern. Je kleiner etwas ist, desto besser kann man es einschätzen. Wahrscheinlich liegen Sie mit Ihren Schätzungen trotzdem noch daneben, aber nicht ganz so weit wie bei einem großen Projekt. Wenn etwas doppelt so lange dauert wie erwartet, ist es besser, wenn es sich dabei um ein kleines Projekt handelt, das ein paar Wochen mehr in Anspruch nimmt, als ein großes Projekt, das Monate länger dauert.
    Gliedern Sie Ihren Zeitplan in einzelne Abschnitte. Machen Sie aus einem zwölfwöchigen Projekt zwölf einwöchige Projekte. Anstatt bei Aufgaben, die 30 Stunden oder mehr benötigen, einfach nur zu raten, sollten Sie die Arbeit in realistische sechs- bis zehnstündige Abschnitte unterteilen. Und dann setzen Sie einen Fuß vor den anderen.

Lange Listen werden nicht erledigt
    Erstellen Sie kurze Listen. Lange Listen setzen schnell Staub an. Wann haben Sie das letzte Mal eine lange Liste komplett abgearbeitet? Wahrscheinlich haben Sie die ersten Punkte erledigt, aber dann aufgegeben (oder blindlings Punkte abgehakt, die nicht richtig erledigt wurden).
    Lange Listen sind ein einziges Schuldeingeständnis. Je länger die Liste mit unerledigten Aufgaben ist, desto schlechter fühlen Sie sich. Und ab einem gewissen Punkt sehen Sie sich die Liste einfach nicht mehr an, weil Sie sonst ein schlechtes Gewissen bekommen. Irgendwann erfasst Sie Panik, und dann ist das Chaos nicht mehr weit.
    Es gibt einen besseren Weg. Teilen Sie die lange Liste in mehrere kurze Listen. Machen Sie beispielsweise aus einer Liste mit 100 Punkten zehn Listen mit zehn Punkten. Wenn Sie eine Aufgabe auf der Liste erledigt haben, dann haben Sie schon zehn Prozent geschafft und nicht nur ein Prozent wie bei der langen Liste.
    Natürlich wird die Zahl der Aufgaben dadurch nicht kleiner. Aber Sie behalten den Überblick, sind zufriedener und motivierter und können Ihre Fortschritte sehen. Das ist viel besser, als entsetzt und demoralisiert auf eine lange Liste zu starren.
    Wann immer es möglich ist, sollten Sie Probleme so lange aufgliedern, bis Sie in der Lage sind, sie schnell und vollständig zu beheben. Oft genügt es schon, die Aufgaben anders zu verteilen, um die eigene Produktivität und Motivation zu steigern.

    Noch schnell ein Vorschlag zum Setzen von Prioritäten: Legen Sie keine Ranglisten mit Zahlen oder Dringlichkeitsstufen fest. Meiden Sie Bezeichnungen wie