Simplify Your Life - Den Arbeitsalltag gelassen meistern

der aufgeschobenen Aufgabe zu widmen. Teilen Sie anderen Ihre Probleme mit. Aufschieber sind oft in einem »Teufelskreis der Scham« gefangen: Sie trauen sich nicht mehr zuzugeben, wie sehr sie hinter ihrem Zeitplan zurückliegen, und verbauen sich dadurch die Chance, dass ihnen jemand hilft.
     
    |86| Jetzt statt »dann, wenn« Der Fehler: Sie haben unrealistische Ansichten über die Voraussetzungen Ihrer Arbeit. Sie meinen, besonders motiviert oder inspiriert sein zu müssen. Besser: Warten Sie nicht auf die optimalen Voraussetzungen, sondern beginnen Sie jetzt. Setzen Sie sich erreichbare, aber klare Fristen, zum Beispiel: »In der nächsten Stunde erledige ich die drei unangenehmsten Anrufe.«
     
    Nicht schätzen, sondern messen Um Ihre täglichen Aufgaben besser planen und in Angriff nehmen zu können, ist es wichtig, dass Sie lernen, Ihre Zeit realistisch einzuschätzen. Messen Sie mit der Uhr, wie viele Stunden und Minuten Sie für typische Arbeiten brauchen – und zwar ehrlich und über einen längeren Zeitraum, nicht nur unter optimalen Bedingungen. Ein Ingenieur benötigt beispielsweise im Schnitt 60 Minuten, um eine Seite Gebrauchsanweisung zu verfassen. Wenn er sehr gut drauf ist, geht es auch in 15 Minuten. Aber er sollte der Versuchung widerstehen, das Minimum als Norm anzusetzen!
    |87| Zerlegen Sie größere Aufgaben in übersichtliche Einheiten von höchstens einem Tag Länge. Vereinbaren Sie zum Beispiel mit Ihrem Kunden, dass er bestimmte Zwischenstadien vorab zu sehen bekommt. Damit bringen Sie sich selbst in Zugzwang, können aber die Tätigkeiten besser planen und einschätzen und schlagen der Aufschieberitis so ein Schnippchen.
    Probieren Sie es wenigstens ein einziges Mal aus: Erledigen Sie eine Aufgabe viele Tage früher, als Sie es eigentlich müssten. Vielleicht finden Sie Gefallen an dem neuen Gefühl, etwas weit vor dem Termin geschafft zu haben. Heben Sie die erledigte Arbeit auf, und geben Sie sie pünktlich zum vereinbarten Termin ab. Sie werden die kraftvolle Ruhe genießen, die von dieser Tat ausgeht!
     
    Erleichtern Sie sich heute den morgigen Tag Räumen Sie Ihren Schreibtisch am Ende jedes Tages auf: Werfen Sie Erledigtes weg oder legen es ab (in der Hängeregistratur, in Ordnern oder in eindeutig beschrifteten Stehsammlern und Mappen). Genießen Sie das damit verbundene Gefühl: Jedes Schriftstück, |88| das seine endgültige Position erreicht hat, steht für etwas, das Sie geschafft haben.
    Wählen Sie dann das wichtigste Projekt des nächsten Tages aus, suchen Sie alle benötigten Unterlagen zusammen, und legen Sie diese in die Mitte Ihrer Arbeitsfläche. So schaffen Sie sich einen guten und sinnvollen Start für den neuen Tag.

E-Mails im Arbeitsalltag
    Innerhalb weniger Jahre hat sich die Korrespondenz sowohl in den Firmen als auch in den meisten Privathaushalten grundlegend verändert: Elektronik statt Papier, sofort statt morgen. Manches ist einfacher, vieles aber auch nerviger geworden. Auf der Liste der Gute-Laune-Killer am Arbeitsplatz steht E-Mail inzwischen sehr weit oben. Hier einige Tipps, wie Sie die E-Mail-Kommunikation richtig und produktiv in Ihren Joballtag integrieren können.
     
    Werbe-Mails abstellen Als Erstes müssen Sie unerwünschte Werbung, so genannte »Spam«, |89| zuverlässig loswerden, denn sie macht heute beinahe 80 Prozent aller eingehenden E-Mails aus. Vielleicht bietet Ihr Internet-Provider oder Ihr Mailprogramm bereits einen Spam-Filter an. Auch in die neueste Version von Microsoft Outlook ist einer integriert. Damit werden alle Massen-E-Mails vorab aussortiert, die bestimmte typische Stichwörter enthalten (zum Beispiel »cheap viagra« oder »sexually-explicit«). Allerdings lassen sich die Versender ständig neue Tricks einfallen, um solche Filter zu umgehen.
    Zuverlässiger ist die Listen-Methode: Spam-Absender werden zentral erfasst. Das größte und zuverlässigste Programm dieser Art mit den besten Testnoten ist SpamNet, leider aber derzeit nur in Englisch erhältlich. Es kostet pro Jahr knapp 40 US-Dollar. 30 Tage lang können Sie es gratis ausprobieren (Download unter www.spamnet.com). Jede eingehende Mail wird mit einer zentralen »schwarzen Liste« verglichen. Rutscht doch noch etwas durch, markieren Sie es und klicken auf den Knopf »Block«, den SpamNet in |90| Ihrem Outlook eingerichtet hat. Damit wird auch diese Mail in den Spam-Ordner verschoben und der Absender zur Aufnahme in die zentrale schwarze Liste vorgemerkt. Mit