Simplify Your Life - Den Arbeitsalltag gelassen meistern

einem Klick auf »Unblock« können Sie bestimmte Werbe-Mails für sich freischalten. Völlig kostenlos, wenn auch nicht ganz so elegant ist das Programm von www.spamresearchcenter.com.
     
    Lassen Sie Roboter arbeiten Outlook und Outlook Express können eingehende Mails automatisch in passende Ordner sortieren, weiterleiten, löschen oder sogar mit einem von Ihnen bestimmten Text beantworten. Diesen Service sollten Sie unbedingt einrichten: Unter Extras / Nachrichtenregeln / E-Mail finden Sie einen gut verständlichen Assistenten, der Ihnen beim Komponieren der Regeln hilft.
     
    Erziehen Sie Ihre Mail-Absender Die Automatismen von Outlook oder ähnlichen Programmen lassen sich besonders elegant nutzen, wenn Sie die Verfasser der Mails bitten, |91| die Betreffzeile ihrer Elektropost mit Codewörtern zu versehen. Bitten Sie Ihre Freunde und Verwandte, bei allen Mails an Sie das Wort »privat« in die Betreffzeile zu schreiben. Eine entsprechende Nachrichtenregel legt diese Mails dann in einen Privat-Ordner. Setzen alle Mitarbeiter am »Projekt Solarenergie« diesen Begriff in die Betreffzeile, sammeln sich die wichtigen Mails dazu in Ihrem Projektordner.
     
    Begrenzen Sie Ihre Impulsivität Wenn Sie jede eingehende Mail sofort lesen und beantworten, wird Ihr Tagesablauf zerhackt und fremdbestimmt. Machen Sie es wie mit der Briefpost: Richten Sie sich einen Termin am Vormittag und einen am Nachmittag ein, an dem Sie in Ihren E-Mail-Briefkasten schauen. Gewöhnen Sie Ihren Kollegen und Kunden ab, Antworten innerhalb einer halben Stunde zu erwarten. Stellen Sie daher unbedingt die automatische »Post ist da«-Melodie aus, die auf den meisten PCs installiert ist. Entfernen Sie dazu |92| den Haken im Menüfeld Extras / Optionen / Allgemein / Sound beim Nachrichteneingang abspielen (Achtung: danach nicht gleich OK , sondern zuerst Übernehmen klicken, erst dann bleibt diese Einstellung erhalten).
     
    E-Mails können warten Das ist nach Ansicht der Leser unseres monatlichen simplify-Newsletters der effizienteste simplify-Tipp: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag möglichst nicht mit den E-Mails (eine re-agierende Tätigkeit), sondern mit einer aufgeschobenen, meist unangenehmen größeren Aufgabe (das heißt, Sie agieren). Packen Sie den Stier bei den Hörnern – ein so genanntes großes »U« (für »Unerledigt« und »Unangenehm«). Wenn Sie das »U« geschafft oder wenigstens endlich einmal damit begonnen haben, sind Sie viel zufriedener als nach dem typischen Kästchen-Ausfüllen von einer Menge Mails. Erledigen Sie Ihre E-Post lieber später – zu Tageszeiten, an denen Ihre Leistung geringer ist und damit gerade richtig für solche eher routinemäßigen Jobs.

|93| Arbeiten Sie sommerlich!
    Der eigene Arbeitsrhythmus kann auch durch äußere Faktoren beeinflusst werden. Wenn es beispielsweise draußen wärmer wird und die Natur grünt und blüht, dann wird es bisweilen ganz schön hart, sich im Büro oder an sonst einer Arbeitsstelle auf die Pflichten zu konzentrieren. Wir möchten Ihnen deshalb ein paar Anregungen mit auf den Weg geben, wie Sie auch in der heißen Jahreszeit schwungvoll, effizient und mit Freude arbeiten können.
     
    Geben Sie Widerstände auf! Wenn Sie der Wunsch überkommt, draußen spazieren zu gehen oder sich in die Sonne zu legen – tun Sie’s! Wenn irgend möglich, brechen Sie aus, genießen Sie das Leben, tanken Sie Sonnenlicht und Spaß, und kommen Sie entspannt und energiegeladen zurück an den Arbeitsplatz. Sie sollten diese Ausflüge natürlich zeitlich begrenzen, aber im Endeffekt gilt: Wenn Sie nach einer Stunde Freude im Freien drei Stunden motiviert weiter arbeiten, schaffen Sie mehr, als wenn Sie die |94| ganzen vier Stunden genervt im Büro geblieben wären.
    Mit ein wenig Phantasie lassen sich auch viele Arbeiten ins Freie verlegen: Schriftstücke durcharbeiten, Berichte schreiben (mit einem Laptop ), telefonieren (mit einem Handy oder schnurlosen Telefon), ja sogar Meetings können Sie auf einer Parkbank, in einer Grünanlage oder sonst wo unter freiem Himmel durchführen. Machen Sie Ihren Job portabel!
    Oder holen Sie die Natur nach drinnen: Wenn Sie nicht nach draußen können, öffnen Sie das Fenster (wenn es dadurch nicht zu laut wird), arbeiten Sie auf einem Balkon, kleiden Sie sich sommerlich, genehmigen Sie sich ein kühles Getränk. Wenn das nicht geht, dann können Sie mit frischen Blumen einen Hauch Natur auf Ihren Schreibtisch bringen. Belohnen Sie sich alle zwei Stunden