Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

wichtigsten Ergebnisse in Listenform auf. Die Struktur jedes Ergebnisses ist relativ einfach: Wer macht was mit wem bis wann? Am Ende der Sitzung liest der Protokollant seine Aufzeichnungen vor (das ersetzt die mühsame »Genehmigung des Protokolls«), lässt sie kopieren und gibt jedem Teilnehmer ein Exemplar. Beim nächsten Meeting wird anhand dieses »Sofort-Protokolls« geprüft, ob alle Aufgaben erledigt wurden.

    So geht’s noch einfacher: Die Ergebnisse werden während der Besprechung für alle sichtbar auf dem Flipchart notiert. Am Schluss bekommt jeder eine Kopie (ein DIN-A1-Flipchart-Bogen lässt sich mit einem A3-Kopierer und etwas Fingerspitzengefühl in ein paar Arbeitsschritten auf A3 verkleinern).
    Statt Telefonzentrale: klare Ansprechpartner
    »Bindestrich-Null« bei der Angabe der Telefonnummer auf einem Briefbogen ist eine Visitenkarte der Ineffektivität. Wenn alle Anrufer gezwungen werden, sich von einer Telefonzentrale vermitteln zu lassen, kostet das die Nerven und die Arbeitszeit sowohl der in der Zentrale Beschäftigten als auch der Anrufenden.

    |144| Die simplify-Methode: Platzieren Sie auf allen Schreiben Ihre Durchwahlnummer groß und deutlich. Wenn Sie zwischendurch an einem anderen Platz arbeiten, leiten Sie Ihren Apparat um. Das ist, statistisch gesehen, wirksamer, als sich von der Telefonzentrale suchen zu lassen: In nur 20 Prozent aller Fälle wird der Gesuchte von der Zentrale gefunden. Wenn Sie nicht erreichbar sind, benutzen Sie Ihre Voice-Mail oder schalten Sie einen Anrufbeantworter ein. Das ist praktischer, als den Anruf von der Zentrale notieren zu lassen. Verringern Sie außerdem »allgemeine« telefonische Anfragen, indem Sie zum Beispiel in einem Prospekt bei den einzelnen Produkten die Durchwahlnummern der jeweiligen Ansprechpartner angeben.
    Statt Beirats- oder sonst einer Sitzung: Experten-Pool
    Ein Unternehmen wirkt so gewichtig wie die klangvollen Namen der Mitglieder in seinen verschiedenen Beiräten. Regelmäßig werden sie zusammengerufen, das kostet Spesen und die Zeit aller Beteiligten. Einige der Honoratioren geben wertvolle Ratschläge, andere schlürfen nur still ihren Kaffee. Das gilt auch für rein ehrenamtliche Gremien wie Kirchengemeinderäte oder Vereinsvorstände. Faustregel: Es wird viel zu viel turnusmäßig getagt.

    Die simplify-Methode: Laden Sie die Experten, die Ihnen helfen könnten, zu einem ersten ausführlichen Treffen ein, bei dem sie Ihr Unternehmen und die dort Beschäftigten kennen lernen. Ab dann laufen die Verbindungen nicht mehr über regelmäßige Sitzungen, sondern direkt zwischen den einzelnen Verantwortlichen im Unternehmen und dem jeweils kompetenten Berater. Das kann telefonisch geschehen, per Fax oder bei einem persönlichen Treffen. So werden nur die Berater konsultiert, die wirklich Hilfe bringen. Das ist für beide Seiten angenehmer. Die klangvollen |145| Beraternamen können Sie mit noch besserem Gewissen auf Briefbögen oder Prospekten aufzählen – denn nun tun sie wirklich, wofür sie gewonnen wurden: Sie beraten.
    Statt Reisekostenabrechnungen: Pauschalen
    Kaum ein Thema enthält so viel Sprengstoff und verbreitet so viel Unlust wie die Abrechnung von Geschäftsreisen. Die Buchhalter argwöhnen, dass die Reisenden sich amüsieren und an den Spesen reich werden, und die Reisenden fühlen sich doppelt bestraft: weg von der Familie und finanziell im Minus.

    Die simplify-Methode: Vereinbaren Sie Pauschalen für häufiger auftretende Dienstreisen, die sich an den bisher gezahlten Sätzen orientieren. Das erspart dem Reisenden wie der Buchhaltung zeitraubendes Zusammenrechnen. Der Reisende ist motiviert, in einem preiswerteren Hotel abzusteigen oder statt Taxi den Bus zum Flughafen zu nehmen, denn das gesparte Geld bleibt ihm (er muss es möglicherweise allerdings versteuern). Solange die Pauschalen im Rahmen bleiben und nicht als verdecktes Zusatzgehalt verstanden werden können, dürften dem Unternehmen keine steuerlichen Nachteile entstehen. Reisekosten sind für die Firma ja Betriebsausgaben – gleichgültig, ob sie sich an internen Pauschalen oder Steuertabellen orientieren.
    Statt Umlauf: Schwarzes Brett
    Meldungen, die alle angehen (»Morgen Parkplatz wegen Bauarbeiten nicht benutzen!«), werden gern durch Umlaufmappen oder per E-Mail weitergegeben. Die Mappe bleibt fast immer bei jemandem hängen, und E-Mails werden gern übersehen.

    |146| Unser simplify-Rat: Innovative Unternehmen erkennt man heute an gut