Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

Überwindung, aber schon nach kurzer Zeit werden Sie merken, dass die frische Schreibe mehr Spaß macht, dass die unangenehme Korrespondenz leichter von der Hand geht und die Empfänger Ihre Zeilen mit mehr Freude lesen.
    Benutzen Sie alle Ihre Sinne! Schreiben Sie, was Sie sehen, hören, schmecken und empfinden. Halten Sie es außerdem mit dem Briefideal von Kurt Tucholsky: Schreiben, wie man spricht. Dazu gehört der mittlerweile allgemein anerkannte Briefbeginn »Guten Tag, Herr …«.
    Vereinfachen Sie Ihre E-Mail
    »Sie haben 35 neue Nachrichten.« Immer mehr Arbeitnehmer werden von ihrem Computer mit solchen Botschaften begrüßt. Neben Briefpost und Faxen will eine ständig steigende Zahl elektronischer Botschaften beachtet und beantwortet werden. In manchen Unternehmen werden die Mitarbeiter von Spezialisten geschult, damit sie neben dem Bearbeiten von E-Mails überhaupt noch zu anderen Tätigkeiten kommen. Einer dieser Spezialisten ist Nathan Zeldes, Produktivitätsmanager bei Intel Israel, und das sind seine Ratschläge:
    |191| Ungeöffnet löschen
    Sehen Sie die Posteingangsliste mit Absendern und Themen genau durch, bevor Sie die einzelnen Meldungen lesen. Viele Nachrichten können Sie ungelesen löschen. E-Mail-Programme wie Outlook haben Filter, mit denen Sie bestimmte Arten von unerwünschten Meldungen von vornherein abweisen können. E-Mails mit Betreffzeilen in Großbuchstaben sind zum Beispiel so gut wie immer amerikanische Werbung.
    In Körbchen verteilen
    Bilden Sie den sinnvollen Umgang mit Papier im PC nach. Missbrauchen Sie den Ordner »Posteingang« nicht als Sammelbehälter, sondern legen Sie die Nachrichten nach dem Lesen in projektbezogenen Ordnern ab.
    Sofort beantworten
    Nutzen Sie den größten Vorteil von E-Mail: die schnelle Antwortmöglichkeit. Das sollte Ihnen in Fleisch und Blut übergehen: nach dem Lesen eine Meldung entweder löschen oder beantworten. Wenn Sie noch etwas arbeiten müssen, bevor Sie die volle Antwort geben können, schreiben Sie einen ganz kurzen Zwischenbescheid.
    Fünf-Wochen-Ordner einrichten
    Etwas Ähnliches wie den bewährten »Vor-Papierkorb« im papiernen Büro sollten Sie auch im PC haben. Legen Sie im Ordner »Fünf Wochen« alle Nachrichten ab, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob der Absender darauf noch einmal zurückkommt, oder die Sie anderweitig brauchen könnten. Sehen Sie diesen Ordner alle fünf Wochen durch und löschen Sie, was sich erledigt hat.
    |192| Kürzel erfinden
    Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen Abkürzungen in der Betreffzeile, aus denen schnell ersichtlich ist, worum es geht. Beispiele: »To do« oder »HB« (Handlungsbedarf) für wichtige Sachen, die erledigt werden müssen. »Info« oder »NZI« (nur zur Information) für nicht ganz so brenzlige Themen.
    »E-Mail-SMS« nutzen
    Praktisch sind Nachrichten, die sich komplett in der Betreffzeile unterbringen lassen. Schließen Sie die Betreffzeile mit »eom« (End of message) oder »nfm« (no further message) ab, damit der Empfänger Ihre E-Mail nicht öffnen muss. Besonders passend sind solche Kurzbotschaften als Empfangsbestätigung: »Vielen Dank für die prompte Antwort! (nfm)«
    Abwesenheit mitteilen
    Es ist kein unvermeidbares Schicksal, dass Sie nach Ihrem Urlaub Hunderte ungeöffneter E-Mails vorfinden. Die meisten E-Mail-Programme bieten das Feature »out of office«. Dann bekommen alle Absender eine Nachricht, wann Sie wieder da sind, und wissen, warum sie keine Sofort-Nachricht erhalten.
    CC sparsam verwenden
    E-Mails lassen sich sehr leicht an einen großen Adressatenkreis versenden. Das tun manche Menschen gern, um sich nach allen Seiten abzusichern. Vereinbaren Sie in Ihrer Firma, dass das nur noch in Ausnahmefällen genutzt werden sollte, denn vor allem die CC-Manie (»carbon copy«, |193| heißt eigentlich »Kohlepapier«) ist schuld an der E-Mail-Schwemme in den Betrieben.
    Vorsicht bei Anhängen
    Eine andere Unsitte: An eine E-Mail Bild- und andere Riesendateien anzuhängen. Tun Sie das sparsam und nur wenn Sie wissen, dass der Empfänger die Datei in dieser Größe braucht. Sonst ist es höflicher, ihm die entsprechenden Passagen auszuschneiden und nur die zu versenden. Wenn Sie Bilder verschicken, die nur zur Information dienen, verkleinern Sie sie vorher auf Bildschirmformat (maximal 700 Bildpunkte hoch) und speichern Sie Farbbilder im platzsparenden JPG-Format ab.
    Sobald Sie in Ihrer Posteingangsliste große Nachrichten sehen, öffnen Sie erst die E-Mail und