Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

S
13000
Diverse SCH
13100
Diverse ST
13200
Diverse T
13300
Diverse U
13400
Diverse V
13500
Diverse W
13600
Diverse X
13700
Diverse Y
13800
Diverse Z
    Für den Fall, dass Sie für bedeutende Geschäftsfreunde ein konkretes Debitorenkonto und für weniger bedeutende Kunden die Zusammenfassung unter „Diverse“ gewählt haben, soll das nachfolgende Beispiel aufzeigen, wie eine Auswertung der insgesamt noch offenen Posten aller Geschäftsfreunde (kein Null-Saldo, also offene Forderungen) ausfallen kann:
    Debitorenkonten ohne Null-Saldo (= Ausstehende Forderungen)
Konto
Bezeichnung
Saldo
Erläuterung
11500
Diverse E
1.349,50
Forderung
11900
Diverse I
204,60
Forderung
12600
Diverse P
435,90
Forderung
14100
Fa. Good Will GmbH
24.320,00
Forderung
1200
Forderungen L+L (=Sammelkonto)
26.310,00
Debitoren insgesamt
    Die Salden sämtlicher Debitorenkonten erscheinen in der EDV-Buchhaltung automatisch in einer Summe auf dem Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (L+L)“ (= Sammelkonto).
    Auf den Debitorenkonten ohne Null-Saldo stehen die noch ausstehenden Forderungen, die sogenannten „ Offenen Posten “.
    Praxis-Tipp: Arbeitserleichterung
    Debitoren- und Kreditorenbuchhaltungen müssen nicht beide geführt werden. Wenn Sie nur wenige Großkunden bzw. -lieferanten haben, können Sie sich die halbe Mühe sparen. So brauchen Sie nicht für jeden Geschäftspartner ein Personenkonto anzulegen und zu führen: Für „Diverse“ stellen Sie je nach Umfang ein Konto mit sämtlichen Diversen oder alphabetisch geordnete Konten (Diverse A, Diverse B etc.) zur Verfügung. Im letzteren Fall sollten eigene, alphabetisch geführte Konten wirklich nur wenigen, überschaubaren Kunden bzw. Lieferanten vorbehalten sein, damit Sie bei der Abstimmung den Überblick behalten.
    Abschließend noch ein Hinweis auf eine Regelung, die für große Gesellschaften i. S. d. § 267 Abs. 3 HGB relevant ist: Bei der Einrichtung und Organisation einer Debitorenbuchhaltung sollte man sich über die Besonderheiten des § 285 Nr. 4 HGB informieren, wonach dieser verpflichtend verlangt, dass im Anhang Angaben über die Aufgliederung der Umsatzerlöse nach Tätigkeitsbereichen sowie nach geografisch bestimmten Märkten gemacht werden, soweit sich die Tätigkeitsbereiche und geografisch bestimmten Märkte untereinander erheblich unterscheiden. Zu berücksichtigen ist dabei die Organisation des Verkaufs von Erzeugnissen und Dienstleistungen, die für die gewöhnliche Geschäftstätigkeit der Kapitalgesellschaft typisch sind.
    Zweck dieser Offenlegungspflicht ist es, einen tieferen Einblick in die Ertragslage der Gesellschaft zu vermitteln, und damit Hinweise auf mögliche Ergebnisrisiken, die sich aus der Umsatzstruktur ergeben, zu erteilen.
    Die Angabepflicht betrifft nur, wie vorstehend ausgeführt, große Gesellschaften. Für kleine und mittelgroße Gesellschaften gibt es hierzu eine Erleichterung: Sie sind gemäß § 288 Abs. 1 und 2 Satz 2 HGB von der Offenlegungspflicht befreit.
    Neben diesen größenabhängigen Erleichterungen bestehen gemäß § 286 Abs. 2 HGB noch sachliche Erleichterungen: Große Gesellschaften brauchen die Umsatzerlöse dann nicht aufzugliedern, wenn die Aufgliederung nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung der Gesellschaft oder einem Unternehmen, von dem die Gesellschaft mindestens 20 % der Anteile besitzt, einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen kann.
    Praxis-Tipp: Anhangangaben rechtzeitig klären
    Klären Sie bereits bei der Einrichtung Ihrer Buchführung, zu welchen Anhangangaben Sie verpflichtet sind.
    Sofern die beschriebene Aufgliederung gesetzlich vorgeschrieben ist und keine sachliche Erleichterung besteht, ist bei der Einrichtung und Organisation der Buchhaltung zu prüfen, ob die verwendete Buchführungssoftware über die benötigten Zusatzfeatures verfügt. So ist weiter denkbar, dass (Unter-)Aufgliederungen im Bereich der Umsatzerlöse gemacht werden.
    Dagegen nicht zielführend ist die Aufgliederung über einen gesondert eingerichteten Debitorenkreis (z. B. Kunden der Produktlinie A, B etc. oder Kunden aus den USA, aus Kanada etc.), die in der Praxis zuweilen anzutreffen ist. Und zwar deshalb, weil in den Debitoren nicht nur die Zugänge der Forderungen des Geschäftsjahres, sondern auch Forderungsabgänge von Vorjahren und Forderungsausfälle nicht nur des laufenden Jahres vorkommen werden, die einer schnell berechenbaren Aufgliederung zur Ermittlung der Umsatzerlöse entgegenstehen. Über den