Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Papierrechnung) grundsätzlich anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
Lesbarkeit der Rechnung
Vorhandensein sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen, die für eine ordnungsgemäße Rechnung gelten.
    Die elektronische Übermittlung von Rechnungen birgt die Gefahr, Rechnungen doppelt auszustellen. In Unkenntnis der Sachlage ist sich der „unerfahrene Neuanwender“ der elektronischen Rechnungsstellung regelmäßig nicht darüber bewusst, eine Gefährdung des Steueraufkommens i. S. d. § 14c UStG riskiert zu haben. Werden über einen Umsatz mehrere Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Steuer erteilt und übersteigt die Summe der Steuerbeträge die für den Umsatz insgesamt geschuldete Steuer, so liegt ein Fall des § 14c Abs. 1 UStG vor. Der Rechnungsaussteller schuldet dann die Umsatzsteuer doppelt.
    Folgende Praxisfälle sind denkbar, die es im Hinblick auf eine Gefährdung des Steueraufkommens i. S. d. § 14c UStG unbedingt zu vermeiden gilt:
im Zusammenhang mit der Einführung von elektronischen Rechnungen übersendet das Unternehmen eine elektronische Rechnung vorab und sendet die Papierrechnung per Post an den Leistungsempfänger,
die Rechnung wird in einem Web-Portal bereitgestellt und der Leistungsempfänger lädt sich diese Rechnung mehrfach herunter,
die Rechnung wird doppelt übertragen, da der Leistungsempfänger diese ein zweites Mal anfordert,
die Rechnung wird als strukturierter Datensatz für die Buchhaltung und zusätzlich per E-Mail mit PDF-Anhang übermittelt.
    Zur Vermeidung der Folgen des § 14c Abs. 1 UStG müssen Sie unbedingt darauf achten, dass eine aus bestimmten Gründen erteilte Zweitausfertigung der Rechnung auch als solche gekennzeichnet wird.
    Bislang wurden, wenn Rechnungen falsch waren, diese nach § 14 UStG im Original zurückverlangt. Infolge der Einführung der elektronischen Rechnungen gibt es aber keine Originale mehr. Daher müssen „falsche“ Rechnungen jetzt durch Stornorechnungen mit nachweisbarem Zugang „außer Kraft“ gesetzt werden. Die Rechnungsberichtigung neuer elektronischer Rechnungen kann nur durch Rechnungsstornos und eine entsprechende Dokumentation erfolgen. Ein Zurückfordern „falscher“ Rechnungen gibt es nicht mehr. Nach wie vor besteht die Möglichkeit, einen Korrekturbeleg zu erstellen.
    An der Art und Weise der Aufzeichnungen der Rechnungen ändert sich grundsätzlich nichts. Elektronische Rechnungen werden wie Papierrechnungen verbucht. Aus praktischen Erwägungen heraus ist es jedoch empfehlenswert, elektronische Vorgänge von Papiervorgängen kontenmäßig zu trennen.
    Auch nach der gesetzlichen Neuerung gelten für elektronische Rechnungen ebenso wie für Papierrechnungen die Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren (§ 14b UStG). Dabei sollte beachtet werden, dass elektronische Rechnungen in dem Format archiviert werden müssen, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei der Aufbewahrung elektronischerBelege müssen folgende – bislang schon bekannte – Grundsätze beachtet werden:
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
Datenzugriff
technische Prüfbarkeit digitaler Belege.
    Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien (z. B. CD-ROM, DVD), aber auch Bildträger (z. B. Mikrofilm). Wie vorstehend ausgeführt, sind hier ferner die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Die Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und auswertbar sein. Es stellt sich in diesem Zusammenhang allerdings die Frage, ob es überhaupt Speichermedien gibt, deren Lesbarkeit innerhalb einer Frist von 10 Jahren gewährleistet ist.
    Abschließend wird darauf hingewiesen, dass die Beachtung der vorgenannten Aufbewahrungspflichten nicht direkt an die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs geknüpft ist.
    Umsatzsteuerfragen
    Die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten wird als Soll-Besteuerung und die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten als Ist-Besteuerung bezeichnet. Die Soll-Besteuerung ist gleichzeitig die Regelbesteuerung (gem. § 16 Abs. 1 Satz 1