Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Zeitpunkt der Versteuerung der Anzahlungen, Abschlagzahlungen, Teilzahlungen, Vorauszahlungen bestimmt sich nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG, wonach die Umsatzsteuer – unabhängig von der Höhe der Zahlung – mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt bzw. Teilentgelt vereinnahmt worden ist, entsteht.
    Problematisch ist in der Buchführungspraxis, dass zum einen das Konto des Kreditors/Debitors bei Bezahlung auszubuchen ist und zum anderen bei Vorliegen von Anzahlungen die Konten „Erhaltene Anzahlungen“ und „Geleistete Anzahlungen“ innerhalb der Bilanz korrekt zu besetzen sind, bis diese mit der Schlusszahlung aufgelöst werden.
    Im Hinblick auf die korrekte Besetzung sind die „Geleisteten Anzahlungen“ bis zur Auflösung in der Bilanz zu aktivieren und die „Erhaltenen Anzahlungen“ bis zu ihrer Auflösung als Verbindlichkeiten zu passivieren (vgl. Bilanzgliederungsschema § 266 Abs. 2 A. I. 4, II. 4, B. I. 4, Abs. 3 C. III. HGB). Siehe zur Vertiefung auch die Kapitel „Sonstige Besonderheiten im Bereich der Debitoren“ und „Sonstige Besonderheiten im Bereich der Kreditoren“ und die nachfolgenden Beispiele.
    Für die erhaltenen Anzahlungen bieten sich folgende Konten in den DATEV-Standardkontenrahmen an:
    Akontozahlung
Konto
Kontonummer im DATEV SKR
Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen (bei Buchung über Debitorenkonto – Kontokorrent))
1593 (SKR 03) 1495 (SKR 04)
Verrechnungskonto erh. Anzahlungen (neu anzulegen, sofern nicht über Debitorenkonto/Kontokorrent gebucht)
1591 (SKR 03) 1371 (SKR 04)
Erhaltene Anzahlungen, versteuert 19 % (Automatikkonto)
1718 (SKR 03) 3272 (SKR 04)
    Praxis-Beispiel: Erhaltene Anzahlungen
    Der Kunde X bestellt im Juni einen größeren Posten Fertigerzeugnisse zu einem Festpreis von 100.000 EUR netto zzgl. 19 % USt. = 19.000 EUR. Bei Vertragsabschluss sind 20.000 EUR netto zzgl. 19 % USt. = 3.800 EUR als Anzahlung in bar fällig. Die Restforderung ist nach der Lieferung/Abnahme im September fällig und wird per Banküberweisung getätigt. Der Bilanzstichtag ist der 31.12.
    Bei Vertragsabschluss im Juni wird die Baranzahlung gebucht:
    Kasse
23.800 EUR
an Debitor X
23.800 EUR
    Laut Bilanzgliederung nach § 266 Abs. 2 HGB und dem Grundsatz der Kontenklarheit ist eine Aufteilung der erhaltenen Anzahlung vorzunehmen und folgendermaßen zu buchen:
    Interimskonto erhaltene Anzahlungen
23.800 EUR
an erhaltene Anzahlungen
20.000 EUR
an Umsatzsteuer 19 %
3.800 EUR
    Die Umsatzsteuer ist bei Anzahlungen sofort fällig!
    Bei Lieferung der Waren im September ist dann wie nachfolgend zu buchen. Zunächst aber ein Gesamtüberblick über alle Beträge:
    Rechnungsbetrag netto
100.000 EUR
zzgl. Umsatzsteuer 19 %
19.000 EUR
Gesamt brutto
119.000 EUR
abzgl. Anzahlung netto
20.000 EUR
abzgl. darauf entfallende USt.
3.800 EUR
ergibt eine Restforderung (brutto)
95.200 EUR
hierin enthaltene Umsatzsteuer mit 19 %
15.200 EUR
    Bei Lieferung der Waren im September wird gebucht:
    Debitor X
119.000 EUR
an Umsatzerlöse
100.000 EUR
an Umsatzsteuer
19.000 EUR
    Zeitgleich erfolgt eine „Stornierung“ (Auflösung) der erhaltenen Anzahlungen:
    Erhaltene Anzahlungen
20.000 EUR
Umsatzsteuer 19 %
3.800 EUR
an Interimskonto erhaltene Anzahlungen
23.800 EUR
    Bei der Restzahlung durch Banküberweisung wird folgendermaßen gebucht:
    Bank
95.200 EUR
an Debitor X
95.200 EUR
    Es sind Fälle denkbar, in denen ausnahmsweise das Interimskonto noch am Bilanzstichtag (im Beispiel 31.12.) besteht. Dann gibt es folgenden Handlungsbedarf:
    Wenn am Bilanzstichtag die Waren noch nicht geliefert worden sind, ist das Interimskonto mit dem Debitorenkonto kurzfristig zu saldieren, ansonsten entsteht ein negatives Debitorenkonto. Dies geschieht – in Fortsetzung des o. g. Beispiels – dadurch, dass Sie das „Interimskonto erhaltene Anzahlungen“ über den betreffenden Debitor auflösen.
    Praxis-Beispiel (Fortsetzung): Interimskonto
    Debitor X
23.800 EUR
an Interimskonto erhaltene Anzahlungen
23.800 EUR
    Die erhaltenen Anzahlungen werden dann am Bilanzstichtag, im Beispiel am 31.12., nach § 266 Abs. 3 C. 3. HGB in die Bilanz unter den Verbindlichkeiten ausgewiesen, da diese dort noch unverändert stehen.
    Am 1. Januar des Folgejahres ist der vorstehende Buchungssatz (Saldierung des Debitorenkontos mit dem Interimskonto) wieder rückgängig zu machen. Die unter den Verbindlichkeiten stehenden erhaltenen Anzahlungen werden dann bei Zahlung im neuen Jahr aufgelöst, wie dies in dem Buchungsbeispiel