Der Toyota Weg

den zukünftig angestrebten Prozess zu machen.
    Schritt 3.
Entwicklung einer Vision über den künftig angestrebten Prozess
. Bevor man sich eingehend mit der Veränderung des vorhandenen Prozesses bzw. der Skizzierung eines neuen Prozesses beschäftigt, ist es überaus wichtig, alle Verbesserungsideen der Teilnehmer unter die Lupe zu nehmen. Eine sehr gute Methode ist das Gruppen-Brainstorming, in dessen Verlauf die Teilnehmer ihre Vorschläge auf Karten schreiben. Der Workshopmoderator sammelt diese ein, liest sie laut vor und befestigt sie an den entsprechenden Stellen auf der Übersicht über den Ist-Zustand. Dann bewertet die Gruppe jede einzelne Idee, um festzustellen, ob sie geeignet ist, eines oder mehrere der festgelegten Ziele zu erreichen. EinigeIdeen sprengen vielleicht den Rahmen des Workshops, haben aber durchaus ihre Meriten. Sie werden „geparkt“ und an die entsprechenden Prozessverantwortlichen weitergeleitet. Dann erstellt die Gruppe eine Liste aller Vorschläge, die sich zur Umsetzung der neuen Vision eignen und zeichnet als Nächstes auf, wie der zukünftige Prozess unter Berücksichtigung der Prinzipien über schlanke Prozesse aussehen soll. Die Rolle des Moderators als Verschlankungsexperte besteht in dieser Phase darin, die Teilnehmer dazu herauszufordern, eine Vision über den zukünftigen Prozess zu entwickeln, der jegliche Verschwendung eliminiert, der die Qualität im ersten Durchlauf steigert und den Prozessfluss über alle Schritte hinweg optimiert, sowie die fließende Abfolge der neuen Arbeitsschritte zu entwerfen. Danach werden die Zeit der effektiven Bearbeitung sowie die Wartezeiten der neuen Aufgaben kalkuliert (bzw. geschätzt). Zu den wichtigen schlanken Konzepten, die auf jeden Fall Teil des neuen Prozesses sein sollten, gehören folgende:
     – Die Schaffung von One-Piece-Flow. Die Informationen sollten so nahtlos wie möglich durch das System fließen, anstatt im Stop-and-Go-Verfahren.
     – Einrichtung von Arbeitszentren (z.B. Organisationsstrukturen), die so auf den Wertstrom abgestimmt sind, dass sie den Kunden in einem fließenden Prozess dienen.
     – Einsatz funktionsübergreifender Teams, die, wenn möglich, in unmittelbarer Nähe zueinander arbeiten, um unnötige Bewegungen zu vermeiden.
     – Bestimmung eines Value-Streamoder Fallmanagers, der von Anfang bis Ende für die gesamte Dienstleistung aus Kundenperspektive verantwortlich ist – ähnlich dem Chefingenieur in Toyotas Produktentwicklung.
     – Nivellierung der Zahl an Transaktionen (des Arbeitsvolumens), wo immer möglich, um die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen.
     – Schaffung von Prozessen, die auf Anhieb eine einwandfreie Qualität erzielen, anstelle nachträglicher Qualitätsprüfungen (zum Beispiel die Abschaffung unnötiger Abnahmeverfahren, Kontrollen und Prüfzyklen).
     – Standardisierung der einzelnen Arbeitsschritte und deren eindeutige Dokumentation in Form von Arbeitsbeschreibungen.
     – Eliminierung redundanter Systeme wie zum Beispiel Abstimmungsprozesse zwischen verschiedenen Beteiligten.
     – Integration optischer Anzeigen und Kontrollen zur vereinfachten Darstellung des Arbeitsstatus (Minimierung des Aufwands zur Nachverfolgung).
    Sobald die Übersicht über den angestrebten zukünftigen Prozess fertiggestellt ist, werden die neuen Prozessmessgrößen berechnet und mit den Messgrößen des vorhandenen Prozesses verglichen, um die erwarteten Effizienzgewinne zu quantifizieren. An diesem Punkt wird die neue Vision dem Topmanagement sowie den Verantwortlichen anderer Prozesse zur unverzüglichen Genehmigung vorgestellt, deren Bereiche von der neuen Vision betroffen sind. Sobald alle der neuen Vision zugestimmt haben, kann sich die Gruppe dem nächsten Schritt, der Umsetzung, widmen.
    Schritt 4.
Umsetzung: handeln!
In der folgenden Phase dieses
kaizen
-Workshops wird die Vision über den neuen Prozess in die Realität umgesetzt. Die Übersicht über den neuen Prozess wird in Segmente unterteilt, und die Gruppe teilt sich in Untergruppen auf, von denen sich jede auf ein Segment konzentriert. Es wird ein Projektplan entwickelt, der die Fragen was, wann und wer klärt. Zu den Implementierungsaktivitäten während des Workshops können gehören:
     – Reorganisation von Arbeitsbereichen, um einen Prozessfluss zu erreichen
     – Arbeitsplatzorganisation (5S und optische Hinweisgeber)
     – Schaffung von Standardarbeitsanweisungen
     – Überprüfung von vorgegebenen