Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

verantwortlich?
    Erstens: Er sorgt zielstrebig für Problemlösungen, indem er
die Bedeutung der gemeinsamen Aufgabe klarstellt und die Erwartungen an die Teilnehmer hervorhebt.
Kurzeinführungen zu den Tagesordnungspunkten gibt, den Sachstand erläutert, alle Teilnehmer auf denselben Informationsstand bringt.
die Besprechung anhand des roten Fadens steuert und den Zeitplan einhält.
verschiedene Lösungen bewertet, zusammenfasst, Konsequenzen zieht, Entscheidungen fällt, Ergebnisse herausarbeitet und Maßnahmenkataloge erstellt (Zuständigkeiten, Termine, Kontrolle).
    Zweitens: Er gewinnt das Vertrauen der Teilnehmer, indem er
jeden Diskussionsbeitrag würdigt.
niemals bloßstellt.
unparteiisch bleibt.
stets sachlich und entspannt ist.
beim Formulieren unterstützt.
bei Konflikten vermittelt.
    Checkliste: Das Verhalten des Besprechungsleiters
Verhalten
Das Verhalten des Besprechungsleiters gegenüber den Teilnehmern
Der Besprechungsleiter
würdigt jeden Teilnehmer zu seinen Diskussionsbeiträgen
bewertet nicht
stellt nicht bloß
unterstützt beim Formulieren
Der Besprechungsleiter wird bei Gruppen
sorgfältig vorbereitete Fragen benutzen, um die Diskussion zu eröffnen, das Interesse zu wecken und das Denken anzuregen
die Interaktion steuern
die Reihenfolge der Wortmeldungen beachten
die Eigenart der Teilnehmer und Reaktionen der Gruppe auf einzelne Teilnehmer bei der Steuerung berücksichtigen
die Beteiligung aller Teilnehmer anstreben
Dauerredner taktvoll bremsen
Konflikte zwischen Teilnehmern von der Beziehungsebene auf die Aufgabenebene zurücklenken
bei ernsteren Konflikten übergeordnete Ziele oder Werte erörtern, Gemeinsamkeiten aufdecken und Gegensätze sachlich artikulieren
die Entstehung einer sachlichen, entspannten Atmosphäre fördern
die Stimmung positiv beeinflussen
mit Humor und Gelassenheit helfen, zur Sachlichkeit zurückzukehren
sich selbst unparteiisch verhalten
bei Wissensvorsprung keine Überlegenheit demonstrieren
Fakten sammeln
die Richtung der Diskussion steuern und die Formulierung eines Ergebnisses beschleunigen
den Erfolg der Besprechung sicherstellen und die Ergebnisse zusammenfassen
mit den Teilnehmern Beschlüsse fassen
Maßnahmen einleiten, Aufgaben fixieren, Termine setzen (wer, was, wo, wie, wann, warum erledigt) und er wird nachfassen und die Durchführung der Entscheidungen kontrollieren.
Das Verhalten des Besprechungsleiters bei der Durchführung der Besprechungen
Pünktlich anfangen
Motivation der Teilnehmer: Ziel und Bedeutung der gemeinsamen Aufgabe hervorheben. Die Erwartung an die Teilnehmer herausheben: Der Besprechungsleiter muss ein vertrauensvolles Arbeitsklima erzeugen; bei gegebenem Falle auf die Vertraulichkeit der Gespräche hinweisen.
Tagesordnung mit Zeitplan zeigen oder anschreiben; Änderungen berücksichtigen.
Diskussionseröffnung: Zu jedem Punkt Kurzeinführung, gleichen Informationsstand herstellen, Sachstandserläuterung.
Ergebnis herausarbeiten, Konsequenzen ableiten, Bewertung verschiedener Lösungsansätze, Entscheidung fällen, Maßnahmenkatalog erstellen (Zuständigkeit, Termine, Kontrolle).
Dank an die Teilnehmer, Ausblick auf das weitere Vorgehen und Themen für die nächste Besprechung.
    Insgesamt stellt dies eine sehr umfangreiche Liste dar, aus der Sie sich Ihre individuell auf Ihre Bedürfnisse als Besprechungsleiter abgestimmte Checkliste ableiten sollten. Diese sollte bei Besprechungen stets griffbereit vor Ihnen liegen.
    Checkliste: Durchführung der Besprechung (Details)
Verhalten
Fangen Sie die Besprechung unbedingt pünktlich an. Schlechte Zeitmanieren breiten sich wie eine Seuche aus.
Begrüßung der Teilnehmer; Personen, die dem Kreis nicht bekannt sind, unbedingt vorstellen.
Motivation der Teilnehmer: Ziel und Bedeutung der gemeinsamen Aufgabe hervorheben. Die Erwartung an die Teilnehmer herausheben.
Tagesordnung mit Zeitplan zeigen oder anschreiben und Vorschläge der Gruppe und Prioritäten berücksichtigen.
Sorgen Sie dafür, dass die für das Protokoll notwendigen Notizen angelegt werden: Wer macht es?
Geben Sie eine deutliche und lebendige Stellungnahme darüber ab, was diskutiert wird, sowie nützliche Hintergrundinformationen.
Erklären Sie technische Begriffe, wo nötig.
Schlagen Sie einen Diskussionsverlauf vor.
Holen Sie notwendige Daten und Informationen von den Teilnehmern.
Überzeugen Sie sich vom Sachverständnis der Teilnehmer.
Diskussionseröffnung: Einführung, z. B. durch Darstellung unterschiedlicher Standpunkte,