Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

organisieren.
    Mit Hilfe der folgenden Fragen können Sie die Moderation auf die konkrete Situation gezielt abstimmen:
Welche Spielregeln schlage ich der Gruppe vor – und welche nicht?
Wie bestimme und erkläre ich meine Rolle als Moderator?
Wie strukturiere ich die Arbeitssitzung?
Wie viel Zeit brauchen wir für die Zielerreichung?
Wie gestalte ich die einzelnen Arbeitsschritte?
    Beispiel
    Wenn Sie aus der Adressatenanalyse wissen, dass „Ihre“ Gruppe zurzeit sehr unharmonisch ist, könnten Sie gleich zu Beginn relativ klare und bestimmte Spielregeln für den Umgang miteinander einführen, z. B. „Zuhören und ausreden lassen!“, „Keine persönlichen Angriffe!“.

Organisation und Logistik sorgfältig planen
    Die beste Vorbereitung kann zunichte gemacht werden, wenn an die einfachsten Dinge nicht gedacht wurde. Sie werden nur mit Mühe ein konzentriertes Arbeitsklima schaffen können, wenn bei Sitzungsbeginn fehlende Stühle noch langwierig organisiert werden müssen (Im Speicher oben stehen noch welche. Ich suche mal den Hausmeister, der weiß, wo der Schlüssel ist.) oder kein Flipchartpapier für die Gruppenarbeit vorhanden ist (Ich dachte, Sie legen Folien auf. Papier ist aus, aber ich kann gleich jemanden losschicken).
    Folgende Fragen sollten Sie deshalb rechtzeitig beantworten:
    Checkliste: Organisation
Wo soll die Besprechung stattfinden (Ort, Raum)?
Ist die nötige Ausstattung vorhanden (Bestuhlung, Tische etc.)? Wenn nicht, woher bekommen Sie sie?
Wann soll die Sitzung stattfinden (Tag, Uhrzeit)?
Wie lange soll sie maximal dauern?
Welche Medien (Flipchart, Tafel, Beamer, Pinwände etc.) brauchen Sie?
Welches und wie viel Material brauchen Sie (Papier, Stifte, Folien etc.)?
Wie sieht die Verpflegung aus (Hauptmahlzeiten, Pausen, Getränke etc.)?
Bei Übernachtung: Welche Möglichkeiten bietet die Tagungsstätte nach der Arbeitssitzung?
Wie muss die Einladung aussehen?
Wer bereitet was vor?
Wer ist der Ansprechpartner des Moderators?

Worauf Sie bei der Einladung achten sollten
    Wer sollte eingeladen werden?
    Laden Sie nur die Personen ein, die wirklich gebraucht werden bzw. für die die Arbeitssitzung von hoher Bedeutung sind. Die Teilnehmerzahl sollte so gering wie möglich gehalten werden. So vermeiden Sie Besprechungstourismus, unwichtige Endlosdebatten und frustrierte Teilnehmer, die permanent darüber nachdenken, warum sie eigentlich eingeladen wurden, und alles mögliche tun, um sich ihre Langeweile zu vertreiben.
    Welche Informationen sollte die Einladung enthalten?
    Informieren Sie die Teilnehmer über alles, was diese wissen müssen, um sich gut auf die Arbeitssitzung vorbereiten zu können. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen und zeitraubende Missverständnisse.
    Bitten Sie um eine „formlose“ Teilnahmebestätigung, und – falls Auftrag und Anlass das nahe legen bzw. erfordern – um die zusätzliche Nennung von Themen für die Arbeitssitzung. Fassen Sie sich kurz und verschicken Sie die Einladung rechtzeitig.
    Eine professionelle Einladung sollte folgende Informationen enthalten:
    Checkliste: Einladung
Aufgaben
Warum findet das Treffen statt? Nennen Sie Anlass, Themen, Auftrag sowie Sinn und Nutzen der Arbeitssitzung.
Wo findet das Treffen statt? Außer der genauen Adresse (Ort, Straße, Hausnummer) und der Raumnummer sollten Sie auch einen Lageplan zur Verfügung stellen und die Anreisemöglichkeiten erklären. Vergessen Sie nicht eine Telefon- und Faxnummer anzugeben sowie einen Ansprechpartner für die Teilnehmer.
Wann findet das Treffen statt? Neben dem Datum sollten Sie auch Anfangs- und Endzeit sowie Pausenzeiten angeben.
Wie sieht der Arbeitsplan aus? Geben Sie den Teilnehmern einen Plan an die Hand, der die Arbeitsschritte mit Zielbestimmung und Zeitvorgabe enthält.
Wer nimmt teil? Nennen Sie die Namen aller Teilnehmer, des Moderators sowie evtl. von Referenten, Gästen etc.
Was ist noch wichtig? Informieren Sie die Teilnehmer auch darüber, ob Freizeitkleidung oder Kostüm und Anzug angesagt sind. Falls Aktivitäten außerhalb der Arbeitssitzung geplant sind, sollten Sie dies mitteilen.

Die Moderation durchführen
    Das Grundgerüst einer moderierten Arbeitssitzung ist so einfach wie allgemein. Es muss im Einzelfall natürlich mit den konkreten Inhalten bzw. individuell strukturierten Arbeitsschritten ausgefüllt bzw. konkretisiert werden. Hier lernen Sie die drei Phasen kennen, nach denen eine moderierte Arbeitssitzung aufgebaut ist:
die Einleitung
    Teilnehmer und