Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Überzeugungstechnik für bzw. gegen „widerspenstige“ Teams.
Ein Universalmittel. Es gibt viele Situationen, in denen eine moderierte Entscheidungsfindung falsch wäre.
    Beispiele dafür sind diverse Personalentscheidungen, viele wichtige Entscheidungen unter Zeitdruck, Entscheidungenmit solcher Tragweite, dass Sie die Verantwortung eines Teams bzw. seiner Mitglieder übersteigen oder schwerwiegende Entscheidungen, für die eine Einzelperson juristisch bzw. moralisch verantwortlich ist.
    Wichtig
    Moderation ist also kein Selbstzweck, sondern vielmehr ein Mittel, um definierte Ziele auf einem bestimmten Weg zu erreichen.

Eine Moderation vorbereiten
    Alle Dinge gelingen, wenn sie vorbereitet sind,
    und misslingen, wenn sie nicht vorbereitet sind.
    (Konfuzius)
    Wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Arbeitssitzung (Workshop, Besprechung, Meeting, Qualitätszirkel, Teamsitzung etc.) ist eine gründliche Vorbereitung. Davon handelt das folgende Kapitel. Sie erfahren
wie Sie die geeigneten Teilnehmer auswählen
wie Sie Anlass und Ziel der Sitzung korrekt ermitteln
wie Sie alle zur Gestaltung erforderlichen Mittel organisieren
wie eine korrekte Einladung aussieht

Warum die Vorbereitung so wichtig ist
    Eine effiziente Arbeitssitzung beginnt mit der optimalen Vorbereitung. Diese erste Phase ist wichtig, weil sie unverzichtbare Informationen zum Hintergrund, zu den Teilnehmern und für die Planung der Arbeitssitzung liefert. Als Moderator sollten Sie sich deshalb schon vor Ihrem Einsatz über folgende Aspekte Gedanken machen:
Wer nimmt teil, und worauf muss ich besonders aufpassen? (Adressatenanalyse)
Worum geht es, und welches Ergebnis wollen wir erarbeiten? (Anlass, Auftrag, Ziele und Inhalte der Arbeitssitzung)
Welche Schritte führen uns zum Ziel der Sitzung, zum angestrebten Ergebnis? (Gestaltung der Arbeitssitzung)
Welche Arbeitsmittel brauchen wir? Müssen Räume, Übernachtungsmöglichkeiten etc. bestellt werden? (Organisation und Logistik)
Wer sollte teilnehmen, und wie informiere ich die Teilnehmer? (Einladung)
    Im Idealfall setzen Sie sich in der Vorbereitungsphase in Einzelgesprächen mit dem Auftraggeber und einigen repräsentativen Mitgliedern der Arbeitsgruppe zusammen. Ist das nicht möglich, müssen die wichtigsten Fragen gleich zu Beginn der Arbeitssitzung gemeinsam gestellt und beantwortet werden.
    Die folgenden Fragelisten zeigen Ihnen, wonach es sich im Rahmen der Vorbereitung zu fragen lohnt. Im Einzelfall kann es natürlich sein, dass einige Fragen wegfallen, dafür aber andere wichtig werden, die zusätzlich gestellt werden müssen.

Wer nimmt teil? – Die Adressatenanalyse
    Je mehr Sie über die Teilnehmer und deren Hintergrund wissen, desto besser können Sie Ihre Moderation auf die Gruppe abstimmen. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie keine Wertungen aus den Informationen ableiten, die Sie bei Ihrer Arbeit als neutraler Moderator nur behindern würden.
    Mit der folgenden Checkliste können Sie die wichtigsten Informationen zu den Teilnehmern zusammentragen:
    Checkliste: Adressatenanalyse
Wer sind die Teilnehmer?
Wie gut kennen sich die Teilnehmer untereinander?
Welchen beruflichen/fachlichen Hintergrund haben sie?
Welches Vorwissen/Fachkenntnisse bringen die einzelnen Teilnehmer mit?
Welche Hierarchieverhältnisse herrschen in der Gruppe?
Welche Stellung nimmt die Gruppe im Gesamtunternehmen ein?
Welche Erfahrungen zur gemeinsamen Arbeit/Moderation bringen die Teilnehmer mit?
Wie ist der Informationsstand der Teilnehmer?
Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Arbeitsauftrag/zur Arbeitssitzung?
Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Moderator und zur moderierten Arbeitsweise?
    Im folgenden Beispiel können Sie sehen, welche Auswirkungen es haben kann, wenn die Adressatenanalyse nur lückenhaft durchgeführt wurde.
    Beispiel
    Die Situation: Frau Simon wird von Abteilungsleiter Winter gebeten, ein Konfliktgespräch zwischen ihm und seinem Stellvertreter, Herrn Huber, zu moderieren. Frau Simon wird in ihrem Unternehmensbereich gerne als Moderatorin für Konflikte herangezogen. Es gelingt ihr meistens sehr schnell, Vertrauen zu den Konfliktparteien aufzubauen und diese bei der Lösungsfindung zu unterstützen.
    In der Vorbereitungsphase erkennt Frau Simon in Gesprächen mit Herrn Winter und Herrn Huber, dass die Situation keineswegs aussichtslos ist und sieht schon mehrere realistische Lösungsmöglichkeiten. Ihren Optimismus teilt Sie beiden Gesprächspartnern mit,