Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

verärgert (Warum lässt er uns erst Argumente zusammentragen, wenn er dann sowieso nur das tut, was er ohnehin schon wollte? Der Chef erwartet von uns nicht unsere ehrliche Meinung, sondern will, dass wir seine vorgefasste Meinung erraten und bestätigen.).
    Herr Werner ist verunsichert. (Das werde ich wohl zu spüren bekommen, dass mich niemand als Stellvertreter wollte.)
    Vor dem Hintergrund dieser „Unternehmenskultur“ kann Moderation nicht funktionieren.

Welche Rolle Sie als Moderator haben
    Ein Moderator sollte sich als Dienstleister verstehen. Er unterstützt die Gruppe dabei, ihre Ziele zu finden und effizient zu erreichen. Ein Moderator kann von außen für eine Sitzung engagiert werden, es können aber auch Mitarbeiter des eigenen Unternehmens gebeten werden, eine Moderation zu übernehmen.
    Welche Einstellung sollte ein Moderator mitbringen? Ideal wäre die Verbindung von optimistischer Gelassenheit mit durchsetzungsfähiger Toleranz. Wichtiger als jedes Ideal sind aber Ehrlichkeit und Offenheit. Diese Eigenschaften sind die Basis für Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Wenn Sie als Moderator glaubwürdig sind und das Vertrauen der Teilnehmer genießen, „dürfen“ Sie Fehler machen, Ecken und Kanten zeigen – und werden „trotzdem“ (besser: gerade deshalb!) mit schwierigen Situationen fertig.
    Also: Seien Sie Sie selbst, spielen Sie keine Rolle, denn Authentizität ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Moderation.
    Was gehört zu Ihren Aufgaben?
    Normalerweise übernehmen Sie als Moderator Vorbereitung, Leitung und Nachbereitung einer Arbeitssitzung. Die Gruppe sollte von allen Fragen zu Organisation, arbeitstechnisch-methodischem Vorgehen und zur Ergebnissicherung der Arbeitssitzung entlastet sein.
    Als Moderator haben Sie folgende Aufgaben:
    Checkliste: Aufgaben des Moderators
Aufgaben
Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Personen rechtzeitig zur Arbeitssitzung eingeladen und über deren Sinn, Zweck und Themen informiert werden.
Entwickeln Sie eine Strategie zur Vorgehensweise in der Arbeitssitzung (Zeit- und Arbeitsplan).
Überlegen Sie sich Methoden, die der Gruppe entsprechend der Zielsetzung der Arbeitssitzung helfen, das Ziel zu erreichen bzw. die Strategie umzusetzen.
Achten Sie darauf, dass bei der Zusammenarbeit alle Teilnehmer gehört und berücksichtigt werden und niemand die Gruppe unfair dominiert.
Stellen Sie durch Strategie- und Methodenwahl sicher, dass alle Teilnehmer aktiv mitarbeiten können.
Schützen Sie jeden Teilnehmer vor unfairen Angriffen.
Erklären Sie vor jedem Arbeitsschritt das Vorgehen und das Ziel.
Strukturieren und leiten Sie die Diskussionen.
Unterstützen Sie das Team bei der Überwindung von Schwierigkeiten, Konflikten und Blockaden.
Bemühen Sie sich um Neutralität und vermeiden Sie im Normalfall, die Beiträge der Teilnehmer zu bewerten oder zu kommentieren.
Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse adäquat protokolliert und schnell an alle Beteiligten bzw. Betroffenen weitergeleitet werden.
    Freilich sind Sie nicht nur der Arbeitsgruppe gegenüber verpflichtet, sondern müssen auch die Interessen des Auftraggebers beachten – Auftraggeber ist, wer die Arbeitsgruppe ins Leben gerufen hat. Moderation ist eine Investition von Zeit, Energie und Geld. Stellen Sie also für Ihren Auftraggeber sicher, dass die investierte Zeit und Energie der Gruppenmitglieder bestmöglich genutzt wird bzw. die vereinbarten Ziele des Moderationsprozesses möglichst effizient erreicht werden.
    Bei allen Regeln, Leitfragen und Tipps, die wir Ihnen vorschlagen, gilt: Sie sollen Ihnen eine Vorstellung von dem geben, was Ihre Tätigkeit umfassen kann, und Sie unterstützen, wo immer Sie dies wollen. Feste, unumstößliche Regeln für die Moderation dürfen Sie nicht erwarten. Diese können und wollen wir Ihnen auch nicht geben. Denn es gibt keine festen Regeln, da Menschen und Situationen viel zu unterschiedlich sind.
    Wichtig
    Bitte denken Sie daran: Alles, was Sie als Moderator tun, sollten Sie zwanglos und souverän tun, und das können Sie nur mit Methoden, die Ihrer Art zu moderieren entsprechen und die Sie für richtig halten.

Was Moderation nicht ist
Eine Methode zur Absegnung bereits (heimlich „von oben“) getroffener Entscheidungen.
Eine Kuschel- oder Therapietechnik zur Stärkung des Teamfeelings.
Eine Manipulationsmethode, um ein Team „aufs richtige Gleis zu bringen“.
Eine Gelegenheit zur Selbstdarstellung von Moderatoren.
Eine Durchsetzungs- oder