Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

natürlich ohne konkret zu werden.
    Im Konfliktgespräch selbst aber verhält sich Herr Huber sehr verschlossen und unkooperativ und leistet nur minimale Beiträge zur Lösungsfindung. Das Gespräch endet ohne greifbare Ergebnisse, die Fronten scheinen sich sogar noch verhärtet zu haben. Frau Simon ist frustriert. Sie kann sich nicht erklären, wie es dazu kam.
    Was ist schief gelaufen? – Herr Huber hat bei seinem letzten Arbeitgeber sehr schlechte Erfahrungen mit Moderatoren gemacht. Moderatoren wurden dort als Disziplinierungs- und Durchsetzungskommando eingesetzt. Herr Huber hatte deshalb im Konfliktgespräch Angst, dass Offenheit und Kooperation zu seinem Nachteil ausschlagen könnten. Aus seinem Erfahrungshintergrund heraus hat er das Gespräch mehr oder minder bewusst als Finte des Abteilungsleiters verstanden, der seine Vorstellungen durchsetzen will. Er sah für sich dabei also keine aktive Rolle.
    Frau Simon hat sich bei der Adressatenanalyse offenbar stark auf ihren guten Ruf und ihre Vertrauensstellung im Unternehmen verlassen – und darauf, dass moderierte Sitzungen allgemein positiv eingeschätzt werden. Hätte sie daran gedacht, die beiden letzten Fragen der Checkliste zur Adressatenanalyse zu stellen, hätte das Gespräch wahrscheinlich einen konstruktiven Verlauf genommen.

Worum geht es in der Sitzung?
    Klären Sie vorab die Erwartungen, die von den Beteiligten an die moderierte Sitzung gestellt werden. Von zentraler Bedeutung ist dabei natürlich der Anlass für die Sitzung und wer welche Ziele damit verfolgt. Sie sollten zusammen mit dem Auftraggeber und den Teilnehmern der Arbeitssitzung den Auftrag präzise bestimmen.
    Checkliste: Anlass und Ziel der Sitzung
Worum geht es überhaupt?
Wer hat die Gruppensitzung angeregt bzw. veranlasst?
Welcher Anlass besteht für die Gruppensitzung bzw. die Zuziehung eines Moderators?
Was verspricht sich der Auftraggeber von der Gruppensitzung bzw. der Moderation?
Wie lautet der Auftrag für die Gruppensitzung bzw. das Gesamtprojekt, dessen Teil die Gruppensitzung ist?
Warum ist der Auftrag sinnvoll bzw. wichtig?
Wer hat an dem Auftrag ein wichtiges Interesse inner- und außerhalb des Unternehmens/Teams?
Was ist das Ziel der Arbeitssitzung bzw. des Gesamtprojektes?
Handelt es sich um eine Informationsbesprechung, eine Besprechung zur Problemlösung oder Entscheidungsvorbereitung oder um eine andere Besprechung?
Warum ist das Ziel sinnvoll und wichtig?
Wer hat besonderes Interesse an der Zielerreichung?
Weiß ich genug zum Thema, oder muss ich noch etwas in Erfahrung bringen?
    Wie wichtig es ist, Erwartungen abzuklären, zeigt das folgende Beispiel.
    Beispiel
    Eine Kundenbefragung für die Firma Datatech hat deutliche Mängel im Außendienst aufgedeckt. Die Außendienstmitarbeiter werden zu einer ganztägigen Besprechung mit den jeweiligen Regional- und Abteilungsleitern eingeladen. Herr Müller soll als Moderator die Sitzung leiten.
    Er stellt folgendes Tagesprogramm auf: Zunächst wird er den Teilnehmern der Sitzung die Ergebnisse der Kundenbefragung klar und übersichtlich präsentieren, dann soll die Gruppe die Ursachen für die Unzufriedenheit der Kunden herausarbeiten und im dritten Schritt für die wichtigsten Schwachstellen Lösungsansätze entwickeln.
    Doch es kommt anders. Herr Müller sieht sich einer Gruppe von Außendienstmitarbeitern gegenüber, die an den Ergebnissen der Befragung gar nicht interessiert sind. Der Hintergrund: Datatech wird in sechs Monaten mit der Firma Computech fusionieren. Man erwartet einschneidende Veränderungen im Außendienst, vermutlich werden Stellen abgebaut, Mitarbeiter versetzt und das Unternehmen umstrukturiert. Die Außendienstmitarbeiter fragen sich natürlich, welchen Sinn die Sitzung angesichts einer solchen Situation hat. In spätestens sechs Monaten „ist sowieso alles anders“. Herr Müller hat also eine Arbeitssitzung konzipiert, deren Sinn, Zweck und Nutzen unklar ist. Mit einer sorgfältigeren Vorbereitung hätte er diese Hintergründe erkennen können.

Wie wird eine Arbeitssitzung gestaltet?
    Die Gestaltung der Sitzung hängt stark von den Antworten ab, die Sie bei der Adressatenanalyse und der Frage nach Anlass, Inhalt und Ziel der Sitzung erhielten. So werden Sie beispielsweise einer Gruppe mit Teilnehmern, denen wichtige Informationen unbekannt sind, Zeit und Gelegenheit verschaffen, sich diese Informationen anzueignen – z. B. indem Sie einen Expertenvortrag mit Frage- und Diskussionsmöglichkeit