Projektmanagement & Business Coaching

bleiben.
    Natürlich sind nicht alle Ungenauigkeiten beim Erstellen
eines vorläufigen Budgets auszuschließen, zum Beispiel durch fehlende
Kenntnisse eines Einzelschrittes, wenn er zum ersten Mal durchgeführt wird.
Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass diese Ungenauigkeiten nicht
durch Nachlässigkeit beim Erstellen des Budgets entstehen. Die Erstellung des
Kostenplans sollte so realistisch wie irgend möglich sein.
    Es ist sinnvoll, die Kosten erst dann abzuschätzen, wenn die
Zeitdimensionen bekannt sind, da die Arbeitskosten häufig die wichtigste Kostenkategorie darstellen. Damit basiert die Entwicklung des Projektbudgets auf dem
Struktur- und Zeitplan.
    Im Folgenden werden die einzelnen Kostenkategorien
aufgeführt:
    - Arbeitskosten:die Löhne und Gehälter aller direkt
am Projekt arbeitenden Arbeiter und Angestellten für die dafür aufgewendete
Zeit
    - Gemeinkosten:Arbeitgeberabgaben und
Nebenleistungen für die Projektmitarbeiter (i. allg. ein Prozentsatz der Gesamtlohnkosten)
    - Materialkosten:die Kosten aller Gegenstände, die
im Projekt verbraucht werden, zum Beispiel Bauholz, Zement, Kabel
    - Ausrüstungskosten: Kosten von Werkzeugen, Geräten,
Büroartikeln, etc., die im Projekt benötigt werden; bei einer Nutzung einer
Einrichtung über die Projektdauer müssen die Kosten möglicherweise über die
Dauer umgelegt werden
    - Gerätemieten: die Mietkosten für Großgeräte, zum Beispiel
Gerüstmaterial, Kompressoren, Kräne
    - Nebenkosten: die Kosten für Management und unterstützende
Dienste wie Einkauf, Buchhaltung, Sekretariat, etc., für die dem Projekt
gewidmete Zeit (i. allg. ein Prozentsatz der Gesamtprojektkosten)
    - Gewinn: der Gewinn bei einem erfolgreichen Abschluss des
Projektes (i. allg. ein Prozentsatz der Gesamtprojektkosten)
    Tabelle 4.4: Fallbeispiel Hallenbaumaßnahme;
Projektkosten- Arbeitsblatt in T€

    Wenn die einzelnen Kostenkategorien festgestellt sind und
das Projekt in Einzelschritte aufgeteilt ist, wird ein Arbeitsbogen erstellt,
um die Kosten für das gesamte Projekt festzulegen. In Tabelle 4.4 wird dies für
die Fallbeispiel: Hallenbaumaßnahme dargestellt.
    Die Kosten der Einzelschritte, die zum Beispiel an einen
Unterauftragnehmer vergeben werden, sind im Allgemeinen viel einfacher
einzuschätzen als die eigenen, weil heute die meisten Aufträge zum Festpreis vergeben werden. Diese Kosten setzen sich dann aus dem vereinbarten Preis, dem
Festpreis, und den Kosten für die Auswahl des Auftragnehmers und der Vergabe
des Unterprojektes zusammen.

4.3 Verantwortung delegieren
    Es muss so früh wie möglich entschieden werden, wer für den Abschluss
jedes Einzelschritts des Projektes verantwortlich ist, so dass die Betroffenen
an der Planung von Terminen und Budget teilhaben können. Diese Teilnahme erhöht
natürlich auch die Motivation und Verantwortung der Mitarbeiter. Wird dies
versäumt, kann eine Situation entstehen, in der sich niemand verantwortlich für
die Aufgabe fühlt (Bild 4.10 und Bild 4.11). Leider ist das aber in der Praxis
oft der Fall.
    Je nach Größe des Projektes variiert die Zahl der
eingebundenen Personen. Bei kleinen Projekten kann ein Mitarbeiter auch für
mehrere Einzelschritte oder das gesamte Projekt Verantwortung tragen.
    Um die Ressourcen bei der Verantwortungsvergabe am besten
auszuschöpfen, sollten auch die Unterauftragnehmer und
Dienstleistungsabteilungen neben den Projektmitarbeitern als Verantwortliche mit einbezogen werden.

    Bild 4.10: Nicht verteilte Verantwortungen 4.2
    In Bild 4.12 a wird dem Projektleiter während der Wartungsarbeiten  nicht die volle Hierarchie
zugeteilt. Die Mitarbeiter der Mechanischen Instandhaltung berichten ihm nicht,
sondern ihrem hierarchischen Vorgesetzten. So muss er den Informationen über
das Projekt beim Leiter der Mechanischen Instandhaltung erfragen, denn der
berichtet ihm im normalen Betrieb nicht. Oder sie entgehen ihm völlig.
    Erst nachdem der Projektleiter die volle Verantwortung
während der Wartungsarbeiten zugeteilt bekam (Bild 4.12 b), laufen die Arbeiten
korrekt ab. Diese Verantwortung wird jedes Mal neu und nur zu Wartungsarbeiten
erteilt.

    Bild 4.11: Nicht verteilte Verantwortungen 4.3
    a)               b)
    Bild 4.12: Verantwortungen konsequent zuteilen a) vorher:
Einflussprojektleitung, b) nachher: Reine Projektleitung

4.4 Testen Sie Ihre Fortschritte
    Mit den folgenden Fragen können Sie Ihr Wissen überprüfen.
    Fragen zum 4. Kapitel: Welche Aussagen