Starthilfe für Freiberufler

Privatleben finden, ist ein gutes Zeitmanagement notwendig.
Disziplin versus Freiheit
    Als Freiberufler kann man sich seine Zeit frei einteilen, so heißt es zumindest. Stimmt das wirklich? Theoretisch ja, schließlich kann man – im Vergleich zu vielen Festangestellten – selbst entscheiden, ob und wann man bestimmte Aufträge erledigt, wann man den Arbeitstag beginnt und beendet oder in welcher Geschwindigkeit man arbeitet.
    In der Praxis dürften jedoch einige Einschränkungen dieser These gelten: Zunächst ist man sicherlich ein Stück weit abhängig von den Arbeitszeiten seiner Auftraggeber. Undnatürlich von deren Erwartungen an Ihre (permanente) Verfügbarkeit: „Können Sie mal schnell drüber schauen?“ – „Ich bräuchte das Logo aber schon morgen.“ – „Am besten gestern.“ Sätze wie diese sind wohl vielen Freelancern bekannt. Oft gerät man dadurch in eine Zwickmühle: Auf der einen Seite will man den Kunden nicht verprellen, auf der anderen Seite hat man vielleicht aber gerade überhaupt keine Zeit, den Auftrag mit der sonst üblichen Sorgfalt zu erledigen. Hinzu kommen Unwägbarkeiten, die sich vorher häufig nicht einkalkulieren lassen: Ein Kunde, dessen Auftrag Sie fest eingeplant haben, springt kurz vorher ab; ein Auftrag ist aufwendiger und kostet Sie mehr Zeit als geplant; oder Sie fühlen sich einfach an einem Tag nicht wohl und die Arbeit bleibt liegen. Eine bis ins Kleinste durchgetaktete Planung wird wohl bei den wenigsten funktionieren.
    Achtung
    Wichtig ist vor allem, dass Sie Ihren Kunden mitteilen, wenn Sie im Moment wenig freie Kapazitäten haben. Den Kunden täglich zu vertrösten oder schlimmstenfalls schlechte Arbeit abzuliefern ist unprofessionell. Ähnlich verhält es sich mit den Ausreden: krank, Computer kaputt, Daten weg – kann alles mal passieren, wenn jedoch ständig etwas dazwischenkommt, so spricht das für ein schlechtes Zeitmanagement, das durch die Ausreden auch nicht besser wird.
    Auf eine zumindest grobe Planung Ihrer Kapazitäten werden Sie trotzdem nicht verzichten können. Notieren Sie sich also kontinuierlich alle Aufgaben, die Sie erledigenmüssen, mit dem geschätzten Zeitaufwand – ob Sie das in Tages-, Wochen- oder Monatszyklen tun, hängt von Ihrer Tätigkeit und dem eingeplanten Arbeitsaufwand ab. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie sich neben den Kundenaufträgen auch Zeitfenster für die Pflege Ihrer Webseite, die Buchführung oder die Kundenakquise reservieren. Berücksichtigen Sie außerdem, dass auch mal das Telefon klingelt, von der täglichen E-Mail-Flut gar nicht zu sprechen. Auch hierfür sollten Sie mindestens 30 Minuten täglich einkalkulieren.
    Achtung
    Jede eingehende Mail ist ein ein Konzentrationskiller: Wenn Sie sich leicht ablenken lassen, sollten Sie sich Zeitblöcke reservieren, in denen Sie ausschließlich Ihre E-Mails bearbeiten. Wie häufig ein E-Mail-Block notwendig ist, hängt von Ihrer Arbeit ab. Vielleicht reicht Ihnen sogar nur einmal am Tag?
    Ob kostenpflichtig oder gratis, im Internet finden Sie eine Vielzahl von Zeitmanagement-Tools, mit deren Hilfe Sie einfach erfassen können, wie viel Zeit Sie für verschiedene Projekte, für Buchhaltung oder für andere Aufgaben einplanen. Die Suche nach dem richtigen Programm könnte allerdings ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, da jede Tätigkeit andere Anforderungen an die Funktionalität stellt. Probieren Sie am besten aus, welches Tool zu Ihnen passt. Die gute alte Checkliste auf dem Papier oder ein Excelblatt sollten auch ihren Dienst erfüllen.
    Praxistipp
    Auch wenn der Auftrag aufwendiger ist als geplant: Informieren Sie Ihren Auftraggeber rechtzeitig darüber und erläutern Sie ihm auch die Gründe, sodass er sich zumindest darauf einstellen kann. Unter Umständen sollten Sie sogar Ihr Honorar neu verhandeln.
    Bislang war nur von komplizierter Planung, ständiger Verfügbarkeit und Informationspflichten die Rede – wo bleibt denn nun die so oft gerühmte Freiheit? Schließlich ist das einer der Gründe, warum man die selbstständige Tätigkeit gewählt hat. Nun, Sie haben es selbst in der Hand. Es ist Ihre Verantwortung, als Unternehmer einzuschätzen, wann der Arbeitstag für Sie zu Ende ist. Wenn dringende Abgabetermine sind – keine Frage, der Job geht in der Regel vor. Ist die Auftragslage