Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

restlichen 20 Prozent müssen wir 80 Prozent unserer Zeit und Energie aufwenden! Nutzen Sie Ihre produktiven Zeiten, um genau dann effizient zu arbeiten. Richten Sie sich Freiräume ein, in denen Sie nur wichtige Dinge erledigen. Am besten eignen sich die Stunden, in denen es die wenigsten Störungen von außen gibt. Stellen Sie Ihr Telefon auf eine Kollegin um und ziehen Sie sich in einen Raum zurück. So erledigen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben mit der bestmöglichen Konzentration! Machen Sie die oben erläuterte ABC-Analyse − teilen Sie also Ihre Arbeit in A-, B- und C-Aufgaben ein − und setzen Sie für die Erledigung einen Zeitrahmen:
Die sehr wichtigen A-Aufgaben verlangen Ihre volle Konzentration. Sie können sie nicht delegieren. Reservieren Sie 65 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit dafür.
Bei den B-Aufgaben reichen 20 Prozent der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit. Den Rest der Aufgaben delegieren Sie.
C-Aufgaben verschlingen den Großteil Ihrer Zeit. Lassen Sie sich nicht irritieren und verwenden nur 15 Prozent auf diese! Delegieren Sie den Rest oder lassen ihn, falls es zeitlich überhaupt nicht passt, unerledigt.
Ihr Plan für Notfälle: die 3x1-Regel
    Sollte in Ihrem Büro bereits das Chaos ausgebrochen sein − und Ihnen keine Möglichkeit zu systematischem Abarbeiten bleiben −, müssen Sie die Notbremse ziehen. Für einen solchen Fall gibt es die 3x1-Regel:
nur eine Minute pro Gespräch telefonieren,
nur eine Seite pro Brief schreiben,
nur eine Stunde pro Besprechung investieren.

    Wohlgemerkt, es handelt sich um einen Notfallplan. Lassen Sie solche Situationen möglichst erst gar nicht entstehen − indem Sie rechtzeitig planen und Prioritäten setzen.

Projektmanagement
    Misserfolg ist eine Chance, es beim nächsten Mal
besser zu machen.
    Henry Ford, US-Automobilfabrikant
    Management ist nichts weiter als die Kunst, drei Leute dazu zu bringen, die Arbeit von drei Leuten zu tun, meinte der amerikanische Werbefachmann William Feather. Sein Landsmann Cyril Northcote Parkinson definierte Management so: «Bedingungen schaffen, die der Mannschaft das Arbeiten erleichtern.» Und der französische Politiker Jean-Jacques Servan-Schreiber sah die eigentliche Rolle des Managements im intelligenten Reagieren auf Veränderungen. Wenn Sie als Assistentin Ihr Projektmanagement nach diesen Vorgaben ausrichten, werden Sie erfolgreich sein.
Die ersten Schritte
    Arbeitsschritte überwachen, Informationen sammeln und an alle Beteiligten weitergeben − das sind die wichtigsten Aufgaben beim Projektmanagement. Am besten, Sie tasten sich mit diesen Schritten heran:
Zielformulierung mit Inhalt: Was soll erreicht werden? Mit welchen personellen, logistischen, finanziellen Mitteln soll das Ziel erreicht werden? Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Denken Sie auch daran, überprüfbare Zwischenziele zu setzen!
Teameinteilung: Klären Sie bei der ersten Sitzung: Wer ist Projektleiter? Wer sind die Teammitglieder? Welche internen Experten müssen hinzugezogen werden? Werden auch externeFachleute benötigt? Wie werden die Kompetenzen geregelt? Wer ist wofür verantwortlich?
Projektorganisation: Wie wird die Zusammenarbeit geregelt? Trifft man sich regelmäßig? Tauscht man sich per E-Mail aus? Wie stimmen sich die Beteiligten über die Arbeitsergebnisse ab? Wer erstellt Protokolle? Wer die Statusberichte an den Projektleiter? Welche finanzielle und zeitliche Bedeutung hat das Projekt im Verhältnis zum sonstigen Tagesgeschäft? Können Erkenntnisse von anderen im Unternehmen bereits abgeschlossenen Projekten verwendet werden?

    Jetzt können Sie einen Strukturplan erarbeiten, in dem Sie alle Einzelschritte zur Erreichung Ihrer Ziele und Zwischenziele planen und anschließend festlegen.
Strukturplan mit Zielüberprüfung und Kostenkontrolle
    Ihr Strukturplan beinhaltet neben der Vorbereitung, Zeitein- und Aufgabenverteilung auch eine fortlaufende Überprüfung der Ziele und Kontrolle der Kosten. Neun Punkte sollten Sie hier beachten:
Listen Sie alle Kostenarten auf: Personal, Fremdleistungen, Material, Investitionen, Hilfsmittel. Machen Sie regelmäßig Soll/ Ist-Abgleiche.
Steht das Projektziel − einschließlich aller Teilziele − allen Beteiligten vor Augen? Wo bedarf es Korrekturen? Wer von den Beteiligten muss zusätzlich motiviert werden?
Sind die Zuständigkeiten klar zugeordnet? Kennt jeder Beteiligte den Rahmen seiner Verantwortung?
Wurden Arbeitspakete und Teilaufgaben definiert und allen Beteiligten