Ziele

Schritt.
    Dann sind da noch Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind – ein klingelndes Telefon oder ein Kollege, der ein Schwätzchen halten möchte. Weil diese Aktivitäten während der Arbeitszeit stattfinden, halten wir sie oft für Arbeit. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass sie zu keinem Ergebnis führen. So viele dringende, aber unwichtige Aufgaben Sie auch erledigen, Sie tragen dadurch nicht das Geringste zu Ihrer Arbeit oder Ihrem Unternehmen bei.
    Die vierte Kategorie von Aufgaben ist weder dringend, noch wichtig – Zeitung lesen etwa oder ausgedehnte Mittagessen. Diese Aktivitäten schaden Ihrer Karriere, weil sie Zeit kosten, die Sie nutzen könnten, um die Ergebnisse zu erzielen, für die Sie bezahlt werden und von denen Ihre Zukunft abhängt.
    Denken Sie an die Folgen
    Das wichtigste Wort bei der Bestimmung des Wertes einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität ist das Wort »Konsequenzen«. Eine Aufgabe, die wertvoll und wichtig ist, ist eine Aufgabe, die ernsthafte Konsequenzen dafür hat, ob Sie ein Projekt vollenden oder nicht. Je größer die möglichen Konsequenzen einer Aufgabe oder Aktivität, desto wichtiger ist sie.
    Eine Aufgabe, die nur wenige oder überhaupt keine Konsequenzen hat, ist definitionsgemäß nicht besonders wichtig. Ihr Ziel bei der Organisation Ihrer Zeit ist daher, mehr Zeit mit solchen Dingen zu verbringen, die die größtmöglichen Konsequenzen auf Ihr Leben und Ihre Arbeit haben.
    Wenden Sie die 80/20-Regel an
    Sobald Sie eine Aufgabenliste für den Folgetag zusammengestellt haben, überprüfen Sie diese Liste anhand der 80/20-Regel, bevor Sie sie abarbeiten.
    Die 80/20-Regel besagt, dass 20 Prozent Ihrer Aktivitäten 80 Prozent des Gesamtwertes Ihrer Tätigkeit ausmachen. Umfasst Ihre Liste zehn Aufgaben, die zu erledigen sind, dann sind zwei davon weit wertträchtiger als die anderen acht |154| zusammen. Zwei der zehn Aufgaben haben größere Konsequenzen für den Abschluss des Gesamtprojektes als die übrigen 80 Prozent.
    Manchmal gilt dabei sogar das Verhältnis 90/10. Häufig stellt eine von zehn Aufgaben, die Sie für einen Tag aufgelistet haben, mehr Wert dar als alle übrigen zusammen. Diese eine Aufgabe ist leider meist die, die wir besonders gern vor uns herschieben.
    Praktizieren Sie die Kunst des kreativen Trödelns
    Sobald Sie die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben ermittelt haben, können Sie sich im Hinblick auf die übrigen im »kreativen Trödeln« üben. Da Sie unmöglich alles auf einmal erledigen können, müssen Sie bestimmte Dinge aufschieben. Die Frage ist nur: Welche der anstehenden Aufgaben schieben Sie hinaus?
    Die Antwort ist leicht. Verschieben Sie die 80 Prozent der Aufgaben, die nur wenig dazu beitragen, Ihre angestrebten Ziele und Ergebnisse zu erreichen. Konzentrieren Sie Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit ganz auf die ein oder zwei Aufgaben, die wirklich etwas bewirken. Widmen Sie sich ganz den Aufgaben, die die größtmöglichen Konsequenzen für den Erfolg des Ganzen haben.
    Praktizieren Sie die ABCDE-Methode
    Eine weitere Methode zur Setzung von Prioritäten ist die ABCDE-Methode. Sie erfordert die Überprüfung der Aufgabenliste vor Beginn. Stellen Sie ein A, B, C, D oder E vor jede Aufgabe. Allein die Durchführung dieser Übung zwingt Sie, Ihre Aufgaben zu durchdenken, bevor Sie sie angehen und steigert dadurch drastisch Ihre Effizienz und Effektivität bei der eigentlichen Arbeit.
    Eine »A«-Aufgabe ist etwas besonders Wichtiges. Sie hat schwerwiegende Auswirkungen auf Erfolg oder Misserfolg. Ihre Erledigung oder Nicht-Erledigung hat erhebliche Folgen für Ihr Ergebnis und Ihren Erfolg. »A«-Aufgaben sollten Sie grundsätzlich zuerst erledigen.
    Gibt es mehr als eine »A«-Aufgabe, ordnen Sie sie nach Priorität, also A-1, A2, A-3 und so weiter. Nach dieser Übung suchen Sie sich Ihre A-1-Aufgabe heraus und bündeln Ihre gesamte Energie, um diese Aufgabe anzugehen und vor allen anderen zu erledigen.
    Eine »B«-Aufgabe ist etwas, das Sie tun sollten. Sie hat mäßige Auswirkungen |155| auf den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts. Dazu gehört zum Beispiel ein Anruf bei Freunden, ein Mittagessen mit Kollegen oder der Blick in Ihre Mailbox. Ob Sie das tun oder unterlassen, kann zwar unangenehme Folgen haben, doch die Auswirkungen auf Ihr Leben sind eher gering.
    Eine »C«-Aufgabe ist eine Aufgabe, die zwar nicht
schadet
, aber keinerlei Auswirkungen hat. Typische »C«-Aufgaben sind, ob Sie noch eine Tasse Kaffee