Die Büro-Alltags-Bibel

Hauptkarrierefaktoren. Völlig zu Recht: Ob Sie nun Kollegen und Chefs die Fortschritte Ihres Projekts mitteilen, Kunden die Vorzüge Ihres Produkts oder potenziellen Partnern die Stärken Ihres Unternehmens präsentieren – je brillanter Sie dabei auftreten, desto schneller wachsen Ihr persönlicher Ruhm sowie Ihre Reputation und damit gleich zwei berufliche Erfolgsfaktoren.

    Vorausgesetzt natürlich, Sie machen es richtig. Und das heißt: Man kann zwar über alles reden, nur nicht über 30 Minuten. Das doppelbödige Bonmot, das leider viel zu wenige Langzeit-Oratoren beherzigen, ist in meinen Augen einer der wichtigsten Imperative für einen gelungenen Vortrag. Denn er beinhaltet gleich drei weitere: 1. Fasse dich kurz! 2. Langweile nie dein Publikum! 3. Was nicht in 30 Minuten gesagt werden kann, ist nicht genug durchdacht! In diesem Sinne verstehen Sie bitte auch das folgende ABC für Präsentationen, Vorträge und Reden mit Powerpoint & Co. als eine Initiative zur Weltverbesserung: Sie können sie in weniger als 30 Minuten durchlesen, und sie passt sogar auf weniger als 27 Folien:

    A ufbau. Beginnen Sie mit einem Knall, einer Anekdote, einer Pause (siehe auch
Initialzündung
). Und hören Sie auch so auf – mit etwas Inspirierendem, einem Ausblick, etwas Spektakulärem. Ein Vortrag ähnelt in seinem Wesen gutem Sex – beide streben nach mindestens einem Höhepunkt. Der andere Grund ist: Die meisten Zuhörer merken sich ohnehin nur Auftakt und Schlusspointe einer Rede. Wem partout nichts einfällt, sagt den Zuhörern zu Beginn wenigstens, warum das Kommende ihr Leben verändern wird. Beenden Sie die Präsentation aber nie mit einer Zusammenfassung. Redundant.

    B lickkontakt. Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Publikum. Jederzeit. Laut psychologischen Studien muss, wer überzeugen will, mindestens 90 Prozent seiner Redezeit Kontakt zum Publikum halten. Der Trick für Schüchterne: knapp über die Menge hinwegsehen. Den Unterschied merkt kein Mensch – Sie müssen nur regelmäßig mit den Augen über alle Köpfe fliegen.

    C opyrights. Leider vergessen das viele Vortragende: Wenn Sie eine öffentliche Präsentation halten, müssen die verwendeten Bilder, Film- und Musikausschnitte oder Telefonmitschnitte autorisiert sein beziehungsweise einer
Creative-Commons-Regel
unterliegen. Sie verletzen sonst Urheber- oder gar Persönlichkeitsrechte. Und ein wenig amüsierter Zuschauer könnte Sie der GEMA melden. Das wird dann teuer.

    D esign. Zu der Frage, wie man eine optimale Folie gestaltet, gibt es unzählige Ratschläge. Eine Faustregel lautet: Nicht mehr als fünf Wörter pro Zeile, nicht mehr als sechs Zeilen pro Folie. Extremisten verwirklichen das Konzept KISS –
Keep It Simple, Stupid!
Heißt: Nur eine Botschaft pro Folie. Auf der Folie stünde in diesem Fall also nur »KISS« in großen Lettern, den Rest erklärt der Redner mündlich. Die Wirkung ist enorm, allerdings ergeben solche Folien ohne den Vortrag keinen Sinn und eignen sich daher nicht für ein Memo oder
Handout
(siehe weiter unten), das Sie nach der Präsentation verteilen. Hier brauchen Sie dann natürlich die Erklärung dazu.

    E ffekte. Seien Sie sparsam mit allen Stilmitteln. Verwenden Sie nie mehr als zwei Schrifttypen sowie möglichst nur Farben aus einer Familie (zum Beispiel Rot, Orange, Zinnober) und verzichten Sie auf überflüssigen Schnickschnack wie Überblend- oder Soundeffekte. Das lenkt nur ab.

    F olien. Nie mehr als zehn, raten manche Experten. Zuschauer wollen bei Präsentationen erstens beeindruckt, zweitens unterhalten, drittens angeregt und erst an vierter Stelle informiert werden. Das hat die Unternehmensberatung Mercer herausgefunden. Nach diesem Prinzip sollten auch Sie Ihre Präsentation aufbauen. Aufsehen erregen Sie etwa mit Reizwörtern, interessanten Einblicken, überraschenden Vergleichen und unbekannten Fakten und Nachrichten, die für Ihre Zuhörer relevant sind.

    G rafiken. Starre Grafiken werden nur selten erinnert. Sie sind leblos und lösen beim Betrachter weder Bilder im Kopf noch Emotionen aus. Überzeugungskraft entfalten Grafiken indes, wenn diese animiert werden. Wenn Sie also einen heftigen Anstieg darstellen wollen, zeigen Sie nicht fünf zunehmende Balkendiagramme in Reihe, sondern einen Balken, der während Ihres Vortrags dramatisch wächst. Denken Sie nur an den sogenannten Fortschrittsbalken, wenn Sie eine Datei aus dem Internet herunterladen: 88 Prozent … 89 … 99 … 100 – so was prägt sich