Die Büro-Alltags-Bibel

sich interessiert und welche Dateien er sich kürzlich heruntergeladen hat. Säubern Sie also Ihren Desktop, bevor Sie den Bildschirminhalt ausstrahlen. Ein Gran Zufall bleibt ohnehin. Denken Sie auch daran, vor dem Vortrag Ihren Bildschirmschoner zu deaktivieren. Unzählige Vorträge endeten unfreiwillig peinlich, weil Redner mit Hang zu eigenwilligen Schonbezügen dies vergaßen. Und wirklich keiner will zwischen Buy-out und Benchmark Bikinibilder sehen.

    N otizen. Während der Rede möchten Sie auf Ihrem Laptop vielleicht Notizen sehen, während Ihr Publikum nur die Slides anschaut. Moderne Grafikkarten schaffen das, dazu braucht es nur wenige Handgriffe: Zuerst Beamer anschließen, dann auf den Desktop mit der rechten Maustaste klicken und im Menü die »Anzeige« auswählen. Im Menüpunkt »Einstellungen« können Sie den Windows-Desktop auf dem Monitor erweitern. Stellen Sie die richtige Auflösung für den Beamer ein und beenden Sie das Menü mit »OK«. Dann starten Sie die Powerpoint-Präsentation und klicken auf den Menüpunkt »Bildschirmpräsentation« beziehungsweise »Bildschirmpräsentation einrichten«. Hier können Sie auswählen, auf welchem Monitor die Slides erscheinen sollen. Der Hauptmonitor ist meist der Laptop-Bildschirm. Wählen Sie derweil für sich den Bildschirm zwei oder »Plug and Play Monitor« aus. Das Ganze mit »OK« bestätigen, fertig.

    O nline-Versand. Sobald man Bilder, O-Töne oder gar Videos in seine Präsentationen einbaut, geht der benötigte Speicherbedarf für die Datei schnell durch die Decke. Auf dem eigenen Laptop mag das kein Problem sein – wohl aber, wenn man die Datei verschicken will, zum Beispiel an seine Kollegen oder eine andere Abteilung. Hier helfen zwei Tricks: Erstens, Sie wandeln Ihre Powerpoint-Präsentation in eine PD F-Datei um. So gut wie jeder Rechner hat heute einen AdobeReader installiert und der beherrscht sogar den Präsentationsmodus. Danach ist der Vortrag allerdings nicht mehr zu bearbeiten und kann auch nicht mehr als Powerpoint-Präsentation eingesetzt werden. Die Alternative ist deshalb: komprimieren. Der PPTminimizer (www.pptminimizer.com/​deu/​index.php) ist so ein Verdichtungsprogramm. Zudem besitzt er ein Plug-in für Outlook, sodass der Präsentationsanhang beim Versenden automatisch verdichtet wird. Das Tool kostet um die 35 Euro, kann aber vorher kostenlos getestet werden.

    P ublikum. Wie sehr Sie Ihr Publikum fesseln, hängt auch davon ab, wie stark Sie es einbeziehen. Die verbreitetste Form ist, Fragen zu stellen – als kurze Meinungsumfrage (»Wie würden Sie entscheiden?«), als Quiz (»Richtig oder falsch?«) oder Zielgruppenanalyse (»Sind heute Manager unter uns?«). Stellen Sie aber bittenur kurze und kompakte Fragen. Nie mehr als zwei Sätze. Bewährt hat sich auch, provokante oder ungewöhnliche Fragen zu stellen, aber niemals ähnliche. Einzige Ausnahme: Sie fragen ganz bewusst am Anfang und Ende des Vortrags dasselbe, um einen Sinneswandel im Publikum zu dokumentieren. Sie können das Publikum freilich auch selbst Fragen stellen lassen, um diese dann im Vortrag zu beantworten. Die Gefahr ist jedoch, dass Querulanten so Ihre Dramaturgie zerstören. Wer das Mikrofon freigibt, sollte deshalb vorher überlegen, wie er auf solche Typen reagiert (siehe auch
Rückfragen
). Und sollte es keine Mikrofone für das Publikum geben, wiederholen Sie bitte die Statements oder Fragen aus dem Publikum. Nichts ist nerviger als eine Diskussion, die der Rest des Saals nicht mitverfolgen kann. Versuchen Sie niemals, gegen eine plaudernde Masse anzureden. Besser: Pausieren, bis alle still sind. Auch gut: Etwas Rätselhaftes auf das Flipchart malen. Das macht die Leute neugierig und sie werden schneller still. Überstrapazieren Sie aber bitte keines dieser Stilmittel. Mehr als drei interaktive Elemente pro Vortrag sollte es nicht geben.

    Q uotes. Zitate (englisch:
quotes
) lockern jeden Vortrag auf. Zudem schmücken sie die Präsentation durch die Prominenz des Urhebers und verleihen Ihrer Rede zusätzliches Gewicht. Wer es aber übertreibt, sieht so aus, als hätte er selbst nichts Gewichtiges zu sagen.

    R ückfragen. Was tun, wenn mitten im Vortrag Rückfragen kommen – oder schlimmer: Wenn Störenfriede dazwischenrufen und Ihre Präsentation kritisieren, bevor sie zu Ende ist? Das Wichtigste: Niemals die Souveränität verlieren und sich über die Nervensäge empören. Das macht Sie klein. Bei Rückfragen, auf die Sie nicht eingehen