Die Büro-Alltags-Bibel

Prokrastinationsproblem in den Griff zu kriegen. Vielleicht reicht das Geständnis aber auch schon im kleinen Kreis der Familie. Für alle anderen bleiben zudem die folgenden Alternativen. Nicht alle passen zu jedem Typ, dazu ist das Problem wirklich zu individuell. Verstehen Sie die folgenden Tipps also bitte als Sammlung von Methoden – und picken Sie sich die für Sie besten heraus:
Beginnen Sie sofort. Die sogenannte 7 2-Stunden -Regel sagt: Alles, was Sie sich vornehmen, müssen Sie innerhalb von 72 Stunden beginnen, sonst sinkt die Chance, dass Sie das Projekt jemals umsetzen, auf ein Prozent. Schuld daran ist nicht nur der innere Schweinehund, sondern mangelnde Entschlossenheit. Der erste Schritt ist nun mal der wichtigste – und schwerste. Halten Sie also den Graben zwischen Entschluss und Erledigung so schmal wie möglich. In der Fachsprache wird das Prinzip auch OHIO genannt:
Only handle it once
– was man einmal in die Hand genommen hat, wird sofort erledigt.
Hinterfragen Sie sich. Warum schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, sie läuft automatisch ab. Ein Schritt in Richtung Besserung ist, sich sein Verhalten bewusst zu machen und die Gewohnheit zu durchbrechen. Dabei hilft, seine Verhaltensweisen über einen Zeitraum schriftlich zu notieren: Was machen Sie ungern? Warum? Was löst Stress aus? Was hätten Sie anders machen können?
Machen Sie weniger Druck. Sagen Sie sich selbst oft »Du musst«, »Du sollst«, »Mach jetzt, sonst …«? So wird das nichts. Allenfalls verstärken Sie so nur den Fluchtreflex. Machen Sie sich bewusst, eine Wahl zu haben und setzen Sie Ihre eigenen Prioritäten.
Hören Sie auf, perfekt zu sein. Perfektionismus ist nichts weiter als ein selbst auferlegter Zwang, bei dem sich die Betroffenen in Details verrennen und darüber das große Ganze aus den Augen verlieren. Ein klassischer Tunnelblick also. Dem kanadischen Psychologen Gordon Flett verdanken wir etwa die Erkenntnis, dass Perfektionismus unsere Leistungskraft schmälern kann, insbesondere bei besonders ehrgeizigen Sportlern, die sich intensiv mit ihrem Image und den Erwartungen anderer an sie beschäftigen. Ebenfalls aus solchen Studien weiß man, dass Menschen Aufgaben motivierter erledigen, wenn sie die Ziele dahinter erkennen. Weisen Sie Mängeln also den Stellenwert zu, den sie verdienen: Sie sind Kulisse. Denken Sie nur: Ohne seine Schlampigkeit hätte Alexander Fleming nie das Penicillin entdeckt!
Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabesein, die Sie die ganze Zeit vor sich herschieben. Warum die nicht morgens als Erstes hinter sich bringen, wenn Sie noch frisch sind? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von der Hand gehen.
Setzen Sie sich Limits. Sie kennen vielleicht das
Parkinson’sche Gesetz.
Es geht auf den britischen Historiker und Publizisten CyrilNorthcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Geben Sie sich also eine klare Deadline, wann Sie was erledigt haben wollen. Und seien Sie eisern zu sich selbst.
Loben Sie sich. Um Prokrastination in den Griff zu bekommen, ist Selbstdisziplin nötig. Umso wichtiger ist die Belohnung danach. Belohnen Sie sich für Teilerfolge. Denn fehlen positive Rückmeldungen, tendieren Menschen dazu, aufzugeben. Umgekehrt wirkt Wertschätzung enorm positiv, wie etwa Albert Bandura, Psychologieprofessor an der Stanford-Universität, herausfand. Bei seinen Studien zeigte sich, dass sich die Gelobten anschließend höhere Ziele steckten und diesen sogar stärker verpflichtet fühlten. Vor allem aber unterstellen sie sich bessere Fähigkeiten – und das steigerte ihre Leistungen enorm.
    So stoppen Sie den E-Mail -Terror
    Die Zahlen sind alarmierend: Sechs Billionen Geschäftsmails werden jährlich weltweit verschickt und anschließend abgearbeitet. Bis zu zwei Stunden täglich sind die Menschen inzwischen mit ihren E-Mails beschäftigt, allerdings ist mindestens ein Drittel davon irrelevant, so das Ergebnis einer europaweiten Befragung des britischen Henley Management College unter 180 Führungskräften. Das heißt, dass tagein, tagaus 40 Minuten hoch bezahlte Arbeitszeit durch E-Mails unproduktiv vernichtet werden. Oder hochgerechnet: Die Leute vergeuden im Schnittdrei wertvolle Lebensjahre mit dem Sichten