Die Büro-Alltags-Bibel

M, P, R und S begannen, erhielten bis zu 40 Prozent Spam-Mails. Begannen die Adressen dagegen mit den seltener verwendeten Buchstaben Q, Y und Z, sank die Quote auf 20 Prozent. Der Buchstabe »U« verursachte übrigens am meisten Mail-Müll – ganze 50 Prozent. Clayton vermutet als Grund hierfür, dass einige E-Mail -Adressen mit »User1«, »User2« etc. beginnen.
Lesen Sie Ihre Post nur noch zwei oder drei Mal am Tag. Zum Beispiel morgens, kurz vor dem Mittagessen und kurz vor Feierabend, wenn es den Arbeitsfluss ohnehin nicht mehr stört. Wer diesen Weg wählt, sollte aber zugleich in seiner Signatur darauf hinweisen: »Ich beantworte E-Mails zwischen 11 und 12 sowie zwischen 18 und 19 Uhr. In sehr dringenden Fällen rufen Sie mich bitte an unter 0123 – 456 789.« So wundern sich die Absender nicht, dass die Antwort etwas später kommt und können Sie gegebenenfalls telefonisch erreichen.
Deaktivieren Sie den E-Mail -Signalton. Sonst stieren Sie jedes Mal auf den Bildschirm, wenn es bei Ihnen piept. Damit Sie auch weiterhin reagieren können, falls sich der Chef mit einer dringenden Frage meldet, können Sie sich ein kleines Fenster mit dem Posteingang auf dem Desktop anlegen, das stets im Vordergrund bleibt. So reicht ein kurzer Blick, um Absender und Betreffzeile zu erkennen und ob Sie das sofort oder später lesen müssen.
Sortieren Sie die E-Mails nach Namen, nicht nach Datum, wenn Sie ein paar Tage nicht da waren. Das erleichtert die Postkorbübung enorm, weil Sie so Mails von wichtigen Absendern sofort identifizieren und den Spam auf einen Schlag löschen sowie längere Pingpong-Konversationen bis auf die letzte Mail reduzieren können.
Achten Sie beim Versenden von E-Mails darauf, dass diese möglichst abschließend und lösungsorientiert formuliert sind. Wer viele Fragen stellt und vage bleibt, darf sich nicht wundern, wenn noch mehr Fragen zurückkommen. Ganz schlecht sind in diesem Zusammenhang E-Mails vom Typ BIV: »Bevor ich’s vergesse …«
Versenden Sie E-Mails nur an Personen, die für das Thema relevant sind. So beugen Sie dem Mailterror schon im Ansatz vor. Und greifen Sie ab und an lieber zum Telefonhörer, das kann Zeit sparen und ist obendrein persönlicher. Insbesondere bei hitzigen Diskussionen wirken Telefonate im Gegensatz zu E-Mails deeskalierend.
    Ein paar Tipps zur Büroorganisation
    Ordnung ist das halbe Leben. Woher dieser Mythos kommt, ist schwer zu sagen. Zumal sich damit sofort die Frage nach der anderen und womöglich besseren Hälfte aufdrängt. Fest steht aber: Zumindest Chefs lieben aufgeräumte Büros. Laut Studien des britischen Psychologen Cary Cooper schätzen 70 Prozent aller Manager Mitarbeiter mit ordentlichen Schreibtischen. Sie assoziieren damit einen ebenso strukturierten wie aufgeräumten Geist. So ganz abwegig ist das nicht. Tatsächlich können Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch, die zu Wanderdünen mutieren, oder Aktenberge, die Pausenbrote erst nach längeren Ausgrabungen wieder freigeben, die Produktivität erheblich belasten. Wer hingegen schon morgens ein (halbwegs) aufgeräumtes Büro betritt, wird sich auch mit der Tagesstruktur leichter tun.
    Spiegel machen produktiver: So strengen sich Mitarbeiter, die in einem Büro mit großen Spiegeln arbeiten, mehr an, sind hilfsbereiter und tricksen auch weniger in Sachen tatsächlicher Leistung. Wer sein Spiegelbild ständig vor Augen hat, lästert sogar seltener über Kollegen, so eine Studie von C. Neil Macrae, Galen V. Bodenhausen und Alan B. Milne, die im
Journal of Personality and Social Psychology
veröffentlicht wurde.
    Nun ist das mit dem Aufräumen aber so eine Sache. Wer etwa zum Messie neigt, wird mit einer Hauruck-Putzaktion kaum etwas bewirken. Er schafft damit allenfalls Platz für neuen Tumult. Die einzige Chance, Ordnung dauerhaft zu etablieren, ist, sie sich zur Gewohnheit zu machen und alles, was man anpackt, danach sofort wieder wegzuräumen. Entsprechend raten erfahrene Ordnungshüter dazu, allen Arbeitsutensilien feste Plätze zuzuweisen: alle Stifte in einen Stifthalter; Tacker, Locher, Tesafilm, Büroklammern & Co. in einebestimmte Schublade; Briefe und Zettel in spezielle Ablagen und so weiter. Manche Profis sortieren die Arbeitsgeräte gar zu sogenannten Themeninseln – also Stifte, Radierer und Spitzer zusammen oder Brieföffner zu Tacker und Locher. Das spart Suchzeit. Ein weiterer Weg ist, seine Utensilien zu hierarchisieren. Manche Dinge braucht man öfter als andere, Kalender und