Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

werden, welche Handlungen zu veranlassen sind und welche Empfehlungen getroffen werden. Eine bereits funktionierende Gruppe kann auch selber entscheiden, wer und sogar was protokolliert wird. Es sollte nicht der Besprechungsleiter sein, er braucht die Aufmerksamkeit für den eigentlichen Besprechungsprozess.
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Sind die Teilnehmer ausgewählt? Bei Arbeitsgruppen möglichst nicht über 15 Teilnehmer gehen.
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Die Gruppengröße bestimmen.
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Teilnehmer rechtzeitig einladen und ausführlich informieren.
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Erwartungen an die Leistung der Teilnehmer bestimmen.
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Welcher Beitrag wird von ihnen erwartet?
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Welche Unterlagen sollen die Mitarbeiter selbst beschaffen und mitbringen?
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Wer soll einen Bericht oder ein Kurzreferat übernehmen?
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Gegebenenfalls ist schriftliches Material vorher an die Teilnehmer zu versenden.
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Datum und Uhrzeit sind festgelegt und abgestimmt? Wenn sich Besprechungen wiederholen, ist ein langfristiger Zeitplan festzulegen (z. B. jeden ersten Donnerstag im Monat). Lassen Sie vor Beginn der Besprechung auch etwas Zeit, damit sich die Teilnehmer untereinander austauschen können.
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Zeitrahmen ist geplant? Die Dauer der Besprechung muss unbedingt abgesprochen, geplant und angegeben werden. Lieber mehrere Besprechungen ansetzen als die einzelnen zu lange andauern lassen. Möglicherweise die Teilnehmer bei der Bestimmung des Zeitrahmens auch mitbestimmen lassen.
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Ort ist reserviert? Ruhe und Bequemlichkeit fördern die Besprechung. Das Besprechungszimmer, Getränke, Mahlzeiten und gegebenenfalls die Unterkunft und deren Zweckmäßigkeit überprüfen. Reservieren Sie im Bedarfsfalle die gewünschten Räumlichkeiten.
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Räumliche Ausstattung ist festgelegt (Stühle, Tische, TV, Video, Schreibmaterial, Beamer, Belüftung) und Tagungsraum reserviert? Flip-Charts und Wandtafeln sind ausgezeichnete Visualisierungsmittel. Alle Teilnehmer sollten sich sehen können und genügend Platz zum Sitzen und Schreiben haben. Der Chef muss nicht immer am Kopfende sitzen.
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Tagesordnungspunkte und Ablaufplan sind erstellt (Pausen, Bewirtung…)? Den Prioritäten folgend wird aufgezählt, was für Themen zu erledigen sind. Auf die Tagesordnungspunkte wird später genauer eingegangen. Sie werden durch Begleitpapiere ergänzt.
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Es ist geklärt, welche Unterlagen bei der Besprechung erforderlich sind? Setzen Sie sich und anderen einen Termin, bis zu dem alle zu bearbeitenden Unterlagen (Begleitpapiere) bei der angegebenen Stelle sein müssen. Sammeln Sie alle eigenen oder fremden wichtigen Unterlagen, Begleitpapiere und Ideen. Überprüfen Sie diese Unterlagen auf ihre Relevanz zu den Zielen der jeweiligen Besprechung hin und ordnen Sie diese in der Reihenfolge der Prioritäten. Vergleichen Sie die benötigte Zeit, mit der zur Verfügung stehenden Zeit und eliminieren Sie gegebenenfalls Punkte mit niedriger Priorität. Prüfen Sie dabei, ob Sie möglicherweise die Teilnehmer mit Lieblingsthemen von Ihrer Seite langweilen. Geben Sie den Betreffenden genügend Zeit zum Tippen und Prüfen von Unterlagen.
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Einladung und eine Liste der Tagesordnungspunkte mit Begleitpapieren sind verschickt?
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Arbeitsmittel zur Visualisierung sind vorbereitet?
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In Sonderfällen: Vorbesprechung im kleinen Kreis ist angekündigt und durchgeführt?
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Besprechungsplan ist ausgefüllt? Bitte beachten Sie bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Besprechung den Besprechungsplan. Er kann gleichzeitig als Aufstellung der Tagesordnungspunkte an die Teilnehmer verschickt werden.
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Wie Sie Besprechungen durchführen
    Wie effektiv die Besprechung wird, hängt entscheidend von den kommunikativen Fähigkeiten und Techniken des Moderators ab. Seine Arbeit gleicht einem schwierigen Balanceakt: Er läuft immer Gefahr, die Dinge entweder aus der Hand gleiten zu lassen oder durch straffe militärische Diskussionsleitung jeden kreativen Ansatz zu ersticken.
    In diesem Kapitel erfahren Sie,
welche Aufgaben ein Moderator wahrzunehmen hat,
wie Sie den Zeitplan im Griff behalten,
wie Sie mit Konflikten umgehen,
wie Sie mit schwierigen Besprechungsteilnehmern umgehen,
mit welchen Fragetechniken Sie die Besprechung steuern können und
wie Sie festgefahrene Besprechungen mit einem Brainstorming beleben.

Ihre Aufgaben als Moderator
    Bevor wir uns den Kunstgriffen zuwenden, mit denen der Moderator schwierige Situationen meistert, werfen wir einen Blick auf seine Aufgaben und den Moderationsablauf.
    Wofür ist der Moderator