Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Setzen Sie diese an den Anfang der Tagesordnung.
Schließen Sie jetzt Punkte an, die bei der letzten Besprechung offengelassen wurden.
Bringen Sie die wichtigen Themen, die Sie zu Beginn identifiziert haben, in eine logische Reihenfolge. Die wichtigsten nehmen Sie nach vorn.
Führen Sie „Themen der nächsten Besprechung“ als einen separaten Punkt auf.
    Wie gehen Sie formal vor?
Nennen Sie Datum, Zeit, Ort, Teilnehmer und das Thema der Besprechung. Findet eine Besprechung regelmäßig statt, sollten sich alle Teilnehmer frühzeitig auf einen Besprechungskalender einigen. Dieser kann als Teil des Protokolls (vgl. dazu das Kapitel „Wie Sie Besprechungen nachbereiten“) jedem zugestellt werden.
Nummerieren Sie die einzelnen Punkte durch. Jeder Besprechungspunkt muss – nach Prioritäten geordnet – nummeriert sein. Wenn dann aus irgendwelchen Gründen die Diskussion nicht der vorgegebenen Reihenfolge folgt, muss der Vorsitzende die Gründe hierfür angeben. Gerade für Teilnehmer, deren Beitrag oder Angelegenheit verschoben wird, ist das wichtig.
Vermeiden Sie Verwirrung! Falls Sie die Tagesordnung mit einer Einladung verbinden, setzen Sie beides deutlich voneinander ab.
Flüchtigkeits- und Tippfehler machen keinen guten Eindruck!

    Wichtig
    Halten Sie die Unterlagen so knapp wie möglich! Teilnehmer reagieren zu Recht verschnupft, wenn Sie vor jeder Besprechung einen dicken Aktenordner zur Vorbereitung erhalten.
    Beispiele für gute und schlechte Besprechungspläne
    Negativbeispiel: Tagungs- und Besprechungsvorbereitung
    TOPS Zeit: Anwesende:
der Vertriebsleitertagung vom 15. Mai 20XX 9.00 bis ca. 17.00 Herr Dr. Arm, alle Vertriebsleiter
TOP 1
Allgemeines
TOP 2
Zahlen 2. Quartal 20XX
TOP 3
Neue Vertriebsstruktur
TOP 4
Personelles
TOP 5
Produkte
TOP 6
Incentives/neue Ziele 20XX
TOP 7
Offenes
    Ein Besprechungsplan nach dem Prinzip des Problemlösungsprozesses beschleunigt und strafft hingegen die Diskussionen.
    Positivbeispiel 1: Tagungs- und Besprechungsvorbereitung
    Positivbeispiel 2: Tagungs- und Besprechungsvorbereitung

Check-up für die Vorbereitung
    In der folgenden Checkliste haben wir für Sie noch einmal alle wichtigen Schritte für die Vorbereitung Ihrer Besprechung zusammengestellt. Bevor Sie in die nächste Sitzung gehen, stellen Sie anhand der Liste sicher, dass Sie an alles gedacht haben!
    Denken Sie immer daran: Nur gut vorbereitete Arbeitsgespräche und ihre geschickte Leitung garantieren, dass die wertvolle Arbeitskraft aller Beteiligten nicht vergeudet wird. Weder ein Vorgesetzter, der notwendigen Besprechungen ausweicht, noch der, der seine Mitarbeiter ständig durch Konferenzen von anderen Aufgaben fernhält, erfüllt seine Führungsaufgabe.
    Hier noch einmal die wichtigsten Schritte für Ihre Vorbereitung:
Die eigene Zielsetzung formulieren.
Die Besprechung planen (Checkliste!). Erscheint eine Besprechung wirklich als der beste Weg ein Ziel zu erreichen, so wickeln Sie nicht aus dem Stegreif ab, planen Sie!
Die Teilnehmer ausführlich informieren (Arbeitsblatt, Einladung, Tagesordnungspunkte, Diskussionsgrundlagen).
Das Material bereitstellen (Arbeitsblatt).
    Checkliste: Elementare Punkte bei der Vorbereitung der Besprechung
Vorbereitende Punkte
Ja
Zielsetzung und Zweck sind formuliert? Das banal Erscheinende wird oft vernachlässigt. Wenn es keinen Anlass gibt, gibt es keine Besprechung.
□
Planung und Ankündigung ist durchgeführt?
□
Die Häufigkeit der Besprechungen ist festgelegt? Sie hängt von der vorliegenden Problemstellung ab.
□
Wurde die Priorität der Besprechung eingeschätzt? Wie wichtig ist diese Besprechung für die Teilnehmer im Vergleich zu anderen Unternehmensangelegenheiten? Entscheidet die Gruppe oder der Einzelne das für sich selber?
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Haben jeder Teilnehmer und der Besprechungsleiter einen Stellvertreter für die Besprechungen? Dieser ist auf dem Laufenden zu halten. Von der Priorität der jeweiligen Sitzung hängt es ab, ob der Stellvertreter eingesetzt wird.
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Wenn gegeben: Effizienter und der Situation angemessener Leiter bestimmt und informiert?
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Wenn nötig: Sekretärin oder Assistentin bestimmt? Eine Person, die selbstständig handeln kann und kompetent bei der Vorbereitung und möglicherweise auch bei der Durchführung und der Nachbereitung der Besprechung hilft. Sie kann eventuell auch das Protokoll führen.
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Wenn gewünscht und sinnvoll, möglichst frühzeitig den Protokollanten bestimmen: Jemand der mitschreibt, welche Entscheidungen gefällt