Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

beschreibt, welche Kernaufgaben ein Moderator hat, mit welchen Werkzeugen er eine Arbeitsgruppe unterstützen kann, wie man Ergebnisse und deren Umsetzung sichert, und wie man als Moderator schwierige Situationen meistert.
    Der Schwerpunkt liegt auf praxisnahen Vorgehensweisen, die auch dann leicht umsetzbar sind, wenn Sie nur gelegentlich Arbeitsgruppen leiten.
    Dr. Andreas Edmüller und Dr. Thomas Wilhelm

Worauf es bei der Moderation ankommt
    Die Arbeit in Gruppen ist heute unverzichtbar, denn die Aufgaben sind so komplex geworden, dass die Kapazität und Kompetenz des Einzelnen häufig nicht mehr ausreichen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Doch auch Teamarbeit muss effizient organisiert werden. Lesen Sie hier
wie Moderation dazu beiträgt,
in welchen Situationen Moderation sinnvoll ist,
welche Aufgaben der Moderator übernimmt.

Was Moderation bringt
    Wer hat sich nicht schon über zähe Sitzungen geärgert, die am Ende weder Information geliefert noch Ergebnisse gebracht haben? Moderation trägt dazu bei, die gesteckten Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen und Ressourcen wie Kreativität, Engagement oder Arbeitszeit optimal zu nutzen.
    Die Grundidee der Moderation
    Die Arbeitsweise der Moderation ist
systematisch
    Die einzelnen Arbeitsschritte folgen logisch aufeinander.
strukturiert
    Jeder Arbeitsabschnitt ist in sich sinnvoll gegliedert.
offen
    Manipulation jeder Art ist ausgeschlossen.
    Eine solche Zusammenarbeit macht Spaß. Und Arbeit, die Spaß macht, führt auch zu guten Ergebnissen.
    Wichtig
    Moderation ist eine systematische, strukturierte und offene Vorgehensweise, um Arbeitssitzungen (Workshops, Besprechungen, Meetings, Qualitätszirkel, Teamsitzungen etc.) effizient vorzubereiten, zu leiten und nachzubereiten.
    Die Moderation von Sitzungen hat viele weitere Vorteile:
die Teilnehmer konzentrieren sich auf die Inhalte,
die Ergebnisse werden transparent,
die Unternehmenskultur verbessert sich,
die Motivation steigt.
Man konzentriert sich auf die Inhalte
    Eine professionelle Moderation kann die Qualität der Arbeitsergebnisse messbar erhöhen. Denn die Unterstützung durch den Moderator ermöglicht es den Teilnehmern, sich ganz auf die inhaltlichen Aspekte des Themas der Arbeitssitzung zu konzentrieren und ihr Fachwissen unbelastet von anderen Aufgaben einzubringen.
Die Ergebnisse werden transparent
    Ein weiterer wichtiger Effekt: Gemeinsam erarbeitete Ergebnisse (Ziele, Handlungspläne, Entscheidungen etc.) werden auch motivierter umgesetzt. Denn wer eine Entscheidung mit erarbeitet und mitgestaltet hat, versteht sie wesentlich besser, als derjenige, der nur darüber informiert wird. Missverständnisse – die oft die Umsetzung von Zielen behindern – werden in einer Gruppe, in der jeder systematisch einbezogen ist, schnell offenkundig und können ausgeräumt werden. Schließlich wird kein Teilnehmer einer richtig moderierten Sitzung befürchten, bei wichtigen Entscheidungen bzw. Planungen übergangen zu werden.
Die Unternehmenskultur verbessert sich
    Professionelle Moderation kann mittel- und langfristig die Argumentations- und Kommunikationskultur und damit die Zusammenarbeit in einem Team oder im Unternehmen entscheidend verbessern. Der Erfolg richtig moderierter Arbeitssitzungen wirkt motivierend für die weitere Zusammenarbeit in Gruppen und erhöht die Fähigkeit und den Willen, andere Sichtweisen zu erkennen, zu akzeptieren und sie zu nutzen. (Fach-)Wissen und Informationen werden bereitwilliger ausgetauscht und eingesetzt. Im Rahmen moderierter Arbeitssitzungen werden oft auch informelle Kontakte aufgebaut, die im Unternehmensalltag „Gold wert“ sein können.
Die Motivation steigt
    Ziel der Moderation ist nicht zuletzt, typische Motivationskiller auszuschalten. Allzu oft werden Arbeitssitzungen durch Chefmonologe und einsame Chefentscheidungen, permanente Soloauftritte redebegeisterter Mitarbeiter, Verzetteln und Abschweifen vom Thema, unsachliche Diskussionsformen wie persönliche Angriffe und mehrstündiges Rundum-Palaver ohne greifbare Ergebnisse langweilig und ineffizient. Ein guter Moderator kann hier wirksam eingreifen und eine kreative und offene Diskussion etablieren.

Wann Sie Moderation einsetzen sollten
    Wo immer mehrere Personen zusammen ein Ziel erreichen wollen, ob in Teamarbeit, Projektgruppen, Qualitätszirkeln oder anderem, ist Moderation gefragt. Die Bedeutung kompetenter Moderatoren für ein Unternehmen kann deshalb gar nicht hoch genug eingeschätzt