Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

werden.
    Typische Anlässe für eine Moderation sind Situationen, in denen ein Team oder eine Gruppe gemeinsam ein Resultat erarbeiten soll. Hier einige typische Beispiele:
Eine Gruppe wird über ein neues Projekt, neue Strukturen oder Entscheidungen informiert und erhält Gelegenheit zur Diskussion.
Ein Qualitätszirkel möchte ein Problem analysieren, verstehen und dauerhaft lösen.
Ein Auftrag an ein DV-Projektteam soll präzisiert und als realistisches Zielsystem mit Zeit- und Arbeitsplanung ausformuliert werden.
Ein Team möchte die Verteilung der Arbeitsaufträge in einem Projekt festlegen.
Ein Team will eine wichtige Entscheidung diskutieren, treffen und umsetzen.
Eine Gruppe möchte Ideen zu einer offenen Frage sammeln, zusammenfassen, gewichten und daraus eine Entscheidungsvorlage erarbeiten.
Zwei Abteilungen sollen eine Lösung für einen schon lange zwischen ihnen schwelenden Konflikt finden.
Eine Gruppe von Abteilungsleitern will die Ursachen typischer Schnittstellenprobleme erkennen und dauerhaft beseitigen.
Eine Gruppe von Führungskräften der mittleren und höheren Ebenen möchte die Jahresstrategie für ihren Unternehmensbereich ausarbeiten.

Welche Rahmenbedingungen Moderation braucht
    Moderation ist weder Patentrezept noch Zaubermittel. Moderation ist eine bestimmte Arbeitsweise, mit der Sie einem Team oder einer Gruppe anbieten, Energien und Ideen systematisch in den Dienst einer gemeinsamen Sache zu stellen.
    Dazu benötigen Sie bestimmte Rahmenbedingungen. Die wichtigste Voraussetzung ist eine von Glaubwürdigkeit und Vertrauen geprägte Führungs- und Kommunikationskultur. Das heißt konkret:
Die Mitarbeiter müssen vollständig und offen über Anlass, Ziele, Hintergrund, Erfolgserwartung und Nutzen ihrer Arbeit informiert werden.
Alle wichtigen Informationen müssen den Mitarbeitern zugänglich sein bzw. zugänglich gemacht werden.
Die Zusammenarbeit und Kommunikation im Moderationsprozess darf durch Hierarchien weder gehemmt noch blockiert werden. Der freie und offene Meinungsaustausch muss gewährleistet sein.
Bei der Zusammenarbeit und in der Umsetzungsphase steht die Qualität der Argumente im Mittelpunkt, nicht die „hierarchische Wertigkeit“ von Personen.
Es gilt das Gebot der Vertraulichkeit: Was gesagt wird, bleibt prinzipiell im Moderationsraum.
    Das folgende Beispiel wird Ihnen veranschaulichen, was passiert, wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen:
    Beispiel
    Die Situation: Herr Huber, Chef der Zahnradfabrik Huber, will sich vom Abteilungsleiter Werner während seines vierwöchigen Urlaubs vertreten lassen. Er versteht sich mit Herrn Werner persönlich gut und hält ihn für entscheidungsfreudig. Herr Werner kennt die wichtigsten Vorgänge in der Firma. Herr Huber will ihn auch als Mentor seines Sohnes einsetzen, der bald als Juniorchef in die Firma kommen wird.
    Das Problem: Herr Werner ist schon öfter bei seinen Kollegen auf Abteilungsleiterebene angeeckt. Den meisten gilt er als zu forsch, egozentrisch und uneinsichtig.
    Die Sitzung: Um sicherzustellen, dass während seiner Abwesenheit keine Konflikte unter den Abteilungsleitern entstehen, möchte Herr Huber nicht einfach bestimmen, wer ihn vertreten soll. Deshalb bietet er seinen Abteilungsleitern im Rahmen einer Sitzung an, eine gemeinsame Entscheidung über seine Vertretung zu treffen. Gleich zu Beginn sagt er, dass er sich Herrn Werner als Vertretung sehr gut vorstellen könne und übernimmt dann selbst die Diskussionsleitung. Er geht davon aus, dass sich die Abteilungsleiter seiner klar formulierten Meinung anschließen.
    Doch die Gruppe möchte nicht Herrn Werner, sondern Frau Karsten als Vertreterin des Chefs sehen, da Frau Karsten die „dienstälteste“ Abteilungsleiterin ist und die Firma in- und auswendig kennt. Außerdem genießt sie Respekt und das Vertrauen ihrer Kollegen und Mitarbeiter – und sie ist mit fast allen Stammkunden bestens bekannt.
    Herr Huber ist damit jedoch keineswegs einverstanden: Schließlich ist er hier der Chef und hat auch deutlich gesagt, welche Lösung er vorzieht. Er beendet die Diskussion mit dem Hinweis, dass er den Vorschlag der Abteilungsleiter zwar zur Kenntnis nehme, aber weiter davon überzeugt ist, Herr Werner sei der beste Stellvertreter – selbstverständlich ohne Frau Karsten zu nahe treten zu wollen. Herr Huber überträgt die Stellvertretung also wie geplant Herrn Werner.
    Das Resultat:
    Frau Karsten ist verärgert (Warum nicht ich?).
    Die Abteilungsleiter sind