Mitarbeitergespraeche erfolgreich fuehren

Tagesordnung erstellt.
    Falls die Teilnehmer keine Erfahrungen mit der Moderationsmethode haben, muss diese kurz vorgestellt werden. Dabei kann der Moderator auch auf seine eigene Rolle, insbesondere auf seine Neutralität in Sachfragen eingehen. Spätere Missverständnisse werden verhindert, wenn die Teilnehmer über die Aufgaben des Moderators Bescheid wissen.
    Soweit erforderlich, werden auch organisatorische Regeln (Zeitplan, Pausen, Ende der Veranstaltung) geklärt. Durch die Bekanntgabe der Dramaturgie erhalten die Teilnehmer die Möglichkeit, sich auf die verschiedenen Arbeitsschritte einzustellen.
    Spielregeln
    Am Beginn einer Sitzung sollten einige Spielregeln für den Umgang miteinander vereinbart werden. Dabei kann entweder der Moderator Vorschläge machen und die Gruppe um Zustimmung bitten oder das Team erarbeitet die Regeln gemeinsam. Wenn sich die Gruppe auf einige Regeln verständigt hat, werden diese sofort eingeführt und für die Dauer der Sitzung im Arbeitsraum visualisiert. Folgende Regeln werden in der Praxis besonders häufig vereinbart.
    Störungen haben Vorrang
    Um eine dauerhafte Beeinträchtigung der Sitzung zu verhindern, sollten Störungen (Ärger, Vorbehalte, Uneinigkeit, Hunger, Müdigkeit usw.) immer sofort behandelt werden. Nicht bearbeitete Störungen verhindern eine konstruktive Arbeit. Hinweise auf Störungen können vom Moderator und den Teilnehmer ausgehen.
    Die Behandlung von Störungen kann folgendermaßen ablaufen:
Die Störung wird benannt,
es werden Vorschläge zur Beseitigung der Störung unterbreitet,
die Gruppe stimmt einem Lösungsvorschlag zu.
    Beispiel
    Moderator: „Ich habe den Eindruck, dass wir alle eine kleine Pause nötig haben. Sind Sie damit einverstanden, dass wir für eine Viertelstunde unterbrechen?” Die Gruppe stimmt zu.
    Ich statt man
    Jeder Teilnehmer spricht nur für sich. Das erreichen Sie, wenn Sie Ich-Aussagen statt der unpersönlichen Man-Form verwenden. Wer in Man-Form spricht, versteckt sich hinter Verallgemeinerungen. Wer dagegen eine Ich-Aussage verwendet, steht zu seiner Aussage. Er übernimmt die Verantwortung dafür und die Aussage gewinnt an Authentizität.
    Beispiel
    Nicht: „Darüber sollte man abstimmen.”
    Sondern: „Ich bin der Meinung, darüber sollten wir abstimmen.”
    Sich kurz fassen
    Wenn jeder Teilnehmer zu Wort kommen soll, müssen Wortbeiträge kurz gefasst werden. Das zwingt Prioritäten zu setzen. Es hat sich bewährt, bereits zu Beginn der Sitzung zu vereinbaren, dass kein Wortbeitrag länger als 30 Sekunden dauern darf (30-Sekunden-Regel).
    Tipp
    Um die Gruppe nicht zu überfordern, sollten die Spielregeln sich auf wenige, unverzichtbar erscheinende Vorgaben beschränken. Weitere Regeln können bei Bedarf ergänzend eingeführt werden.
    Erarbeiten einer Tagesordnung
    In vielen Besprechungen sind die „heißen Eisen” unter dem nichts sagenden Tagesordnungspunkt „Verschiedenes” versteckt. Das hat den Nachteil, dass die Teilnehmer sich nicht auf diese Punkte vorbereiten können. Auch wenn eine Tagesordnung bereits vorliegt, ist nicht auszuschließen, dass die Teilnehmer in die Sitzung „aktuelle Probleme” mitbringen. In solchen Fällen muss die Tagesordnung ergänzt werden.
    Dafür bereitet der Moderator eine Pinnwand vor, auf welcher die schon feststehenden Tagesordnungspunkte bereits aufgenommen sind. Vorschläge der Teilnehmer werden ergänzend aufgenommen. In einer Kurzdiskussion verständigen sich die Teilnehmer auf die für die einzelnen Punkte voraussichtlich benötigte Zeit. Die Behandlungsreihenfolge kann in mündlicher Abstimmung oder durch Punktbewertung festgelegt werden.
    Arbeitsphase
    In der Arbeitsphase wird das Problem entsprechend dem zuvor vereinbarten Ablaufplan bearbeitet. Eine bewährte Gliederung unterscheidet fünf Stufen, die je nach Thema mehrmals durchlaufen werden.
Themen sammeln
Themen ordnen und bewerten
Problembearbeitung
Sichten und Bewerten der Ergebnisse
Planen von Aktivitäten
    Themen sammeln und ordnen
    Bei diesem Arbeitsschritt verschaffen sich der Moderator und die Teammitglieder einen Überblick, welche Probleme bearbeitet werden sollen. Das geschieht mit einer visualisierten Einstiegsfrage, die von den Teilnehmern durch eine Kartenabfrage beantwortet wird. Alle beschriebenen Karten werden vom Moderator eingesammelt und nach zusammengehörenden Themengruppen geordnet. Jede Themengruppe erhält einen Oberbegriff und wird in eine Themenliste übertragen.
    Achtung
    Achten Sie