Mitarbeitergespraeche erfolgreich fuehren

Sie Ihre Ziele so, dass am Ende der Veranstaltung überprüft werden kann, ob die Ziele erreicht wurden.
    Beispiele zur Zielformulierung
    Falsch: besseres Qualitätsbewusstsein
    Richtig: Maßnahmen zur Verbesserung des Qualitätsbewusstseins
    Falsch: größere Kundenzufriedenheit
    Richtig: Vorschläge zur Steigerung der Kundenzufriedenheit
    Ablaufplan
    Der voraussichtliche Ablauf eines moderierten Teamgesprächs wird in einem Ablaufplan (Dramaturgie) festgehalten. Dieser wird so aufgebaut, dass sich die Gruppe schrittweise an die Lösung herantasten kann. Von den Zielen ausgehend werden die Ablaufphasen festgelegt und die geeigneten Methoden ausgewählt.
    Tipp
    Planen Sie rechtzeitig, wie Sie das Gespräch strukturieren wollen. Überlegen Sie für jeden Arbeitsschritt, welche Methoden eingesetzt werden, und schätzen Sie den Zeitbedarf ein. Visualisieren Sie den Ablaufplan.
    Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und alle Informationen enthalten, die für eine gute Vorbereitung erforderlich sind. Eine aussagekräftige Einladung, die den Teilnehmern rechtzeitig zugesandt wird, kann vertrauensbildend wirken.
    Checkliste: Vorbereitung einer Teammoderation
Fragen zur Klärung der Zielsetzung
Wie lautet das Thema?
Worum geht es? Was soll mit der Moderation erreicht werden?
Wie soll das Ergebnis der Arbeitssitzung aussehen? Ist das zu erreichende Ziel nachprüfbar?
Was ist bisher bereits geschehen? Wurde an dem Thema bereits gearbeitet? Wenn ja, von wem und mit welchem Ergebnis?
Lässt sich das Problem überhaupt durch ein moderiertes Teamgespräch lösen?
Ist das zu erreichende Ziel realistisch?
Fragen zum Entwurf eines Ablaufplans
Wie soll die Sitzung strukturiert werden?
Wie sieht der voraussichtliche Zeitplan aus?
Wie soll die Sitzung eröffnet werden?
Wie soll in das Problem eingeführt werden?
Wie (ausführlich) müssen Anlass und Hintergrund dargestellt werden?
Wie werden den Teilnehmern das Ziel oder die verschiedenen Teilziele dargestellt?
Muss den Teilnehmern die Moderationsmethode vorgestellt werden und wenn ja, wie?
Welche Arbeitsschritte werden unterschieden?
Welche Methoden/Techniken werden bei den einzelnen Arbeitsschritten eingesetzt?
Wie soll das Ergebnis aussehen (z. B. ein Maßnahmenplan)?
Wie viel Zeit ist für die Erreichung des Zieles erforderlich?
Wie sollen die Ergebnisse gesichert werden?
Mögliche Inhalte einer Tagesordnung
Anlass der Veranstaltung
Thema und Ziel der Veranstaltung
aktueller Problemstand, der bei den Teilnehmern vorausgesetzt wird
Hinweis auf notwendige vorbereitende Aktivitäten der Teilnehmer
Zeitpunkt und Zeitrahmen
Veranstaltungsort (Anschrift, Raumnummer, eventuell Lageplan)
Teilnehmerliste
Initiator/Einladender
Informationen zum äußeren Rahmen der Veranstaltungen
    Die Rahmenbedingungen müssen stimmen
    Der Erfolg eines moderierten Teamgesprächs hängt auch von den Rahmenbedingungen ab. Dazu zählen der Zeitpunkt und die Dauer, Ort und Raum sowie die Raumausstattung und die benötigten Medien.
    Voraussetzung für eine optimale Gruppenarbeit sind eine ausreichende Raumgröße, flexible Bestuhlung, Bewegungsfreiheit sowie ein rascher Wechsel zwischen Plenum und Kleingruppe. Der Raum muss die Möglichkeit bieten, die Gesamtgruppe so in Teilgruppen aufteilen zu können, dass auch diese ungestört arbeiten können. Faustregel: Der Raum sollte so groß sein, dass mindestens 5 m 2 pro Teilnehmer zur Verfügung stehen. Im vorgesehenen Raum müssen ausreichend Moderationsmaterialien verfügbar sein.
    Durchführung einer Teammoderation
    Wie jede andere Besprechung kann auch das moderierte Teamgespräch in eine Einführungs-, Arbeits- und eine Abschlussphase gegliedert werden.
Einführungsphase
    In der Einführungsphase wird eine Beziehung zur Gruppe hergestellt und die richtige Atmosphäre für die weitere Arbeit geschaffen. Außerdem muss die weitere Vorgehensweise mit den Teilnehmern abgestimmt werden.
    Tipp
    Planen Sie für diese Phase genügend Zeit ein. Die spätere Sacharbeit wird nur erfolgreich sein, wenn eine stabile Beziehungsebene existiert. Fehlt dieser Schritt, werden die Teilnehmer ihn später nachholen.
    Die Begrüßung kann kurz und sachlich gehalten werden. Wenn die Themen und Ziele bereits feststehen, werden sie vom Moderator nochmals genannt, um die Gedanken der Teilnehmer darauf einzustimmen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Teamgesprächen kann es notwendig werden, dass sich die Gruppe zunächst über die zu behandelnden Themen verständigt und eine