Personalgespraeche richtig fuehren

Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss.
    Zur Abmahnung berechtigt sind nicht nur diejenige Personen, die auch eine Kündigung aussprechen dürfen, sondern auch die Personen, die dem abgemahnten Arbeitnehmer Weisungen erteilen können.
    Eine Abmahnung muss nicht unbedingt schriftlich erteilt werden. Auch eine mündlich ausgesprochene Abmahnung ist wirksam. Allerdings empfiehlt sich eine mündliche Abmahnung in aller Regel nicht, da ihr genauer Inhalt später nur schwer nachvollzogen werden kann. Auf den Inhalt der Abmahnung kommt es aber an, wenn sie keine Verhaltensänderung bewirkt hat und daher im weiteren Verlauf eine Kündigung nach sich zieht.
9.6  Gesprächskonzept
    Gesprächsvorbereitung
Anlass des Gespräches vor Augen führen
Ist das Fehlverhalten schwerwiegend oder wiederholt vorgekommen?
Beweismaterial für das Fehlverhalten zur Hand nehmen
Äußere Rahmenbedingungen, die zum Fehlverhalten führten überdenken:
Unpräziser Auftrag
Überforderung des Mitarbeiters usw.
Gespräch so früh wie möglich führen, aber erst nachdem eine Erregung/Wut abgeklungen ist
Gespräch nach Möglichkeit ankündigen, damit sich der Mitarbeiter vorbereiten kann
Für ungestörte Gesprächsatmosphäre sorgen
    Gesprächsdurchführung
    Eröffnung
Mitarbeiter begrüßen
In kurzer Form Kontakt auf der Beziehungsebene herstellen
    Darstellung des Anlasses
Ohne lange Vorreden den Anlass des Gespräches ruhig und sachlich nennen und sich dabei möglichst kurz fassen
    Kerngespräch
Während des Gespräches achten auf:
Aktives Zuhören
Fragetechniken
Gesprächsstil
Kritikwürdigen Sachverhalt begründen und möglichst mit Tatsachen belegen und somit dem Mitarbeiter zeigen, dass man sich nicht auf zweifelhafte Informationen verlassen hat
Dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur Stellungnahme geben bzw. dazu auffordern
Ursachen für Fehlverhalten erfragen bzw. im Gespräch erforschen
Unterschiedliche Auffassungen besprechen und nicht ohne Erörterung im Raum stehenlassen
Auswirkungen des Fehlverhaltens auf das Unternehmen darstellen
Entschuldigung des Mitarbeiters entgegennehmen
Kritik/Tadel unmissverständlich aussprechen und Konsequenzen für den Mitarbeiter nennen
Planung von Verbesserungen:
Vorstellung vom Mitarbeiter erfragen
Eigene Vorstellungen darlegen
Gemeinsam Fortbildungsmaßnahmen erörtern und festlegen
Künftiges Verhalten präzise darlegen (Ziel-Operationalisierung)
Hilfen anbieten
Kontrollen vereinbaren
    Abschluss
Wesentliches des Gespräches zusammenfassen, damit keine Missverständnisse aufkommen
Dem Mitarbeiter Erfolg für die Fortbildungsmaßnahmen wünschen
Gespräch positiv beenden
    Gesprächsauswertung
Gesprächsnotiz anfertigen (als Basis für weitere Gespräche)
Falls erforderlich Abmahnung schreiben und an Personalabteilung senden
Interne Fortbildungsmaßnahmen in die Wege leiten
Vereinbarte Kontrollen durchführen
Neue Gesprächstermine vereinbaren
Persönliche Gesprächsauswertung vornehmen
9.7  Gesprächsbeispiel
Gesprächseröffnung
    BEISPIEL:
    Vorgesetzter: „Guten Morgen, Frau Müller“.
    Mitarbeiterin: „Guten Morgen, Herr Lehmann“.
    Vorgesetzter: „Nehmen Sie doch bitte Platz.
    Erläuterungen: Bei der Gesprächseröffnung wird der Kontakt auf der Beziehungsebene hergestellt. Dabei wird darauf geachtet, dass dieser Kontakt in möglichst kurzer Form zustande kommt. Bei einer höflichen Gesprächseröffnung wird das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters berücksichtigt.
Darstellung des Gesprächsanlasses
    BEISPIEL:
    Vorgesetzter: „Ich hatte Ihnen ja bereits bei der Gesprächsankündigung gesagt, worum es sich handelt. In letzter Zeit haben sich die Klagen über die Registratur der Rechnungsbelege gehäuft. Mehrere Kollegen, die diese Unterlagen zwecks weiterer Bearbeitung benötigten, mussten zu ihrer Auffindung extrem viel Zeit investieren, da die Unterlagen nicht dort abgelegt waren, wo sie eigentlich hingehören“.
    Erläuterung: Aus der Darstellung des Gesprächsanlasses geht hervor, dass der Mitarbeiterin bereits der Grund für dieses Gespräch bekannt ist. In dieser Phase wiederholt der Vorgesetzte in ruhiger und sachlicher Art mit wenigen Worten den Anlass
Kerngespräch
    BEISPIEL:
    Mitarbeiterin: „Also, das kann ich mir nun wirklich nicht vorstellen. Das Alphabet beherrsche ich ja wohl noch“.
    Vorgesetzter: „Das glaube ich Ihnen natürlich, Frau Müller. Ich konnte mich in den letzten Tagen jedoch selbst davon überzeugen, dass nicht alle Belege in alphabetischer Reihenfolge