Personalgespraeche richtig fuehren

abgelegt waren. Erklären Sie mir doch mal bitte, wie Sie bei Ihrer Arbeit vorgehen“.
    Mitarbeiterin: „Also, zunächst sortiere ich alle Belege entsprechend ihrer Anfangsbuchstaben in einen Ordner vor. Und danach nehme ich die Belege der einzelnen Anfangsbuchstaben und sortiere diese in sich nochmals alphabetisch. Aber wissen Sie, wenn mich dabei immer wieder irgendwelche Kollegen mit anderen Aufgaben belästigen, dann lässt die Konzentration schon mal nach. Ich muss mich dann immer wieder einarbeiten“.
    Vorgesetzter: „Wenn ich Sie richtig verstehe, dann geben Ihnen Ihre Kollegen Arbeiten, die nicht zu Ihrem Aufgabengebiet gehören“.
    Mitarbeiterin: „Ja. Dann soll ich für den einen irgendwelche Kopien anfertigen oder für den anderen mal eben dringende Unterlagen in andere Abteilungen bringen usw.“
    Vorgesetzter: „Haben Sie diesen Kollegen denn schon einmal gesagt, dass dies nicht zu Ihrem Aufgabengebiet gehört und Sie Ihre eigentliche Arbeit nicht mehr ordnungsgemäß erledigen können?“
    Mitarbeiterin: „Ach, wissen Sie, ob ich denen das sage oder nicht. Ich bin doch bloß in der Registratur und die sind doch Buchhalter. Und außerdem haben die doch auch so viel zu tun“.
    Vorgesetzter: „Können Sie sich vorstellen, Frau Müller, welche Folgen eine fehlerhafte Registratur hat?“
    Mitarbeiterin: „Na ja, der Zeitaufwand für das Suchen nach Belegen, die falsch eingeordnet wurden, ist ziemlich hoch. In dieser Zeit könnten bestimmt andere wichtige Aufgaben erledigt werden“.
    Vorgesetzter: „Das ist richtig, Frau Müller. Ihre Aufgabe, die Registratur der Rechnungsbelege, ist für unser Unternehmen besonders wichtig. Sollte einer unser Geschäftspartner die Rechnungen einmal reklamieren, müssen die Belege ohne langes Suchen aufzufinden sein. Andernfalls kann sich dies negativ auf unsere Geschäftsbeziehung mit anderen Unternehmen auswirken“.
    Mitarbeiterin: „Es tut mir wirklich leid, aber ich war mir der Wichtigkeit meiner Aufgabe nicht bewusst. Ich werde die Belege in Zukunft konzentrierter und ordnungsgemäß abheften, damit es keinen Anlass mehr für Beschwerden gibt“.
    Vorgesetzter: „Ihren Arbeitskollegen Arbeiten abzunehmen, solange Sie Ihre eigentliche Hauptaufgabe nicht erledigt haben, war nicht richtig. Ich bitte Sie ab sofort auf die genaue alphabetische Ablage der Rechnungsbelege zu achten und keine anderen Aufgaben von Ihren Kollegen entgegenzunehmen. Ich denke, dass wir es in diesem Fall bei unserem Gespräch belassen können und es sich um einen einmaligen Zwischenfall handelt. Haben Sie eine Idee, wie wir die Registratur in einen ordnungsgemäßen Zustand bringen können?“
    Mitarbeiterin: „Da im Augenblick nicht allzu viel neue Rechnungen abzulegen sind, könnte ich die Ordner nochmals durchsehen und neu sortieren. Ich denke, dass ich das bis Ende nächster Woche geschafft haben werde“.
    Vorgesetzter: „Gut, Frau Müller. Dann machen Sie das. Ich werde mich in der darauffolgenden Woche bei Ihnen melden, um mich vom ordnungsgemäßen Zustand der Registratur zu überzeugen. Außerdem werde ich mich mit den Buchhaltern in Verbindung setzen, damit Sie zukünftig nicht mehr mit anderen Arbeiten beauftragt werden und sich somit voll auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren können.“
    Erläuterung: Nachdem die Mitarbeiterin anfänglich versucht, einen Fehler von sich zu weisen, lässt sie der Vorgesetzte wissen, dass er sich von dem Fehler selbst überzeugt hat. Er gibt zu erkennen, dass er sich nicht auf Informationen aus zweiter Hand verlässt. Um das Fehlverhalten der Mitarbeiterin zu erforschen, lässt er sich die Vorgehensweise der Mitarbeiterin bei ihrer Arbeitstätigkeit erklären. Der Vorgesetzte wendet die Technik des aktiven Zuhörens an und stellt zu den Ausführungen der Mitarbeiterin eine klärende Frage. Diese führt zu der Erkenntnis, dass die Mitarbeiterin mit Aufgaben, die nicht zu ihrem Aufgabengebiet gehören, von ihren Kollegen beschäftigt wird. Durch eine weiterführende Frage, möchte sich der Vorgesetzte vergewissern, ob die Mitarbeiterin versucht hat, Abhilfe zu schaffen. Die anschließende Aussage der Mitarbeiterin wird vom Vorgesetzten mit dem sogenannten „Selbstoffenbarungsohr“ aufgenommen. Er versucht somit die Mitarbeiterin zu verstehen und Hintergründe der Aussage zu analysieren, um ihr helfen zu können.
    Mit der Frage nach den Auswirkungen des Fehlverhaltens auf das Unternehmen, veranlasst er die Mitarbeiterin ihr Fehlverhalten