Personalgespraeche richtig fuehren

die für das Gesprächsergebnis von Bedeutung sind. Grundsätzlich gilt das Prinzip, keine Kritik ohne klaren Tatbestand. Dies besagt, dass Kritik nicht auf Informationen aus zweiter oder dritter Hand oder sogar auf Gerüchten aufbauen darf. Kritik muss grundsätzlich begründet sein. Sollte der Vorgesetzte sich auf bloße Vermutungen stützen, so hat er auf ein Kritikgespräch zu verzichten. Des Weiteren hat der Vorgesetzte Bedingungen, die das Fehlverhalten gefördert haben zu berücksichtigen (z. B. unpräzise Anweisungen). Kritik setzt ein klares Erteilen von Aufgaben und eine korrekt gehandhabte Kontrolle zur Ermittlung der Ist-Zustände voraus. Es ist zu beachten, dass ein Kritikgespräch nicht in Gegenwart von Kollegen stattfinden sollte. Ansonsten würde beim Mitarbeiter Widerstand entstehen, da sein Verhaltensspielraum eingeengt wird. Eine konstruktive Gesprächsführung ist dann nicht mehr möglich. Der Mitarbeiter wäre in erster Linie beschäftigt, sich zu verteidigen, um sein Selbstbild aufrechtzuerhalten.
    Auch wenn die Durchführung von Kritikgesprächen als unangenehm und belastend empfunden wird, so gehört sie zu den Führungsaufgaben des Vorgesetzten. Vor der eigentlichen Gesprächsdurchführung ist seitens des Vorgesetzten genau zu überlegen, wann er das Gespräch führt. Bei schwerwiegendem Fehlverhalten sollte das Gespräch unmittelbar erfolgen, jedoch erst dann, wenn eine evtl. vorhandene Erregung bzw. Wut abgeklungen ist. Diese Wut muss sich im Übrigen nicht zwingend auf das Fehlverhalten des Mitarbeiters richten, sondern kann auch aus dem privaten Bereich des Vorgesetzten kommen (Streit mit der Ehefrau, Ärger mit den Kindern usw.). Eine ruhige und sachliche Atmosphäre ist für eine fruchtbare Gesprächsführung wichtig.
9.3  Fehler in der Gesprächseröffnung
    Die vielfach zu lesende Empfehlung, zu Beginn eines Gespräches für eine positive Atmosphäre zu sorgen, wird vielfach missverstanden. Gerade beim Mitteilen von Nachrichten, die man für unangenehm hält, gibt es die verbreitete Unart, zunächst dem Gegenüber ein paar Nettigkeiten zu sagen, ehe der Knüppel aus dem Sack geholt wird. Eine positive Gesprächseröffnung bedeutet nicht, sich zunächst über die Gestaltung des letzten Wochenendes zu unterhalten oder erst die positiven Verhaltensweisen des Mitarbeiters zu betonen und dann zur Kritik überzugehen. Der Vorgesetzte sollte besser gleich den Anlass und Zweck des Gespräches offenlegen. Der Mitarbeiter wäre eher verunsichert, wenn ihn der Vorgesetzte vorab loben würde. Auch die „Sandwich-Taktik
“ (das Umschließen einer Kritik von zwei Anerkennungen, damit die Kritik leichter angenommen wird) ist zu unterlassen, ebenso die „Ja-aber-Taktik“ ( „Ich bin mit ihren Leistungen im großen und ganzen zufrieden, aber …“ ). Sie werden vom Mitarbeiter leicht durchschaut und nur als Gerede des Vorgesetzten abgetan, da sie nur Vorspann zur nachfolgenden Kritik darstellen.
    Es ist zu berücksichtigen, dass auch der Mitarbeiter bestimmte Erwartungen hat – sowohl allgemeiner als auch individueller Art. Die allgemeinen Erwartungen betreffen zum einen das Selbstwertgefühl (er möchte z. B. höflich und gerecht behandelt werden) und zum anderen die Arbeitsleistung (er möchte z. B. spüren, wie wichtig er für das Unternehmen ist). Diese Erwartungen sollte der Vorgesetzte weitgehend berücksichtigen – auch bei einem Kritikgespräch.
9.4  Gesprächsdurchführung
    Nach der Gesprächseröffnung sollte der Kritisierende den Sachverhalt ruhig und sachlich darstellen und den Mitarbeiter zur Stellungnahme auffordern. Ironie ist bei der Darstellung unangebracht, schon deshalb, weil der Mitarbeiter nicht die Möglichkeit hat, mit gleicher Ironie zu antworten (siehe hierzu Kapitel 3.3 Reversibilität der Gesprächsführung). Die Regeln der Fairness wären somit verletzt und ein aufbauendes Gespräch nicht mehr möglich. Des Weiteren ist es an dem Vorgesetzten, den Dialog zu fördern, d. h. er sollte seinen Redeanteil situationsgerecht dosieren. Gerade während der Stellungnahme des Mitarbeiters ist es wichtig, dass der Vorgesetzte aktiv zuhört.
    Nach der Stellungnahme des Mitarbeiters erfolgt die Erörterung der Leistungsmängel. Sie umfasst das Erfragen von Ursachen, das Erörtern der Fehlerbeseitigung und mögliche Folgen dieser Fehler für das Unternehmen. Der Vorgesetzte sollte sich darum bemühen, dass der Mitarbeiter seine Fehler selbst einsieht und nicht erst davon