Personalgespraeche richtig fuehren

Mitarbeiter zu Äußerungen bzw. Fragen anregt. Weiterhin kann der Vorgesetzte durch gezielte Rückfragen sicherstellen, ob der Auftrag auch richtig verstanden wurde bzw. ob weitere Informationen vonnöten sind. Da die Arbeiten im Rahmen der üblichen Tätigkeiten des Mitarbeiters fallen, ist es ratsam, wenn der Vorgesetzte Vorschläge und Anregungen des Mitarbeiters aufgreift. Sie können wertvolle Tipps zur effizienten Ausführung des Auftrages enthalten, da sich der Mitarbeiter im Laufe seiner Berufstätigkeit bestimmte Fertigkeiten und Kenntnisse angeeignet hat. Falls es sich um einen neuen Mitarbeiter oder einen komplizierten Auftrag handelt, ist zu klären, ob der Mitarbeiter den Auftrag ohne weiteres erledigen kann oder ob evtl. Hilfen notwendig sind.
    Wenn die klare Beauftragung erfolgt ist und Unklarheiten bzw. Probleme beseitigt wurden, sind mögliche Kontrollen zwischen den Gesprächspartnern zu vereinbaren. Sollte es sich bei dem Auftrag um tägliche Routinearbeit handeln, so kann auf Kontrollen verzichtet werden. Gegebenenfalls ist dem Mitarbeiter zu sagen, wem er die Auftragserledigung mitzuteilen hat. Dies ist angebracht, falls Folgearbeiten von anderen Mitarbeitern vorgenommen werden müssen. Das Gespräch sollte mit einem Dank an den Mitarbeiter und dem Wunsch für gutes Gelingen beendet werden.
    Die Auswertung der Auftragserteilung wird individuell unterschiedlich sein. Bei der Beauftragung eines Mitarbeiters mit Routineaufgaben wird eine Auswertung bzw. Nachbearbeitung kaum notwendig sein. Bei umfangreicheren oder besonders wichtigen Aufträgen wird der Vorgesetzte die vereinbarten Kontrollen (sowohl Zwischen- als auch Endkontrollen) durchführen. Des Weiteren hat er zugesagte Hilfen sicherzustellen und demMitarbeiter zukommen zu lassen. Sollte die Auftragserledigung längere Zeit dauern, so ist es ratsam, dass sich der Vorgesetzte eine Notiz fertigt, damit er dem Mitarbeiter erst nach der Erledigung weitere Aufträge erteilt. In Abhängigkeit vom ausführenden Mitarbeiter sollten vereinbarte Termine und die Mitteilung der Auftragserledigung vom Vorgesetzten überwacht werden. Der Vorgesetzte ist gut beraten, wenn er eine persönliche Gesprächsauswertung von Fall zu Fall vornimmt. Dies würde ihm helfen, die Individualität eines Mitarbeiters in nachfolgenden Gesprächen zu berücksichtigen.
11.4  Gesprächskonzept
    Gesprächsvorbereitung
Globalen Auftrag vor Augen führen
Umfang und Wichtigkeit des Einzelauftrages bewusstmachen
Überlegen, wer den Auftrag ausführen soll, unter Berücksichtigung:
Der Erfahrung
Der Leistungsfähigkeit
Der Belastbarkeit des Mitarbeiters
Welche Aufträge hat der Mitarbeiter bereits erhalten?
Welche Informationen braucht der Mitarbeiter zur Ausführung?
Arbeitsmittel
Hilfsmittel
Finanzmittel usw.
Werden zusätzliche Informationen benötigt?
Pläne
Skizzen usw.
Braucht der Mitarbeiter wichtige Informationen schriftlich, in Form eines Handzettels?
Sind Folgearbeiten des Auftrages notwendig?
Wenn ja: wem soll die Erledigung mitgeteilt werden?
    Beauftragung
    Eröffnung
Begrüßung des Mitarbeiters
In kurzer Form den Kontakt auf der Beziehungsebene herstellen
    Darstellung des Anlasses
Gesprächsanlass nennen
    Kerngespräch
Aufmerksamkeit des Mitarbeiters sichern
Auftrag mit kurzer Sprache, verständlich, eindeutig und präzise formulieren. Dabei folgende Informationen geben:
Wer soll mit wem den Auftrag ausführen?
Was soll ausgeführt werden?
Bis wann soll der Auftrag ausgeführt werden?
Wo soll der Auftrag ausgeführt werden?
Womit soll der Auftrag ausgeführt werden?
Falls notwendig:
Wie soll der Auftrag ausgeführt werden?
Warum soll der Auftrag ausgeführt werden?
Den Mitarbeiter zu Rückfragen, Äußerungen und Vorschlägen anregen
Selbst Rückfragen stellen, um sicherzugehen, dass der Auftrag verstanden wurde
Dem Mitarbeiter Hilfen anbieten
Dem Mitarbeiter sagen, wem er die Auftragserledigung mitteilen soll
Kontrollen vereinbaren
    Abschluss
Wesentliches zusammenfassen
Viel Erfolg wünschen und Gespräch positiv beenden
    Gesprächsauswertung
Vereinbarte Hilfen sicherstellen
Vereinbarte Kontrollen durchführen
Mitteilung der Auftragserledigung überwachen
Persönliche Gesprächsauswertung vornehmen
11.5  Gesprächsbeispiel
Gesprächseröffnung
    BEISPIEL:
    Vorgesetzter: „Guten Morgen, Herr Lehmann. Setzen Sie sich doch bitte“.
    Mitarbeiter: „Guten Morgen, Herr Müller“.
    Vorgesetzter: „Ich habe Sie zu mir gebeten, da ich für die folgende Aufgabe einen