Personalgespraeche richtig fuehren

den Auftrag ausführen?
Was soll ausgeführt werden?
Bis wann soll der Auftrag ausgeführt werden?
Wo soll der Auftrag ausgeführt werden?
Womit soll der Auftrag ausgeführt werden?
    Ratsam ist es, bestimmte Daten bei der Auftragserteilung schriftlich zu überreichen, insbesondere Zahlenangaben, Termine usw.
    Ziel des Dienst- oder Arbeitsgespräches ist die Erteilung von Anweisungen und Aufträgen. Des Weiteren informiert der Vorgesetzte einzelne Mitarbeiter über dienstliche Entscheidungen und stimmt sich mit ihnen über betriebliche Arbeitsprozesse ab.
11.2  Vorbereitung der Auftragserteilung
    Im Folgenden wird sich auf die Auftragserteilung konzentriert, da sie in der betrieblichen Praxis häufiger vorkommt als die Anweisung und somit den betrieblichen Alltag kennzeichnet. Beabsichtigt der Vorgesetzte einem Mitarbeiter einen Auftrag zu erteilen, so hat er verschiedene Aspekte in die Vorbereitung einzubeziehen. Bei der Auswahl des Mitarbeiters, der einen bestimmten Auftrag ausführen soll, ist auf dessen Erfahrung, Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit zu achten.
    Handelt es sich um einen umfangreichen und/oder komplizierten Auftrag, so ist ein erfahrener und dienstälterer Mitarbeiter auszuwählen. Kleinere Aufträge hingegen können unter Umständen neueren Mitarbeitern mit weniger Diensterfahrung erteilt werden. Sollte eine Zusammenarbeit mit anderen Kollegen notwendig sein, so ist dies bei der Auftragserteilung anzugeben. Wenn dem Mitarbeiter bereits Aufträge erteilt wurden, hat der Vorgesetzte dies zu berücksichtigen bzw. mit dem betreffenden Mitarbeiter abzuklären. Evtl. ist eine parallele Ausführung der Aufträge möglich. Um bei der Auftragserteilung besseres Verständnis bei dem Mitarbeiter zu erreichen, kann es sinnvoll sein, ihm den globalen Auftrag darzustellen. Der Vorgesetzte hat zu überlegen wie dies geschehen kann, wobei z. B. eineDarstellung anhand von Skizzen möglich ist. Da der selbständig arbeitende Mitarbeiter im Regelfall weiß, warum eine bestimmte Arbeit auszuführen ist, braucht der Vorgesetzte ihm auch den Termin, wann er die Arbeit auszuführen hat nicht mitzuteilen. Lediglich die Angabe bis wann der Auftrag erledigt sein muss, ist vom Vorgesetzten bekanntzugeben. Die Terminbekanntgabe hat unter Berücksichtigung der Leistungsfähigkeit und Erfahrung des Mitarbeiters sowie anderen wichtigen Rahmenbedingungen zu erfolgen (z. B. weitere Aufträge des Mitarbeiters, dem Bereitstehen von Hilfsmitteln, Arbeitsmitteln usw.).
    Sollte der Mitarbeiter einen Auftrag nicht an seinem sonstigen Arbeitsplatz ausführen können oder handelt es sich um einen Außendienstmitarbeiter, so ist ihm mitzuteilen, wo er den Auftrag auszuführen hat. Die Frage nach dem womit richtet sich insbesondere auf die Finanzmittel, Hilfsmittel und Materialien, die eingesetzt werden bzw. zur Verfügung stehen. Sollten zur Auftragserteilung bestimmte Angaben (Zahlenangaben, Datenmaterial usw.) notwendig sein, so ist vom Vorgesetzten zu entscheiden, ob diese dem Mitarbeiter besser schriftlich mit gereicht werden. Nur in Ausnahmefällen (falls dies notwendig erscheint) gibt der Vorgesetzte dem Mitarbeiter Auskunft über die Arbeitsmethode und den Grund der Durchführung einer Arbeit. Im Regelfall entfällt die Angabe und unterscheidet die Anweisung vom Auftrag.
11.3  Beauftragung des Mitarbeiters und Nachbearbeitung des Gespräches
    Die Gesprächsdurchführung kann sowohl im Büro des Vorgesetzten als auch am Arbeitsplatz des Mitarbeiters erfolgen. Diese Entscheidung ist individuell zu treffen und hängt insbesondere vom Umfang der Auftragserteilung und von den vorbereiteten Zusatzinformationen (Pläne, Skizzen usw.) ab. Die Gesprächseröffnung besteht aus der Begrüßung und der Nennung des Gesprächsanlasses. Dabei wird in kurzer Form der Kontakt auf der Beziehungsebene hergestellt (Lächeln, Händeschütteln usw.). Im Anschluss folgt die Auftragsformulierung, wobei sicherzustellen ist,dass der Mitarbeiter nicht mit anderen Dingen beschäftigt ist und nur mit „halbem Ohr“ zuhört. Die Beauftragung hat verständlich, eindeutig, vollständig und präzise zu erfolgen.
    Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass bei der Auftragserteilung nur Notwendiges gesagt wird, damit der Mitarbeiter nicht mit unnötigen Informationen belastet wird (also im Wesentlichen nur mit den Informationen der obengenannten fünf Fragen). Um eine korrekte Auftragsausführung zu erreichen, ist der Vorgesetzte gut beraten, wenn er den