Personalgespraeche richtig fuehren

Mitarbeiters in den vergangenen zwei Jahren berücksichtigen und differenziert betrachten
Überblick über Fehlzeitenlage verschaffen. Treten Fehlzeiten in Zusammenhang auf mit:
Wochenenden
Urlaub
Feiertagen
Besonderen privaten Ereignissen
Trägt das Arbeitsumfeld des Mitarbeiters zu den Fehlzeiten bei? Zum Beispiel durch:
Zusammensetzung der Arbeitsgruppe
Physische Einflüsse
Psychische Einflüsse
Vorgesetztenverhalten etc.
Trägt eine Differenz zwischen dem Anforderungsprofil der Stelle und dem Qualifikationsprofil des Mitarbeiters zu den Fehlzeiten bei?
Wenn ja: Kann diese durch Schulungsmaßnahmen ausgeglichen werden?
Wenn nein: Kann der Mitarbeiter auf eine andere Stelle versetzt werden?
Soweit bekannt, das private und gesellschaftliche Umfeld des Mitarbeiters vor Augen führen, insbesondere
Private Schicksalsschläge
Temporäre private Belastungen
Nebenbeschäftigungen
Rechtzeitige Gesprächseinladung an den Mitarbeiter (1 Tag vor der Gesprächsdurchführung) mit Nennung des Gesprächsanlasses
Evtl. Gesprächseinladung an Betriebsrat und/oder einen Mitarbeiter der Personalabteilung
Vorbereiten auf:
Verbesserungsvorschläge für den Mitarbeiter
Realistische Zielvereinbarungen
Nennung der rechtlichen Konsequenzen für den Mitarbeiter
Psychologische Gesprächsvorbereitung vornehmen
Für ungestörte Gesprächsatmosphäre sorgen
    Gesprächsdurchführung
    Eröffnung
Begrüßung des Mitarbeiters
In kurzer Form den Kontakt auf der Beziehungsebene herstellen
Freundliche, offene aber bestimmte Gesprächsatmosphäre herstellen
    Darstellung des Anlasses
Mitarbeiter unterrichten, dass sein Fehlzeitenverhalten aufgefallen ist und es sich als problematisch darstellt
    Kerngespräch
Bei der Darstellung des Fehlzeitenproblems stützen auf:
Detaillierte Auswertungen der Personalabteilung
Persönliche Gesprächsnotizen aus vorangegangenen Gesprächen
Dabei achten auf:
Konstruktive und sachliche Gesprächsatmosphäre
Sendung von „Ich-Botschaften“
Reversibilität der Gesprächsführung
Deutlicher Hinweis auf Auffälligkeiten im Fehlzeitenverhalten (Wochenenden, Feiertage etc.)
Mitarbeiter befragen:
Ob er das Problem erkennt und dem folgen kann
Ob die Auffälligkeiten im Fehlzeitenverhalten nur Zufall sind
Nach dem derzeitigen Befinden
Nach vollständiger Genesung bzw. Rehabilitation
Zusammenhang zwischen Krankheit und Arbeitsplatz bzw. Arbeitsumgebung
Dem Mitarbeiter offene Fragen stellen und ausreichend Zeit zur Beantwortung lassen
Bei der Beantwortung der Fragen durch den Mitarbeiter Aktiv Zuhören
Deutlicher Hinweis auf:
Folgen der Fehlzeiten für die Unternehmung (liegengebliebene Arbeit, Personalreserve, Auftragsverzicht etc.)
Kosten, die dem Unternehmen durch Fehlzeiten entstehen
Gemeinsame Erörterung des Problems und der Lösungsansätze. Hierbei den Mitarbeiter befragen nach:
Seiner Einschätzung hinsichtlich des zukünftigen Fehlzeitenverhaltens
Umsetzungsmöglichkeiten auf einen Arbeitsplatz, der dem Mitarbeiter hinsichtlich des Anforderungsprofils entgegenkommt
Temporäre Umsetzung auf einen Schonarbeitsplatz
Falls Zusammenhang zwischen Fehlzeiten und Arbeitsplatz oder -umgebung vom Mitarbeiter angeführt werden, Hilfen anbieten bzw. Abhilfe gemeinsam erörtern
Je nach Gesprächsverlauf weitere Lösungsansätze einbeziehen. Zum Beispiel:
Schulungsmaßnahmen, da fehlende Kenntnisse und Fertigkeiten im Laufe der Zeit durch die Differenz zwischen den tatsächlichen und den in der Stellenbezeichnung genannten Arbeitsplatzanforderungen entstehen können
Einbindung des werksärztlichen Dienstes
Einbindung eines Suchtbeauftragten, falls ein Suchtproblem vorliegt
Dem Mitarbeiter keine Lösungsvorschläge oktroyieren. Bestenfalls ihn davon überzeugen, aber nicht überreden. Andernfalls sind Lösungsansätze von vornherein zum Scheitern verurteilt
Je nach Einsicht und Verhalten des Mitarbeiters und Ausmaß der Fehlzeiten, rechtliche Konsequenzen aufzeigen
    Abschluss
Wesentliches des Gespräches wiederholen und zusammenfassen
Hinweis auf schriftliche Fixierung des Gesprächsinhaltes, insbesondere der Lösungsansätze
Weitere Gesprächstermine festlegen, um die Auswirkungen des Gespräches zu erörtern bzw., um einen sachverständigen Dritten zu Rate zu ziehen
Termine für Hilfen bzw. Veränderungen am Arbeitsplatz, Schulungsmaßnahmen etc. festlegen
Für die Offenheit des Mitarbeiters danken
Viel Erfolg bei der Änderung des Fehlzeitenverhaltens wünschen
Gespräch in positiver Atmosphäre