Personalgespraeche richtig fuehren

der Gesprächsdurchführung liegt in dem kombinierten Verfahren. Es handelt sich hierbei um eine Kombination zwischen dem teilstandardisierten und dem standardisierten Verfahren. Sie sieht einerseits eine Gesprächsdurchführung, die am Befragten orientiert ist vor. Andererseits sichert die Auswertung des verwendeten Erhebungsbogens eine relativ hohe Vergleichbarkeit der Ergebnisse.
15.3  Kombinierte Gesprächsdurchführung
    Der erste Teil des kombinierten Verfahrens sieht ein teilstandardisiertes Gespräch zwischen den Gesprächspartnern vor. Der Mitarbeiter der Personalabteilung eröffnet das Gespräch und nennt den Gesprächsanlass. Er sollte sich bemühen in der Anfangsphase eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen und den Kontakt auf der emotionalen Ebene herzustellen. Das Gespräch darf für den Kündigenden keinesfalls als Verhör oder Prüfungssituation empfunden werden. Nach einer „Anwärm-Phase“ ist der Mitarbeiter zu einem hemmungsfreien Gespräch zu motivieren, wobei verschiedene Kommunikationstechniken zum Einsatz kommen sollten, um eine freie Meinungsäußerung bzw. den Dialog zu fördern. Hierbei kann es sich um verschiedene Fragetechniken, das Aktive Zuhören und um die Beachtung eines mitarbeiterorientierten Gesprächsstils handeln. Es ist vom Vorgesetzten darauf zu achten, dass Fragen, die den Befragten persönlich betreffen, erst dann gestellt werden sollten, nachdem sich eine offene und entspannte Atmosphäre zwischen beiden Kommunikationspartnern etablieren ließ. Während der Gesprächsdurchführung sollte der Gesprächsführende der Arbeitgeberseite Notizen fertigen.
    Um die gewonnenen Informationen nicht unbewusst zu verzerren, ist es ratsam, dass der Interviewer den Befragten als Person grundsätzlich akzeptiert und auch dessen Antworten. Diese Akzeptanz wird sich positiv auf die Gesprächsatmosphäre auswirken. Der zweite Teil des Abschlussgespräches besteht aus dem Beantworten eines Erhebungsbogens vom Kündigenden. Hierbei handelt es sich um eine Vergleichsskala mit Punktwerten von 1 (sehr gering) bis 7 (sehr hoch) im Sinne eines Polaritätsprofils. Der Interviewte soll zum einen seine Erfahrungen in der bisherigen Stelle und zum anderen seine Erwartungen an die künftige Stelle eintragen. Der Zeitpunkt, wann der Bogen ausgefüllt werden soll, ist vom Gesprächsverlauf abhängig und individuell zu bestimmen. Der dritte Teil besteht aus einer Diskussion, wobei die Vergleichsskala als Grundlage bzw. Leitfaden heranzuziehen ist. Zusätzliche Informationen des Kündigenden sollten protokolliert und als Ergänzungen des Erhebungsbogens herangezogen werden.
15.4  Auswertung der Gesprächsergebnisse
    Die Auswertung des Abschlussgespräches besteht zunächst darin, dass der Interviewer seine Notizen, die er während der Gesprächsdurchführung angefertigt hat aufbereitet und damit die Angaben des Erhebungsbogens ergänzt. Die Handhabung der erhobenen Daten sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sinnvoll ist, die Daten der Austrittsgespräche zu sammeln, zu katalogisieren und zu vergleichen und somit festzustellen, ob genannte Austrittsgründe
gehäuft auftreten. Sollte dies der Fall sein, so sollte von der Unternehmensführung überlegt werden, wie man diese Fluktuationsgründe beseitigen kann. Sollte z. B. mehrfach das geringe Entgelt als Austrittsgrund genannt werden, so erscheint es ratsam, das Gehaltsgefüge im Unternehmen neu zu überdenken.
    Möglich wären auch personelle Veränderungen, falls wiederholt das Verhalten eines Vorgesetzten, einer bestimmten Arbeitsgruppe oder eines Kollegen als Kündigungsgrund angegeben wird. Denkbar ist ebenso, dass bei der Einstellung neuer Mitarbeiter auf bestimmte Charaktereigenschaften, Verhaltensweisen oder sonstigen Eintrittsvoraussetzungen geachtet wird. Damit kann erreicht werden, dass bestimmte Fluktuationsgründe weitgehend von vornherein ausgegrenzt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen keine Auszubildenden mehr mit Abitur einstellt, da als Austrittsgrund in der vergangenen Zeit des Öfteren ein Studienbeginn angegeben wurde.
    Inwieweit die angegeben Kündigungsgründe tatsächlich der Wahrheit entsprechen, ist jedoch kaum herauszufinden. Um Fehler in der Gesprächsdurchführung bei weiteren Abschlussgesprächen zu vermeiden, hat eine persönliche Gesprächsauswertung stattzufinden.
15.5  Gesprächskonzept
    Gesprächsvorbereitung
Gesprächspartner auf der Arbeitgeberseite festlegen:
Direkter