Personalgespraeche richtig fuehren

beenden
    Gesprächsauswertung
Gesprächsinhalte schriftlich fixieren, insbesondere Lösungsansätze. Nach Anfertigung des Schriftstückes, dieses vom Mitarbeiter gegenzeichnen lassen, damit dieser den Inhalt kennt und nicht im Nachhinein überrascht wird.
Kopie der Aufzeichnung an den Mitarbeiter und an die Personalabteilung
Zugesagte Hilfen und Schulungsmaßnahmen in die Wege leiten
Weitere Gesprächstermine notieren
Weiteres Fehlzeitenverhalten des Mitarbeiters im Auge behalten
Persönliche Gesprächsauswertung vornehmen

15. Kapitel

Abschlussgespräch
15.1  Gesprächspartner und Gesprächstermin
    Ziel des Abschlussgespräches ist es in erster Linie, die tatsächlichen Gründe des Mitarbeiters, die zu einer Kündigung führten, zu ermitteln. Austrittsinterviews
werden zum Teil auch getätigt, um Mitarbeiter umzustimmen oder zurückzuholen und um Imagepflege zu betreiben. In der vorliegenden Ausführung sollen diese Gründe jedoch nicht behandelt werden. Es ist davon auszugehen, dass die Kündigung des Mitarbeiters unumstößlich feststeht und nun das Unternehmen an den wahren Kündigungsgründen interessiert ist. Die Zielgruppe des Abschlussgespräches sind demnach Mitarbeiter, die von sich aus gekündigt haben und nicht gekündigt wurden bzw. durch natürliche Fluktuation (z. B. Pensionierung) aus dem Unternehmen ausscheiden.
    Bei der Vorbereitung zum Abschlussgespräch ist zunächst zu entscheiden, wer das Gespräch führt. Möglich ist, dass der direkte Vorgesetzte das Abschlussgespräch mit dem Mitarbeiter führt. Günstiger erscheint es jedoch, wenn die Durchführung von der Personalabteilung vorgenommen wird und nicht vom Vorgesetzten des kündigenden Mitarbeiters. Diese Vorgehensweise ist deshalb vorteilhafter, da der Kündigungsgrund auch in der Person des Vorgesetzten liegen kann. Sollte dieser das Abschlussgespräch selbst führen, so ist anzunehmen, dass der Mitarbeiter diese Gründe eher verschweigt bzw. fadenscheinige Gründe vorgibt. Sollte der Kündigende dennoch Gründe, die in der Person des Vorgesetzten liegen angeben, so besteht die Gefahr, dass dieser bei der Weitergabe der Informationen die Gründe aus Selbstschutz im eigenen Interesse filtert.
    Weiterhin ist der Termin der Gesprächsdurchführung für die Wahrheitsfindung von Bedeutung. Sollte der Mitarbeiter Befürchtungen (begründet oder unbegründet) haben, dass ihm aus seiner Offenheit Nachteile entstehen, so wird er sich bei seinen Ausführungen zurückhalten. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Gesprächstermine erst gegen Ende der Kündigungsfrist und nach der Zeugniserstellung bzw. nach der Abwicklung verwaltungstechnischer Angelegenheiten (Rückgabe firmeneigener Gegenstände usw.) gelegt werden. Teilweise wird auch empfohlen, das Gespräch erst nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen zu führen, um den genannten Befürchtungen vorzubeugen.
15.2  Formen der Gesprächsdurchführung
    Zu der Vorbereitung gehört ebenso die Überlegung, wie man das Abschlussgespräch durchführt. Im Prinzip steht bei dieser Überlegung dieselbe Problematik im Vordergrund, wie bei dem Einstellungsgespräch. Denkbar ist hierbei die freie Gesprächsführung (es werden keine Gesprächsinhalte festgelegt). Außerdem besteht die Möglichkeit der Halbstandardisierung (ein Teil der Gesprächsinhalte ist vorgegeben) und der Standardisierung (Fragen und Antwortvorgaben sind nach Inhalt und Reihenfolge festgelegt). Eine Standardisierung der Interviews stellt die Vollständigkeit der Fragen sicher und verhindert, dass der Mitarbeiter nur über Themen spricht, die ihm am Herzen liegen. Eine Standardisierung enthält auch eine Vereinheitlichung der Fragen und Fragestellungen. Die Entscheidung für die eine oder andere Art der Gesprächsdurchführung ist vom Unternehmen individuell zu treffen und abhängig von der Unternehmensgröße bzw. von der Häufigkeit, der zu führenden Abschlussgespräche. Vor- bzw. Nachteile liegen im Vorbereitungsaufwand und in der Auswertung der Gesprächsergebnisse.
    Weiterhin bleibt zu hinterfragen, ob das standardisierte Gespräch zur Wahrheitsfindung beiträgt. Beim Befragten könnte rasch der Eindruck entstehen, dass es sich bei diesem Gespräch nur um eine Routinearbeit der Personalabteilung handelt und kein ernsthaftes Interesse an der Wahrheitsfindung besteht. Die Individualität des Mitarbeiters und seine persönlichen Probleme am Arbeitsplatz werden nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt.
    Eine Möglichkeit